Cómo organizar un evento virtual en WordPress

Así que estás pensando en llevar tu próximo gran evento en línea. Ya sea una conferencia, un taller o el lanzamiento de un producto, organizar un evento virtual en tu sitio de WordPress es una forma fantástica de llegar a más personas, involucrarlas e incluso aumentar tus ganancias.

Ahora, seamos honestos, los eventos virtuales todavía requieren una planificación seria, equipo y conocimientos. Puede que te preocupe el costo o que no estés seguro de tener las habilidades tecnológicas para hacerlo realidad. ¡Lo entendemos, todo el proceso puede parecer un poco abrumador al principio!

Cuando organizamos seminarios web en WPBeginner, planificamos cuidadosamente, promocionamos bien, nos aseguramos de tener el equipo adecuado, elegimos la plataforma de seminarios web correcta y hacemos un seguimiento minucioso. ¡Eso es mucho que manejar!

Pero no te preocupes. Esta guía detallará todo el equipo y los servicios en línea que necesitas para organizar un evento virtual exitoso en WordPress. Te enseñaremos todo lo que necesitas saber, paso a paso. Además, si aún no tienes un sitio web, ¡también lo cubriremos!

¿Por qué organizar eventos virtuales?

¿Está buscando organizar una conferencia para construir su autoridad en su nicho o invitar a usuarios a un seminario web donde pueda demostrar sus productos y servicios? Puede usar su sitio web de WordPress como plataforma de lanzamiento para eventos virtuales.

Un evento virtual es una reunión en línea donde las personas se conectan usando computadoras y dispositivos móviles en lugar de reunirse en la misma ubicación física. Estos eventos en línea pueden variar desde pequeñas reuniones hasta conferencias a gran escala con miles de asistentes.

Son una buena manera de generar clientes potenciales, aumentar la interacción del usuario e incluso ganar dinero a través de oportunidades de patrocinio, venta de entradas premium y oferta de membresías de pago.

Hay muchos beneficios en la organización de estos eventos en línea. No tendrás que preocuparte por pagar un lugar, y tus usuarios no tendrán que preocuparse por el transporte. Tampoco te afectarán tanto las diferencias horarias.

Estos beneficios significan que es probable que tengas una mayor asistencia al evento. Sin embargo, los eventos virtuales también son más propensos a problemas técnicos y dificultades. Organizar un evento siempre requerirá esfuerzo, planificación y los recursos adecuados, incluso cuando lo realices en línea.

¿Estás listo para aprender a organizar un evento virtual usando tu sitio web de WordPress? Te guiaremos paso a paso.

Aquí tienes un resumen rápido que puedes usar para navegar fácilmente por el artículo:

Configuración de tu sitio web de eventos

Si ya tiene un sitio web de WordPress configurado, puede hacer clic en omitir esta sección. Si lo desea, puede usar simplemente el sitio web de su negocio. Para eventos grandes, podría crear una página de destino en un sitio web separado.

Puede ver este tutorial en video o leer nuestra guía paso a paso sobre cómo crear un sitio web de WordPress para comenzar.

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Si tiene un presupuesto limitado, encontrará algunas ideas sobre cómo mantener bajos los costos en nuestra guía sobre cuánto cuesta realmente crear un sitio web de WordPress, como alternativas gratuitas a plugins populares.

Si recién está comenzando, recomendamos encarecidamente usar Bluehost para alojar su sitio web.

Los lectores de WPBeginner tienen una oferta de un nombre de dominio gratuito y un descuento del 70% en alojamiento web. Básicamente, puedes empezar por $2.99 al mes.

También podría ver nuestro resumen de los mejores temas de WordPress para eventos y conferencias para que pueda personalizar el diseño de su sitio.

Una vez que tu sitio web esté configurado, el siguiente paso es elegir e instalar un plugin para eventos.

Elección e instalación de un plugin de eventos para WordPress

Puede agregar las funciones que necesita para organizar un evento a su sitio de WordPress instalando un plugin de eventos de WordPress. El plugin que elija dependerá de sus necesidades, como si sus usuarios necesitan comprar una entrada para el evento o simplemente registrarse o confirmar asistencia al evento.

Deberías empezar por decidir si quieres mostrar un formulario de confirmación de asistencia, un calendario de eventos o una página de registro de eventos en tu sitio web.

Crear un formulario de confirmación de asistencia en WordPress

Si simplemente desea que sus usuarios confirmen su asistencia a su evento, puede usar el plugin gratuito WPForms Lite para crear un formulario simple de confirmación de asistencia en su sitio web.

Esto te permitirá llevar un registro de quién asistirá y te dará una idea del número de participantes que tendrás.

Le mostramos cómo usar WPForms para crear el formulario, agregarlo a su sitio web y verificar las respuestas en nuestra guía sobre cómo crear un formulario de confirmación de asistencia en WordPress.

Para otras opciones, consulte nuestra lista de los mejores plugins de RSVP de WordPress para su sitio web.

Crear un calendario de eventos sencillo en WordPress

Un calendario de eventos es una forma fácil de informar a sus usuarios sobre los eventos que está organizando. Dependiendo del plugin de WordPress que elija, podrá mostrar sus eventos, permitir que los usuarios confirmen su asistencia, vender entradas, agregar y administrar lugares, y mucho más.

Por ejemplo, The Events Calendar es un sistema de gestión de eventos rico en funciones que facilita la adición de todos los detalles de su evento, incluida una página separada para lugares y organizadores.

Tienes múltiples vistas diferentes para mostrar tu calendario de eventos en el front-end, incluyendo día, semana o mes. Incluso puedes destacar eventos para aumentar la participación en los eventos en los que quieres más atención. 

Además, puedes añadir filtros para que tus usuarios encuentren los eventos exactos que buscan, y ofrecen varios complementos para vender entradas.

Crea una página de registro de eventos en WordPress

Si decide vender entradas para su evento, descubrirá rápidamente que muchos servicios de registro y venta de entradas para eventos de terceros cobrarán una pequeña tarifa por cada entrada que venda.

Puede evitar algunos de estos problemas creando su propia página de registro de eventos en WordPress. Esto le permitirá cobrar pagos en línea directamente, almacenar la información de los asistentes en su sitio web y usar su propia marca al promocionar el evento.

Puede crear fácilmente un formulario de registro de eventos usando WPForms.

La versi ilde{n} Lite gratuita admite pagos con tarjeta de cr ilde{e}dito de Stripe, y puedes desbloquear m ilde{e}todos de pago adicionales como PayPal, Square y Authorize.net actualizando al plan Pro.

Para empezar, consulta nuestra gu ilde{i}a sobre c ilde{o}mo crear una p ilde{a}gina de registro de eventos en WordPress.

Creación de una página de destino para tu evento

Ahora que tienes una forma para que los usuarios te informen que asistirán a tu evento, deberías crear una página de destino. Esta es una página cuidadosamente diseñada que informa a tus visitantes sobre tu evento y los anima a registrarse.

Debe contener una llamada a la acción clara que esté vinculada al formulario de confirmación de asistencia, al calendario de eventos o a la página de registro de eventos que creaste.

Hay muchos plugins de p ilde{a}ginas de destino para WordPress disponibles. Si buscas una opci ilde{o}n gratuita, te recomendamos la versi ilde{o}n gratuita de SeedProd. A medida que tus necesidades crezcan, puedes actualizar a SeedProd Pro, mucho m ilde{a}s potente, para tener muchas m ilde{a}s opciones.

En nuestra gu ilde{i}a sobre c ilde{o}mo crear una p ilde{a}gina de destino con WordPress, te mostramos c ilde{o}mo usar las tres mejores soluciones para crear p ilde{a}ginas de destino en WordPress. Estos constructores de p ilde{a}ginas de destino son f ilde{a}ciles de usar, est ilde{a}n optimizados para la velocidad y son asequibles para las peque ilde{n}as empresas. Puedes elegir la soluci ilde{o}n que mejor se adapte a tus necesidades.

Tambi ilde{e}n encontrar ilde{a}s consejos ilde{u}tiles para hacer que tu p ilde{a}gina de destino sea m ilde{a}s efectiva en nuestra gu ilde{i}a sobre c ilde{o}mo aumentar las conversiones de tu p ilde{a}gina de destino en un 300%.

Una vez que tengas una p ilde{a}gina de destino para tu evento, puedes empezar a promocionarla. Puedes comenzar enlazando a tu p ilde{a}gina de evento en tu bolet ilde{i}n por correo electr ilde{o}nico y en redes sociales.

Obtención del equipo de audio y video adecuado

A menos que estés empezando con un presupuesto muy ajustado, tú y los ponentes del evento no deberían usar la webcam y el micrófono integrados en tu computadora. Tus usuarios notarán instantáneamente la baja calidad de audio y video y podrían decidir no asistir a futuros eventos.

Tu elección de equipo más importante será tu micrófono. Te recomendamos que elijas un micrófono USB para que puedas conectarlo directamente a tu computadora sin necesidad de equipo adicional. Aquí tienes tres opciones populares de micrófonos:

• El Samson C01U es un buen micr ilde{o}fono USB de nivel de entrada.
• El Rode NT-USB es un micr ilde{o}fono USB de alta calidad que viene con un soporte de escritorio y un filtro antipop.
• El Heil PR-40 es lo que usan los profesionales. Tiene la conexi ilde{o}n XLR est ilde{a}ndar en lugar de USB, por lo que tambi ilde{e}n necesitar ilde{a}s comprar un cable de 3.5 mm a XLR, una interfaz de audio o un mezclador.

Tu micr ilde{o}fono sonar ilde{a} mejor si compras algunos art ilde{i}culos m ilde{a}s, como un brazo de micr ilde{o}fono, un soporte antivibraci ilde{o}n y un filtro antipop. Por ejemplo, si est ilde{a}s usando el micr ilde{o}fono Rode NT-USB, necesitar ilde{a}s el soporte antivibraci ilde{o}n Rode SM6 con filtro antipop incorporado y el brazo de expansi ilde{o}n Rode PSA1.

El kit Rode Podcaster tiene una buena relaci ilde{o}n calidad-precio y viene con un brazo de micr ilde{o}fono y un soporte antivibraci ilde{o}n, y nosotros usamos esto en WPBeginner.

Si no quieres comprar todo tu equipo a la vez, puedes usar la cámara web integrada mientras empiezas, pero probablemente obtendrás una mejor calidad de video con la cámara de tu smartphone.

Necesitar ilde{a}s montar tu tel ilde{e}fono en un tripode, y el GripTight GorillaPod Stand PRO es una buena opci ilde{o}n para cualquier tipo de tel ilde{e}fono. Tiene patas ajustables que se pueden acoplar a cualquier superficie.

Eventualmente, puedes actualizar a una webcam 4K como la Logitech BRIO Webcam. Esta c ilde{a}mara es perfecta para videoconferencias y se acopla f ilde{a}cilmente a cualquier computadora. Tiene una excelente calidad de video, incluso con poca luz.

Tambi ilde{e}n necesitar ilde{a}s auriculares decentes para que el audio de tus altavoces no sea captado por tu micr ilde{o}fono. Los auriculares que se conectan por cable son m ilde{a}s confiables que los auriculares Bluetooth. Una buena opci ilde{o}n es el Sony MDR7506.

Elección e integración de un servicio de videoconferencia

Necesitar ilde{a}s elegir un servicio en l ilde{i}nea que te permita realizar eventos virtuales. Puedes consultar nuestra lista de las mejores plataformas de software para webinars y comparar sus caracter ilde{i}sticas para que puedas elegir la mejor plataforma de webinars que se ajuste a tus necesidades y presupuesto.

Creemos que GoToWebinar, LiveStorm y EasyWebinar son buenas opciones porque ofrecen todas las potentes funciones de webinar que necesitas, con streaming de video de alta calidad y planes de precios asequibles.

Si recién estás comenzando, te recomendamos Zoom porque es fácil de usar, conocido y amigable con los móviles. Zoom te permite programar reuniones en línea con anticipación y proporciona un enlace único para cada evento que puedes compartir con los participantes e incluir en tu sitio web.

También es fácil integrar Zoom con WordPress, pero para hacerlo, necesitas al menos la versión Pro de Zoom y el complemento de webinar de Zoom. Existe una versión gratuita, pero necesitarás tener una cuenta de pago para configurar la integración.

Necesitarás configurar correctamente una cuenta de Zoom y luego conectarla a tu sitio web de WordPress. Una vez que lo hayas hecho, puedes configurar un flujo de trabajo usando Uncanny Automator para registrar automáticamente a tus usuarios en Zoom una vez que se registren o compren un boleto.

Para aprender a conectar Zoom con tu sitio web paso a paso, consulta nuestra guía detallada sobre cómo integrar fácilmente reuniones y webinars de Zoom en WordPress.

Realización del evento

Antes de que te des cuenta, llegará el momento de realizar tu evento. Si has elegido la plataforma de software de seminarios web adecuada, tendrás todas las funciones que necesitas, junto con video y audio confiables y de alta calidad.

Podrás presentar a varios presentadores y anfitriones, y compartir tu pantalla con los participantes para demostraciones.

Recomendamos silenciar a todos por defecto. Sin embargo, utilizando la función de chat integrada de tu plataforma, los participantes podrán interactuar contigo y entre ellos durante el evento.

También podrán hacer y responder preguntas, y puedes hacer que completen encuestas para proporcionarte comentarios. Recomendamos UserFeedback by MonsterInsights para este tipo de interacción.

Seguimiento del evento

Una vez finalizado el evento, debes hacer un seguimiento con tus participantes lo antes posible mientras estén más interesados y el evento aún esté fresco en sus mentes.

Debido a que tienes sus datos de contacto de cuando se registraron, puedes enviarles un correo electrónico de seguimiento. En ese correo electrónico, puedes pedirles su opinión. Te podría gustar seguir nuestra guía sobre cómo crear un formulario de encuesta en WordPress.

Puedes hacer un seguimiento con correos electrónicos adicionales para informarles sobre los eventos que tienes próximos y para medir su interés en diferentes temas creando una encuesta interactiva.

La mayoría de los servicios de seminarios web te permitirán grabar el evento, y algunos incluso pueden crear transcripciones. Esto permitirá que los usuarios que no pudieron asistir al evento en vivo vean el contenido.

Finalmente, la mayoría de los servicios de seminarios web incluyen análisis prácticos para que puedas ver qué funciona y qué no. Te mostrarán quién asistió, medirán el interés de la audiencia, listarán las preguntas que se hicieron y más. Esto te permitirá ajustar tu evento en el futuro para obtener la máxima conversión.

Esperamos que este tutorial te haya ayudado a aprender cómo organizar un evento virtual en WordPress. También puedes consultar nuestra guía sobre cómo agregar schema de eventos en WordPress o nuestra selección experta de los mejores plugins de eventos para WordPress.

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