Cómo contratar asistentes virtuales para tu sitio de WordPress (Consejos de expertos)

Cada semana, vemos a otros propietarios de sitios web luchar con tareas interminables, desde actualizar contenido y administrar comentarios hasta realizar actualizaciones técnicas y brindar atención al cliente. Es exactamente por eso que muchos de ellos han recurrido a nosotros para pedir consejo sobre la contratación de asistentes virtuales.

¿La buena noticia? Encontrar y contratar al asistente virtual adecuado no tiene por qué ser complicado.

En esta guía, compartiremos consejos probados que hemos recopilado al ayudar a docenas de propietarios de sitios de WordPress a delegar su trabajo con éxito. Aprenderá exactamente qué tareas externalizar, dónde encontrar VAs confiables y cómo evitar errores comunes de contratación.

Ya sea que se esté ahogando en tareas de WordPress o simplemente quiera escalar las operaciones de su sitio web, esta guía paso a paso le mostrará cómo encontrar, contratar y trabajar con asistentes virtuales que realmente pueden ayudar a que su sitio crezca.

¿Qué es un asistente virtual?

Un asistente virtual (VA) es un contratista independiente que ayuda a respaldar su negocio de forma remota.

Se encargan de todas las tareas repetitivas o que consumen mucho tiempo para las que usted no tiene tiempo o con las que podría necesitar una mano. Estas podrían ser tareas como programar citas, administrar su calendario o incluso enviar correos electrónicos.

A diferencia de un gerente de oficina o un asistente ejecutivo, un asistente virtual realiza su trabajo de forma completamente remota. Además, los VA generalmente se utilizan para tareas más sencillas, mientras que los asistentes ejecutivos tienen la confianza para realizar actividades más complejas que requieren más experiencia.

¿Por qué necesita contratar asistentes virtuales para su sitio de WordPress?

Administrar un sitio web de WordPress significa mantener copias de seguridad del sitio web, actualizar plugins y temas, y actualizar WordPress core.

Si no mantienes tu sitio, este podría estar en riesgo de hackeos, experimentar tiempo de inactividad o incluso tener tiempos de carga lentos. Estos problemas pueden causarte directamente la pérdida de visitantes e incluso clientes.

Si no tienes tiempo para mantener tu sitio o no sabes cómo hacerlo, entonces podrías considerar contratar a un asistente virtual.

Tu asistente virtual será responsable de ayudar con tareas relacionadas con WordPress de forma remota. Pueden realizar una amplia gama de tareas que van más allá del mantenimiento, como:

• Soporte técnico: Realizar copias de seguridad regulares del sitio, mantener actualizados tus plugins y temas de WordPress, optimizar el rendimiento del sitio, y más.
• Gestión de contenido: Realizar actualizaciones de contenido para SEO, programar publicaciones y administrar comentarios.
• Atención al cliente: Responder a comentarios de blogs y redes sociales, interactuar con tu audiencia y programar citas.
• Soporte de comercio electrónico: Si tienes una tienda en línea, entonces puedes hacer que tu VA procese pedidos, administre listados de productos y maneje consultas de clientes. O pueden realizar tareas de entrada de datos como actualizar niveles de inventario o precios.
• Diseño: Si tienen habilidades de diseño o codificación, entonces los VAs pueden realizar cambios de diseño, ajustar estilos o incluso crear elementos visuales.

Los asistentes virtuales pueden quitarte carga de trabajo para que puedas concentrarte en actividades de mayor prioridad que generen ingresos para tu negocio.

Para ponerlo en perspectiva, digamos que tu tiempo vale $50 por hora. Muchas tareas administrativas se pueden externalizar a asistentes virtuales por entre $5 y $25 por hora. Como resultado, esas horas extra que recuperes te permitirán ganar más dinero.

Contratar asistentes virtuales podría ser la mejor decisión que tomes en tu negocio. Aquí tienes un resumen rápido de todos los pasos que discutiremos en este artículo:

1. Decide qué tareas externalizar y documenta tu proceso
2. Escribe una descripción de puesto precisa
3. Sabe dónde encontrar asistentes virtuales de primer nivel
4. Entrevista a candidatos calificados
5. Contrata e incorpora nuevos asistentes virtuales

Teniendo esto en cuenta, así es como puedes construir un equipo confiable de asistentes virtuales.

1. Decide qué tareas externalizar y documenta tu proceso

El primer paso es hacer una lista de las tareas que te gustaría que tu asistente virtual de WordPress realizara.

Esto te ayudará a filtrar a los asistentes virtuales para que solo encuentres a los que se ajustan a tus necesidades. Como se mencionó anteriormente, hay docenas de tareas que un asistente puede manejar por ti.

Asumiendo que estas son todas las tareas que actualmente haces tú mismo, deberías documentar todo el proceso y crear pautas para que sigan. Hay muchas maneras eficientes de documentar el proceso:

• Puedes usar Snagit para grabar tu pantalla y capturar cada clic que haces para cada tarea.
• Alternativamente, puedes crear una lista de verificación o un centro de recursos en Notion. Al hacerlo, puedes incluir tutoriales, guiones y plantillas a seguir.

Esto no solo facilita la incorporación de tus nuevos miembros del equipo, sino que también te ayuda a escribir una descripción de puesto más precisa y a encontrar a los candidatos adecuados para el puesto.

Aquí tienes un ejemplo de cómo podría ser un centro de recursos en Notion:

Puedes etiquetar cada documento según el tipo de tarea que sea.

Hemos incluido instrucciones paso a paso y capturas de pantalla dentro de cada documento para ayudar a guiar a los asistentes virtuales en la ejecución de una tarea.

2. Escribe una oferta de trabajo precisa

Si quieres encontrar al asistente virtual de WordPress adecuado, entonces tendrás que escribir una descripción de puesto atractiva que atraiga a alguien con las cualidades y habilidades que necesitas.

Esto sirve como un filtro para identificar al candidato adecuado. Una publicación de trabajo efectiva para un asistente virtual debe incluir:

• Alcance del trabajo: Describe las tareas y responsabilidades que el asistente virtual manejará. Debes indicar claramente la disponibilidad esperada y si deseas cubrir un puesto a tiempo completo o parcial.
• Habilidades necesarias: Especifica las habilidades y cualificaciones que buscas. Además, enumera las herramientas y el software que se espera que el asistente virtual sepa usar, como el WordPress CMS.
• Experiencia: Menciona el nivel de experiencia que buscas, ya sea para principiantes o alguien con años de experiencia específicos.
• Presupuesto: Establece un presupuesto e indica tu preferencia por tarifas por hora o contratos de precio fijo.

Cuanto más detallado seas, mejor. Por ejemplo, así es como podría verse una publicación de trabajo.

3. Saber dónde encontrar asistentes virtuales de primer nivel

Una vez que tengas tu documentación en orden y hayas redactado tu anuncio de trabajo, estarás listo para empezar a buscar asistentes virtuales.

Los sitios web de freelancers son un excelente punto de partida para encontrar un asistente virtual dedicado, especialmente cuando tienes necesidades específicas en mente.

Si bien podrías seguir la ruta tradicional de contratar asistentes virtuales a través de tableros de empleo, las plataformas de freelancers tienen algunos beneficios, como:

• Un sistema de reseñas para ver cómo han trabajado con clientes anteriores
• Pagos globales y facturación sencilla
• Una función de chat para discutir detalles del proyecto y compartir archivos
• Los pagos se realizan a través de un servicio de depósito en garantía, por lo que solo pagarás por el trabajo completado

Teniendo esto en cuenta, recomendamos estas plataformas de freelancers para empezar:

Codeable

Codeable es una plataforma confiable de freelancers de WordPress que te ayuda a conectarte con expertos en WordPress. Puedes encontrar expertos en prácticamente todas las áreas de WordPress, incluyendo:

• Desarrollo y personalización de temas y plugins
• Desarrollo de comercio electrónico
• Desarrollo de sitios web personalizados en WordPress
• Diseño web
• APIs e integración
• Solución de problemas y mantenimiento
• Seguridad y rendimiento

Básicamente, si tienes problemas con el lado técnico de WordPress y quieres que expertos calificados lo manejen por ti, entonces Codeable es una excelente opción. Y dado que la plataforma solo acepta al 2% superior de los solicitantes, puedes estar seguro de que estás trabajando con profesionales cualificados de WordPress.

Upwork

Upwork es uno de los mercados freelance más grandes que existen, con más de 12 millones de freelancers registrados.

A diferencia de Codeable, puedes encontrar asistentes virtuales con una gama más amplia de habilidades. Eso te permite encontrar profesionales para diversas tareas más allá de WordPress.

Dado que hay más usuarios en la plataforma, hay una buena probabilidad de que encuentres un asistente virtual dentro de tu presupuesto.

Upwork también muestra testimonios y puntuaciones de éxito de trabajos en el perfil de cada freelancer para ver su historial. Además, Upwork te permite buscar talento, enviarles mensajes directamente e incluso invitarlos a postularse.

Si bien podrías elegir un sitio como Fiverr en su lugar, podría ser más adecuado para proyectos únicos en lugar de un rol recurrente como un VA.

Toptal

Toptal es una plataforma freelance conocida por su riguroso proceso de selección, aceptando solo al 3% superior de los solicitantes.

Los freelancers tienen que pasar cinco etapas del proceso de selección, incluida una evaluación integral de inglés y una evaluación de proyectos.

A diferencia de otras plataformas, Toptal adopta un enfoque más personalizado. Un miembro del equipo se pondrá en contacto contigo para recopilar requisitos y preferencias de talento. A partir de ahí, te presentarán la opción adecuada para tu trabajo de su red de talento validado por expertos.

Este proceso de emparejamiento personalizado asegura que trabajes con asistentes virtuales que tengan las habilidades y la experiencia adecuadas para tus tareas de WordPress. Y te ahorra tener que revisar miles de currículums y coordinar entrevistas tú mismo.

Toptal incluso tiene una función dedicada de facturación y seguimiento de tiempo llamada TopTracker. Con este servicio, puedes rastrear fácilmente las horas y realizar pagos a través de PayPal, Payoneer o transferencia bancaria directa. Sin embargo, también podrías usar una herramienta dedicada de seguimiento de tiempo como TimeDoctor.

4. Entrevista a candidatos calificados

Una vez que tu publicación de trabajo haya estado activa por unos días, deberías ver que las solicitudes llegan en gran cantidad. Revisar a los solicitantes puede ser una tarea tediosa, pero es necesaria si quieres encontrar a la persona adecuada.

Necesitas reducir tu lista de candidatos a aquellos que cumplan con tus calificaciones. A partir de ahí, puedes optar por que los solicitantes realicen una prueba de habilidades. Esto filtra a los candidatos que simplemente no tienen el conjunto de habilidades para hacer el trabajo.

Por ejemplo, puedes crear un sitio de WordPress de prueba y pedirles que realicen una copia de seguridad completa del sitio, solucionen un problema común o optimicen una publicación de blog para SEO. La lista de tareas que ya has elaborado te ayudará a decidir cómo evaluar a tus candidatos.

Después de eso, puedes elegir a los pocos candidatos que obtuvieron las puntuaciones más altas y están más calificados para el trabajo. Necesitarás entrevistar a esos posibles empleados a través de Google Meet o Zoom.

Para este momento, sabes que los candidatos son capaces de desempeñar el puesto.

Sin embargo, también querrás saber si encajan bien culturalmente con tu empresa. Por lo tanto, querrás evaluar cómo les gusta trabajar en equipo, resolver situaciones desconocidas o priorizar tareas, especialmente al manejar múltiples responsabilidades.

5. Contrata e integra a nuevos asistentes virtuales

Generalmente, contratarás al candidato que haya causado la mejor impresión. Así que, asegúrate de que los nuevos empleados firmen un Acuerdo de Contratista Independiente. Este contrato describe los términos, incluyendo el alcance del trabajo y los términos de pago.

Además, detalla los derechos de propiedad intelectual, lo cual es importante aclarar, especialmente al tratar con contenido de sitios web, diseños u otros elementos creativos.

Con software como signNow, puedes crear acuerdos en formato PDF e invitar a tus nuevos empleados a firmar el contrato.

Pero antes de que tu nuevo VA comience, también deberías tener un proceso de integración establecido.

Todo lo que tienes que hacer es usar una herramienta de gestión de proyectos para crear una serie de tareas de incorporación que deben completarse para poner al asistente virtual al día.

Puedes usar Asana para asignar una lista de tareas que ayude a incorporar a tus nuevos asistentes virtuales. Cada nuevo miembro del equipo pasará por una serie de acciones para familiarizarse con tu empresa y cómo operas. En la lista de verificación, se deben detallar cosas como:

• La misión y los valores fundamentales de tu empresa
• Acceso al inicio de sesión del sitio de WordPress y otras herramientas
• Documentación y capacitación sobre cómo realizar tareas
• Acceso a herramientas de comunicación de equipo para la colaboración. Por ejemplo, usar Slack es una excelente manera de chatear con los asistentes virtuales de forma individual, o puedes crear un canal dedicado para hacer anuncios a todo tu equipo.

Simplemente puedes agregar enlaces al centro de recursos que creaste anteriormente con Notion o un software similar.

Al agregar permisos y roles a WordPress y otro software, es vital que uses un administrador de contraseñas como 1Password.

Este software generará y almacenará contraseñas seguras y únicas para cada cuenta, lo que puede ayudar a evitar que alguien hackee tu sitio de WordPress.

Alternativa: Usa Servicios de Mantenimiento de WP

Quizás decidas que aún no estás listo para contratar a un asistente virtual, ya sea porque no tienes suficientes tareas para delegar o porque no tiene sentido financiero.

En ese caso, podrías considerar los servicios de mantenimiento de WordPress en su lugar. Pueden ayudarte a optimizar y automatizar todas las tareas que necesitas realizar para mantener tu sitio saludable y actualizado, incluyendo:

• Encontrar y corregir enlaces rotos
• Actualizar temas y plugins
• Realizar copias de seguridad de tu sitio de WordPress
• Eliminar comentarios de spam
• Actualizar automáticamente el núcleo de WordPress a la última versión

WordPress.org recomienda que realices estas tareas de mantenimiento aproximadamente cada tres a seis meses.

Si bien podrías contratar a un asistente virtual para realizar estas tareas, es mucho más económico simplemente pagar a un proveedor de servicios para que haga el trabajo por ti.

Si buscas recomendaciones, consulta nuestras selecciones de los mejores servicios de mantenimiento de WordPress del mercado. Estas agencias pueden encargarse de servicios de copias de seguridad, actualizaciones del núcleo, actualizaciones de temas y plugins, optimización de activos, eliminación de malware, monitoreo de tiempo de actividad y mucho más.

Otra alternativa es usar una empresa de hosting de WordPress administrado, que puede encargarse de la mayoría de los servicios de mantenimiento. Los proveedores de hosting administrado se encargan de todas las tareas de administración del servidor, como la configuración, seguridad y mantenimiento del servidor.

Preguntas Frecuentes

Nuestros lectores a menudo nos preguntan cómo contratar asistentes virtuales de WordPress. Aquí están las respuestas a las preguntas más comunes:

¿Cuánto cuesta un asistente virtual?

Los precios de los asistentes virtuales varían, pero generalmente costarán entre $5 y $50 por hora, y los asistentes virtuales especializados y con base en EE. UU. costarán más que los enfocados en administración y los de ultramar.

Si bien muchos cobran por hora, algunos pueden fijar sus tarifas como un pago mensual fijo de $500 a $4,000 por un número determinado de horas.

¿Cuándo deberías contratar a un asistente virtual?

Como dueños de negocios, es difícil saber cuándo es el momento de contratar a un asistente virtual. Pero aquí hay algunas señales de que es hora de empezar a delegar:

• Pasas demasiado tiempo en tareas de bajo valor. Lo mejor es dedicar tu tiempo a agregar valor a tu empresa de una manera que solo tú puedes.
• Estás perdiendo clientes porque no puedes responder a los correos electrónicos de soporte. Una mala experiencia del cliente conducirá a una mala reputación, lo que puede afectar el crecimiento de tu negocio.
• No eres bueno con WordPress. Un asistente virtual con habilidades técnicas puede encargarse de solucionar errores de WordPress y realizar copias de seguridad, asegurando que tu sitio se mantenga seguro y actualizado.
• Te cuesta administrar el contenido de tu sitio de WordPress. Un asistente virtual de WordPress puede ayudar a escribir publicaciones de blog, crear gráficos y programar actualizaciones de contenido.

La subcontratación puede parecer poco natural para los emprendedores a los que les gusta tener el control. Pero parte del crecimiento de un negocio es confiar en los demás para que tu empresa pueda funcionar sin tu total atención.

Dicho esto, si solo necesitas ayuda para mantener tu sitio de WordPress, entonces los servicios de mantenimiento de WordPress son la solución más confiable y asequible.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender cómo contratar asistentes virtuales para tu sitio de WordPress. A continuación, también te puede interesar consultar nuestra guía sobre cómo pedir soporte de WordPress correctamente y obtenerlo, o nuestras selecciones expertas de los mejores servicios de contabilidad para tu negocio en línea.

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