Guía para principiantes: ¿Qué es VoIP y cómo funciona? (Explicado)

A menudo nos preguntan los principiantes: ¿qué es VoIP y cómo funciona VoIP? Si eres un usuario no técnico, es posible que hayas oído que podrías usar VoIP para agregar un número de teléfono comercial a tu sitio web.

VoIP es una forma más rentable de obtener un número de teléfono comercial para tu sitio web en comparación con una línea telefónica tradicional. Incluso aquí en WPBeginner, confiamos en VoIP para nuestras necesidades de comunicación.

Sin embargo, antes de tomar cualquier decisión, necesitas comprender completamente de qué se trata la tecnología.

En esta guía para principiantes, responderemos qué es VoIP y cómo funciona VoIP detrás de escena. El objetivo es ayudarte a comprender cómo VoIP puede ahorrarte dinero y ayudarte a hacer crecer tu negocio.

Aquí tienes una descripción general de lo que cubriremos en esta guía. Puedes hacer clic en estos enlaces para saltar directamente a diferentes secciones.

• ¿Qué es VoIP?
• ¿Cómo funciona realmente VoIP? (Una mirada detrás de escena)
• What are the Advantages and Disadvantages of VoIP?
• ¿Cuál es el mejor servicio telefónico VoIP?
• Cómo hacer una llamada usando VoIP
• Preguntas frecuentes sobre teléfonos VoIP (Preguntas frecuentes de VoIP)

A diferencia de los sistemas telefónicos fijos que están limitados a un solo teléfono de escritorio en tu oficina, VoIP te permite hacer y recibir llamadas telefónicas comerciales desde tu computadora portátil, tableta, teléfono inteligente normal (usando una aplicación) e incluso teléfonos de oficina compatibles con VoIP.

Dado que todas las llamadas se realizan a través de Internet, es extremadamente rentable tanto para llamadas nacionales como de larga distancia (internacionales). La mayoría de los proveedores de VoIP para negocios ofrecen minutos ilimitados sin costo adicional.

Además del ahorro de costos, también obtienes todas las funciones telefónicas avanzadas como llamada en espera, enrutamiento de llamadas, tonos de llamada, respuesta automática, números de teléfono múltiples, mensajería instantánea y más.

Es por eso que la mayoría de las pequeñas empresas e incluso las empresas grandes están migrando de los proveedores de telefonía tradicionales a un proveedor de VoIP para negocios.

En WPBeginner, usamos Nextiva, un sistema telefónico empresarial líder basado en VoIP.

¿Cómo funciona realmente VoIP? (Una mirada detrás de escena)

Para entender cómo funciona realmente la VoIP, echaremos un vistazo a lo que sucede cuando haces o recibes una llamada telefónica en un teléfono VoIP.

Cuando realizas una llamada telefónica usando VoIP, su aplicación de número de teléfono comercial o adaptador VoIP toma la señal de voz analógica y la convierte en una señal digital.

Estos datos de voz digital se envían luego al proveedor de servicios telefónicos empresariales utilizando tu servicio de Internet. Luego, finalmente, el mensaje se enruta al teléfono de tu cliente.

Este proceso ocurre casi instantáneamente, por lo que a veces la calidad del sonido de la VoIP es incluso mejor que las llamadas telefónicas normales.

¿Cómo se diferencia la VoIP del sistema telefónico tradicional?

La VoIP funciona de manera diferente detrás de escena a un sistema telefónico fijo normal.

Los sistemas de telefonía tradicionales utilizan el método de conmutación de circuitos para conectar llamadas. Cuando realizas una llamada a través de la Red Telefónica Pública Conmutada (RTPC), te conectas a la persona del otro lado, y ellos se conectan a ti en un circuito.

La tecnología de ‘conmutación de circuitos’ se ha utilizado durante más de 100 años. Es confiable y todavía funciona, pero no es la más eficiente ni la más rentable.

La VoIP utiliza el método de ‘conmutación de paquetes’ en su lugar. Esto significa que los datos solo se envían cuando son necesarios. Se crea una conexión breve e instantánea cada vez que hablas. La conexión no necesita ir en ambos sentidos todo el tiempo. Tú y la persona con la que hablas normalmente no estarán hablando al mismo tiempo.

Además, los paquetes de datos se envían de manera eficiente. Pueden usar muchos caminos diferentes a través de Internet. Luego, los paquetes se vuelven a armar cuando llegan a su destino.

Los paquetes de datos también se pueden comprimir para ahorrar espacio. Esto les permite viajar aún más rápido a través de Internet.

Todo esto sucede muy rápido. A menos que haya un problema con tu conexión a internet, no notarás ningún retraso durante la llamada.

Si bien VoIP puede sonar bastante técnico y complicado, lo principal que debes entender es que VoIP es un método más eficiente para transferir datos durante las llamadas telefónicas.

Probablemente ya hayas usado VoIP antes sin saberlo, a través de una aplicación como Skype o Google Voice.

Ventajas y desventajas de VoIP comparadas

Dado que hemos estado usando un servicio telefónico empresarial VoIP en nuestra empresa durante años, es justo decir que sabemos una o dos cosas sobre las ventajas y desventajas.

Aquí está nuestro análisis detallado de las ventajas y desventajas de VoIP.

Ventajas de VoIP – Beneficios de usar VoIP

Cambiar de un servicio de compañía telefónica tradicional a un sistema telefónico VoIP basado en la nube tiene muchos beneficios.

Menor costo mensual

Una de las mayores ventajas de VoIP es que tienes un menor costo mensual tanto en llamadas nacionales como internacionales.

La mayoría de los proveedores de telefonía VoIP a menudo incluyen llamadas nacionales ilimitadas de forma gratuita. Las llamadas internacionales también suelen ser muy baratas.

Aparte de eso, también ahorrarás dinero en gastos de servicio de reparación y mantenimiento que actualmente pagas a tu proveedor de telefonía fija.

Recibe llamadas desde cualquier lugar – Completamente portátil

Con VoIP, no necesitas estar en una oficina, en las instalaciones, sentado junto a tu teléfono de escritorio para recibir llamadas. Puedes recibir llamadas entrantes desde dondequiera que estés usando una aplicación en tu teléfono, tableta o computadora portátil.

Esta es una gran ventaja para el trabajo remoto y los equipos que trabajan en el campo. También es genial si estás viajando.

Funciones avanzadas de telefonía empresarial

Las soluciones VoIP normalmente incluyen muchas funciones adicionales de telefonía empresarial. Por ejemplo, puedes configurar llamadas de conferencia fácilmente con VoIP.

Además, la mayoría de los proveedores de servicios VoIP ofrecen una recepcionista virtual, música en espera, llamada en espera, marcador automático, transcripción de buzón de voz a correo electrónico o mensaje de texto, y mucho más. Incluso puedes obtener funcionalidades avanzadas de telecomunicaciones como videoconferencias.

Esto también puede generar ahorros adicionales, ya que a menudo los proveedores de servicios telefónicos tradicionales cobran tarifas recurrentes por estos complementos e integraciones.

Escalabilidad y flexibilidad mejoradas

Otra ventaja de VoIP es una mayor escalabilidad. Ya sea que contrates más personal o abras una nueva sucursal en una nueva ciudad, VoIP facilita el crecimiento.

A diferencia de un servicio telefónico tradicional que requeriría gastar dinero en hardware costoso en una línea dedicada, VoIP te permite agregar a los miembros de tu equipo con solo unos pocos clics dentro del panel de tu cuenta.

Dado que VoIP funciona en todos los teléfonos inteligentes, incluso puedes reducir los costos de equipo adicional y liberar espacio en el escritorio haciendo que los miembros de tu equipo instalen la aplicación en su teléfono personal.

Desventajas de VoIP – Inconvenientes de usar VoIP

Si bien VoIP es una tecnología increíble, puede que no sea perfecta para todos. Hay un par de desventajas de VoIP de las que debes estar al tanto.

Necesitas una buena conexión a internet para hacer llamadas telefónicas

Como explicamos en la sección de cómo funciona VoIP, necesitas tener una conexión a internet confiable para hacer llamadas telefónicas.

Si tu internet es lento, la calidad de tu llamada puede verse afectada. Por ejemplo, puedes experimentar pérdida de audio o latencia (retrasos).

Lo bueno es que la tecnología VoIP no usa tanta banda ancha como podrías pensar. Una buena conexión con menos de 70ms de ping y al menos 500 kbps de velocidad de subida es suficiente para las llamadas VoIP.

Sin embargo, si tienes muchos miembros en tu oficina, es posible que necesites revisar tus necesidades de banda ancha para la cantidad de llamadas simultáneas que tu negocio realizará al mismo tiempo.

Debes tener en cuenta los cortes de energía

El servicio telefónico regular funciona durante los cortes de energía. Pero, no podrás hacer llamadas VoIP si no tienes energía o acceso a internet.

Típicamente, la mayoría de las oficinas tienen internet inalámbrico alimentado por routers Wi-Fi. Estos routers necesitan electricidad, así que si tu edificio sufre un corte de energía, tu internet también puede fallar, lo que afectará tu servicio VoIP.

La forma en que mitigamos esto en nuestra oficina es usando un sistema de respaldo de batería para nuestro router de internet. Dado que nuestro internet es proporcionado por una compañía diferente a nuestra electricidad, nunca tenemos ambos cortes al mismo tiempo.

Además, como los miembros de nuestro equipo usan la aplicación VoIP en sus teléfonos, siempre pueden usar sus datos móviles para hacer llamadas telefónicas de negocios.

Necesitarás reentrenar a tu personal en el nuevo sistema

Cambiar a un nuevo sistema telefónico significa que necesitas capacitar a tu personal sobre cómo usarlo.

Afortunadamente, la mayoría de los servicios VoIP están diseñados para ser lo más sencillos e intuitivos posible. Esto significa que debería ser fácil capacitar a los miembros del equipo sobre cómo usar los sistemas telefónicos en la nube, incluso si tus empleados trabajan de forma remota.

¿Cuál es el mejor servicio telefónico VoIP?

Aquí en WPBeginner, usamos y recomendamos Nextiva como el mejor servicio de telefonía VoIP. Ofrecen un número local o gratuito con todos sus planes.

Nextiva viene con todas las funciones esenciales que necesitas, incluyendo enrutamiento de llamadas, llamadas de voz nacionales ilimitadas, mensajes SMS de negocios ilimitados, transcripción de buzón de voz a correo electrónico/texto, portabilidad de números, identificador de llamadas, desvío de llamadas, saludos personalizados, asistente automático, música en espera, grabación de llamadas, fax VoIP en línea, extensión telefónica para miembros del equipo y más.

Tienen una aplicación para smartphone fácil de usar para Android / iPhone (iOS), y una aplicación de softphone para tu computadora.

Para clientes empresariales, incluso te permiten convertir tu sistema PBX (central telefónica privada) existente en un sistema telefónico en la nube utilizando troncales SIP (protocolo de inicio de sesión). Esto significa que puedes transferir llamadas fácilmente a diferentes departamentos y empleados utilizando tu sistema existente y la red de área local.

Nextiva también tiene varias funciones avanzadas útiles. Por ejemplo, puedes conectar tu sistema telefónico VoIP con chat en vivo en tiempo real y con tu sistema CRM para ayudarte a crear un sistema de comunicaciones unificado.

Además, sus precios son asequibles y el equipo de soporte es extremadamente útil, lo que hace que sea muy fácil para ti empezar. Por eso usamos Nextiva para nuestro negocio.

Incluso tenemos una reseña completa de Nextiva si deseas más detalles sobre el servicio.

Otras excelentes alternativas de VoIP a Nextiva incluyen:

• RingCentral: una empresa de VoIP grande y conocida que cuesta un poco más que Nextiva. Tienen todas las funciones de comunicación empresarial que necesitas y ofrecen herramientas de uso compartido de pantalla y conferencias.
• Ooma: una opción fácil de configurar que ofrece números gratuitos además de todas las funciones que esperarías. Obtienes 500 minutos incluidos gratis, pero necesitas pagar extra por más.
• Zoom Phone: un servicio telefónico empresarial asequible que ofrece funciones de llamadas avanzadas con la familiar interfaz de reuniones de video de Zoom.
• Grasshopper – otro excelente servicio telefónico para negocios para emprendedores individuales y pequeñas empresas que ofrece todas las funciones esenciales.
• Phone.com – un buen teléfono IP para negocios que trabajan con Canadá y muchos países de la UE, ya que estas ubicaciones se cubren como llamadas locales.

Cómo hacer una llamada usando VoIP

Para hacer una llamada usando VoIP, primero necesitas un servicio telefónico de negocios VoIP como Nextiva. También necesitas una conexión a internet con buen ancho de banda. Esto normalmente significa usar una conexión a internet de banda ancha de alta velocidad.

Luego, puedes hacer una llamada usando VoIP con cualquiera de los siguientes dispositivos:

• Tu auricular de teléfono existente. Se puede conectar al sistema VoIP usando un ATA (adaptador telefónico analógico) que le da una dirección IP. Esencialmente, solo conectas tu teléfono al ATA en lugar de directamente a tu toma de pared.
• Un teléfono IP especial. Se ve y funciona como un teléfono analógico normal. Tiene un auricular con botones que se inserta en una base de carga. Sin embargo, en lugar de un conector telefónico RJ-11, el teléfono IP tiene un conector RJ-45. Esto significa que se conecta a un puerto Ethernet en tu router, no a un conector telefónico. Dependiendo de la temporada, algunas compañías de VoIP pueden darte un auricular de teléfono gratis.
• Tu computadora. Necesitarás una aplicación que te permita hacer llamadas a través de VoIP. A esto a veces se le llama 'softphone'. Por supuesto, también necesitarás una tarjeta de sonido más unos auriculares, o un micrófono y altavoces. También necesitarás conectividad a internet, ya sea por Ethernet o WiFi. La mayoría de las compañías de VoIP más conocidas tienen aplicaciones tanto para Windows como para Mac.
• Tu teléfono móvil. De nuevo, necesitarás la aplicación correcta y una conexión wifi. También puedes usar un plan de datos móviles con velocidades 4G o superiores. La mayoría de las aplicaciones de VoIP funcionan en todos los teléfonos inteligentes, como los dispositivos móviles Android y los iPhone de Apple (iOS).

Preguntas frecuentes sobre teléfonos VoIP (Preguntas frecuentes de VoIP)

Hay muchos proveedores de VoIP para negocios diferentes, y puede ser difícil saber cuál es el mejor para tus necesidades.

A lo largo de los años, hemos ayudado a miles de principiantes a elegir la mejor plataforma telefónica de VoIP. Hemos escuchado casi todas las preguntas posibles sobre VoIP que puedas imaginar.

A continuación, se presentan las respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre VoIP (Voz sobre IP).

¿Cuánto cuestan las llamadas nacionales frente a las internacionales en VoIP?

La mayoría de los servicios de VoIP incluirán llamadas nacionales ilimitadas sin costo adicional. Sin embargo, algunos servicios de VoIP más económicos cobran según la cantidad de minutos que uses.

Las tarifas internacionales variarán según el proveedor de VoIP que utilices, pero estas tarifas casi siempre serán más asequibles que las tarifas de las líneas fijas tradicionales para llamadas internacionales.

¿Puedes conservar tu número de teléfono existente en VoIP?

Sí, al cambiar de un teléfono fijo tradicional a un teléfono VoIP para negocios, puedes solicitar la portabilidad del número, lo que te permite conservar tu número de teléfono de negocios existente.

La mayoría de los buenos servicios de VoIP te permiten hacer esto, pero consúltalo con ellos antes de registrarte.

¿Hay una copia de seguridad de VoIP si tu conexión a Internet falla?

Algunos servicios de VoIP tienen una copia de seguridad en caso de que tu conexión de banda ancha falle o se corte la luz. Por ejemplo, Nextiva puede reenviar automáticamente las llamadas a un teléfono celular.

¿VoIP ofrece enrutamiento de llamadas o extensiones para los miembros del equipo?

Sí, la mayoría de los buenos proveedores de servicios telefónicos VoIP incluyen enrutamiento de llamadas, extensiones telefónicas, cola de llamadas y asistente automático sin costo adicional.

¿La VoIP está regulada por la FCC?

La Comisión Federal de Comunicaciones (FCC) exige que los proveedores de VoIP cumplan con la Ley de Asistencia a las Comunicaciones para la Aplicación de la Ley de 1994 (CALEA) y realicen contribuciones al Fondo de Servicio Universal, que ayuda a los clientes de bajos ingresos con los costos mensuales de telefonía.

En 2005, la FCC también comenzó a exigir a los proveedores de VoIP que permitieran las funciones de llamadas de emergencia al 911. Sin embargo, las llamadas de emergencia se manejan de manera ligeramente diferente con los proveedores de VoIP que con los servicios telefónicos tradicionales.

Esperamos que este artículo haya ayudado a responder las preguntas sobre qué es VoIP y cómo funciona detrás de escena. También te pueden interesar nuestras comparaciones de las mejores plataformas para crear sitios web y los mejores servicios de marketing por correo electrónico para hacer crecer tu negocio.

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