10 meilleurs outils de boîte de réception partagée pour gérer les e-mails d'équipe (choix d'expert)

Chez WPBeginner, nous gérons de nombreux e-mails clients et d'équipe sur différents projets et sites Web. Au fil du temps, nous avons essayé de nombreux outils de boîte de réception partagée pour trouver les meilleurs pour nous-mêmes et pour les petites entreprises en général.

Suivre la communication de votre équipe peut être un véritable casse-tête. Avec autant d'outils de boîte de réception partagée disponibles, choisir le bon peut sembler écrasant.

C'est pourquoi nous avons pris le temps de tester tous les outils de boîte de réception partagée populaires et avons prêté attention à des facteurs tels que le prix, la facilité d'utilisation et les fonctionnalités clés.

Dans cet article, nous vous présenterons les meilleurs outils de boîte de réception partagée pour gérer facilement vos e-mails d'équipe et clients.

Meilleurs outils de boîte de réception partagée : nos meilleurs choix

Comment nous avons testé et évalué les logiciels de boîte de réception partagée

Submergé par une montagne d'e-mails d'équipe ? Un logiciel de boîte de réception partagée peut être votre solution. C'est comme un emplacement central où votre équipe peut travailler ensemble pour gérer efficacement tous vos e-mails entrants.

Pour trouver les meilleures solutions de boîte de réception partagée pour vous, nous nous sommes concentrés sur ce qui compte le plus pour les propriétaires d'entreprise. Nous avons regardé au-delà des extras fantaisistes et nous nous sommes concentrés sur les fonctionnalités clés dont vous avez besoin.

Par exemple, l'automatisation change la donne. L'expert en IA Rohit Gupta, PDG d'Auditoria.AI, explique :

Avec des flux de travail automatisés, les e-mails sont acheminés vers les membres ou départements appropriés de l'équipe en fonction de règles et de critères prédéfinis. Cette innovation rationalise le processus et réduit les risques que des messages soient perdus ou négligés dans les boîtes de réception partagées.

Rohit Gupta, CEO of Auditoria.AI

Nous utilisons également certains de ces outils nous-mêmes pour différents projets, nous savons donc qu'ils fonctionnent bien. D'autres sont des options populaires que nous avons testées minutieusement pour nous assurer qu'elles sont performantes. Nous ne recommanderions pas un outil que nous n'utiliserions pas nous-mêmes.

Enfin, nous avons parcouru les avis et témoignages d'utilisateurs pour comprendre l'efficacité, la fiabilité et la convivialité de ces solutions de boîte de réception partagée dans des scénarios réels.

1. Help Scout

Pour les petites entreprises cherchant à utiliser une boîte de réception collaborative, Help Scout se distingue comme le meilleur logiciel de boîte de réception partagée. Il est facile à configurer, convivial et offre un excellent rapport qualité-prix.

Travailler ensemble sur les e-mails est simple avec Help Scout. Vous pouvez attribuer des conversations à des membres spécifiques de l'équipe, laisser des notes privées visibles par votre équipe, et même vérifier si quelqu'un d'autre travaille déjà sur le ticket pour éviter le travail en double.

L'une des forces de Help Scout est la capacité d'organiser les conversations en dossiers et en équipes. Nous avons utilisé cette fonctionnalité pour créer des boîtes aux lettres distinctes pour différentes fonctions dans nos projets, comme le marketing et le support client.

Help Scout vous permet également d'intégrer des utilisateurs d'autres départements, tels que la facturation ou les ventes, en tant qu'« utilisateurs légers ». Vous pouvez les ajouter aux conversations afin qu'ils soient informés des problèmes pertinents et que les clients puissent obtenir de l'aide des bonnes personnes.

Si vous avez une base de connaissances, vous pouvez facilement la consulter directement dans votre boîte de réception pour envoyer du contenu utile à vos clients. Ainsi, vous n'aurez pas à changer d'onglet.

Avantages de Help Scout :

• Flux de travail amélioré : Utilisez la fonction Snooze pour mettre temporairement de côté les conversations et les ramener en haut de votre boîte de réception à une date et une heure désignées.
• Détection de collision : Empêche les coéquipiers de répondre simultanément au même e-mail.
• Notes internes : Permet aux membres de l'équipe de discuter des interactions avec les clients en privé dans les e-mails.
• Contexte client : Visualisez toutes les interactions et informations passées de vos clients dans une barre latérale pratique. Vous pouvez même mettre à jour ces informations selon vos besoins.
• Rapports et analyses approfondis : Fournit des informations précieuses sur les performances de votre équipe, y compris les temps de première réponse par e-mail et les temps de résolution moyens.
• Communication multicanal : Help Scout va au-delà de l'e-mail, offrant des intégrations pour le chat en direct, les médias sociaux et la communication par SMS (via des intégrations tierces).

Inconvénients de Help Scout :

• Fonctionnalités IA limitées : Les fonctionnalités d'IA avancées ne sont disponibles que dans les plans supérieurs.
• Problèmes d'évolutivité : D'après notre expérience, les grandes entreprises peuvent rencontrer des bugs et des limites avec Help Scout.

Tarification : La tarification de Help Scout commence à 0 $ par mois pour un nombre illimité d'utilisateurs (avec une limite de 50 contacts) et monte jusqu'à 75 $ par mois pour 100 contacts. Un essai gratuit est disponible sans carte de crédit requise, vous pouvez donc l'essayer avant de vous engager. Les plans supérieurs offrent plus de contacts, des comptes de boîte de réception partagée supplémentaires, la conformité HIPAA et un responsable de compte dédié.

Pourquoi nous avons choisi Help Scout : L'abordabilité, la facilité d'utilisation et les puissantes fonctionnalités de collaboration de Help Scout en font une solution idéale pour les petites entreprises cherchant à améliorer leur communication client, à rationaliser les flux de travail de l'équipe et, finalement, à accroître la satisfaction client.

2. Heroic Inbox

Vous gérez un site WordPress ? Alors Heroic Inbox est la meilleure solution de boîte de réception partagée pour vous. Ce plugin de service d'assistance connecte de manière transparente votre site WordPress à votre compte de messagerie. Ainsi, vous pouvez gérer votre boîte de réception de support client directement depuis votre espace d'administration WordPress.

Il s'intègre parfaitement aux clients de messagerie populaires tels que Gmail (Google Workspace) et Outlook.

Certes, la configuration de Heroic Inbox n'est peut-être pas aussi simple que celle d'autres options. Cependant, peu de plugins offrent ce niveau d'intégration WordPress, ce qui en fait un choix pratique pour les propriétaires de sites Web qui préfèrent une plateforme centralisée.

Pour apprendre comment configurer Gmail avec Heroic Inbox, vous pouvez lire notre article sur comment configurer une boîte de réception Gmail partagée dans WordPress.

Un autre avantage est l'intégration WooCommerce. Lors des interactions avec les clients, vous pouvez consulter leurs achats passés dans l'interface Heroic Inbox. Cela fournit un contexte précieux pour résoudre les demandes et offrir un support personnalisé.

De plus, Heroic Inbox est prêt pour la traduction, ce qui en fait une excellente option pour les entreprises s'adressant à une clientèle internationale.

Avantages de Heroic Inbox :

• Tickets et utilisateurs illimités : Gérez un nombre illimité de demandes clients et de membres de l'équipe de support sans restrictions.
• Historique des tickets : Examinez l'historique des messages passés de chaque client pour comprendre ses besoins et suivre les problèmes récurrents. Cela peut également être utile pour la communication de suivi.
• Étiquettes d'e-mail pour l'organisation : Créez des étiquettes personnalisées pour catégoriser et organiser vos tickets de support pour une gestion efficace.
• Réponses brouillons : Améliorez le travail d'équipe en créant des réponses brouillons pour révision et approbation avant de les envoyer aux clients.
• Pièces jointes : Permettez aux clients de joindre des fichiers à leurs tickets de support pour une communication claire et téléchargez les pièces jointes directement dans WordPress.

Inconvénients de Heroic Inbox :

• Fonctionnalités limitées dans le plan d'entrée : Le plan de base de Heroic Inbox manque de fonctionnalités couramment trouvées dans les plans d'entrée d'autres solutions (comme la détection de collision, les discussions internes et les modèles d'e-mail enregistrés).

Tarification : Heroic Inbox commence à 199,50 $ par an et peut atteindre 499,50 $ par an. Contrairement à certains concurrents, il offre un prix forfaitaire sans tarification par utilisateur, ce qui peut être rentable. Les plans supérieurs incluent des options de support premium.

Pour le meilleur rapport qualité-prix, nous vous suggérons d'opter pour le Heroic Bundle, qui comprend Heroic Inbox et Heroic KB, un puissant plugin de base de connaissances. Le prix varie entre 299,50 $ et 849,50 $ par an.

Pourquoi nous avons choisi Heroic Inbox : L'intégration transparente du plugin avec WordPress, les tickets et utilisateurs illimités, ainsi que la compatibilité avec WooCommerce en font une option attrayante pour les entreprises fonctionnant sous WordPress.

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter notre avis sur HeroThemes.

3. HubSpot

Gérez-vous les interactions clients à différentes étapes, de l'attraction de prospects à la fidélisation des clients existants et à la fourniture d'un support continu ? Si oui, HubSpot pourrait être la solution de boîte de réception partagée idéale pour vous.

HubSpot est un outil de gestion de la relation client (CRM) bien connu. La fonctionnalité d'e-mail d'équipe est disponible sur leurs plateformes Marketing, Sales et Service Hub.

En plus d'une boîte de réception partagée, vous bénéficierez également de fonctionnalités telles que le suivi des réponses par e-mail, des rapports sur les performances des e-mails et des vues de boîte de réception personnalisables. Ces outils vous aident à obtenir des informations précieuses sur votre communication par e-mail et à optimiser le flux de travail de votre équipe.

Une chose qui nous a impressionnés est le nombre généreux de modèles d'e-mails et d'extraits de texte prédéfinis de HubSpot, jusqu'à 5 000 chacun. Cela vous permet de gagner du temps en réutilisant du contenu pré-écrit pour les messages courants.

Avantages de HubSpot :

• CRM puissant : Gérez le support client, les campagnes de vente et les campagnes marketing au sein d'une seule plateforme.
• Modèles d'e-mails évolutifs : Créez jusqu'à 5 000 extraits de texte et modèles d'e-mails prédéfinis pour une communication efficace.
• Informations sur les performances des e-mails : Obtenez des données précieuses sur la santé de vos e-mails pour identifier les domaines à améliorer.
• Flux de travail automatisés : En plus de router automatiquement les conversations, vous pouvez également configurer des déclencheurs pour des réponses automatiques par e-mail pour le marketing ou les ventes.
• Automatisation de la boîte de réception connectée : Lorsqu'elle est connectée à HubSpot, la plateforme utilisera l'IA pour capturer automatiquement vos contacts, les gérer et suggérer des actions basées sur le contenu des e-mails.

Inconvénients de HubSpot :

• Gestion limitée des SLA : Comme d'autres solutions, la gestion des SLA (accords de niveau de service) n'est disponible que dans les plans de niveau supérieur. Cependant, avec HubSpot, vous devrez passer du plan de 15 $/utilisateur par mois au plan beaucoup plus cher de 1 080 $/mois.

Tarification : HubSpot propose un plan gratuit avec des fonctionnalités limitées. Les plans payants de la plateforme client vont de 15 $/utilisateur par mois à 4 000 $/mois. Ces plans incluent l'accès aux Hubs Marketing, Ventes, Service, Contenu, Opérations et Commerce.

Bien que vous puissiez techniquement créer un plan personnalisé pour inclure uniquement les Hubs Marketing, Ventes et Service pour la fonctionnalité de boîte de réception d'équipe, nous avons constaté que le prix était plus élevé que celui des plans préemballés.

Pourquoi nous avons choisi HubSpot : Ses outils CRM, ses fonctionnalités d'e-mail étendues, ses capacités d'automatisation et ses fonctionnalités basées sur l'IA en font un concurrent sérieux pour les entreprises cherchant à gérer toutes leurs interactions clients sur une plateforme centralisée.

Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans notre critique complète de HubSpot.

4. HelpDesk

HelpDesk est une plateforme de service client dotée d'un système puissant pour gérer tous vos e-mails de support en un seul endroit.

Voici comment cela fonctionne : chaque e-mail d'un client devient un ticket. Vous pouvez ensuite facilement marquer ces tickets comme importants ou moins urgents, ajouter des étiquettes pour garder les choses organisées, et les attribuer à des membres spécifiques de l'équipe ou à des abonnés qui doivent être informés de la conversation.

Pour vous faire gagner du temps en répondant aux questions courantes, HelpDesk vous permet de créer vos propres modèles d'e-mails personnalisables. Il existe même un constructeur visuel pour faciliter la création de ces réponses préenregistrées.

Si vous souhaitez adapter HelpDesk aux besoins de votre entreprise, vous pouvez ajouter des champs personnalisés à vos tickets. Par exemple, vous pourriez créer un champ pour le « Numéro de commande » afin que votre équipe puisse facilement trouver les détails pertinents des achats clients sans avoir à rechercher dans les e-mails.

Avantages de HelpDesk :

• Parfait pour les équipes de support client : Des fonctionnalités telles que le marquage des priorités, le marquage des conversations clients, l'attribution de coéquipiers et l'ajout d'abonnés aux tickets permettent à votre équipe de travailler facilement ensemble.
• Fonctionnalités de travail d'équipe : Ajoutez des notes privées ou des mentions pour faire appel à d'autres membres de l'équipe qui pourraient être en mesure d'aider, en veillant à ce que chacun dispose des informations dont il a besoin.
• Automatisation des tâches répétitives : Configurez le routage automatique des affectations et des flux de travail pour accélérer la gestion de vos tickets.
• Analyses de performance : Obtenez des rapports en temps réel qui vous montrent des métriques telles que les moments de la journée où vous recevez le plus d'e-mails, le temps nécessaire pour résoudre les problèmes et la rapidité avec laquelle votre équipe répond aux clients.
• Adresses e-mail de l'équipe : Créez des alias d' e-mail professionnel pour les messages sortants tels que ventes@entreprise.com ou marketing@entreprise.com.

Inconvénients de HelpDesk :

• Tarification unique : HelpDesk n'a qu'un seul plan standard. Si vous avez besoin de plus d'utilisateurs que ce qui est inclus, vous devrez obtenir un devis personnalisé, ce qui peut être coûteux pour les petites entreprises.

Tarification : HelpDesk commence à 29 $/utilisateur par mois. Il est également géré par la même société que LiveChat et ChatBot, vous pouvez donc ajouter le chat en direct et les chatbots pour aller au-delà de la communication par e-mail.

Pourquoi nous avons choisi HelpDesk : Nous avons choisi HelpDesk pour son système de tickets convivial et ses fonctionnalités conçues spécifiquement pour les équipes de service client. Avec son accent sur le travail d'équipe, l'automatisation et les rapports utiles, HelpDesk peut vous aider à améliorer l'expérience client.

5. Gmelius

Gmelius est une solution de boîte de réception partagée spécifique à Gmail. Lors de la configuration, vous pouvez choisir votre orientation : « Orientation Boîte de réception » pour rationaliser les e-mails entrants avec l'automatisation ou « Orientation Prospection » pour renforcer vos efforts d'e-mails sortants.

Vous pouvez connecter Gmelius à votre compte Gmail existant, convertir un e-mail de groupe Google en une boîte de réception collaborative, ou même connecter un alias d'e-mail. L'interface elle-même ressemble beaucoup à Gmail, ce qui la rend parfaite pour les personnes familières avec la plateforme de messagerie de Google.

La véritable puissance de Gmelius réside dans ses options de personnalisation. Vous pouvez créer des vues personnalisées basées sur les membres de l'équipe assignés, les étiquettes d'e-mail ou d'autres critères.

De plus, les règles d'automatisation et les modèles vous aident à optimiser votre flux de travail. Par exemple, vous pouvez configurer des réponses automatiques, attribuer des e-mails en fonction du contenu, ou même recevoir des notifications pour les violations de SLA afin de rationaliser la gestion des e-mails de votre équipe.

Avantages de Gmelius :

• Interface familière : Gmelius ressemble à une extension de Gmail, ce qui le rend facile à apprendre et à utiliser pour les utilisateurs de Gmail existants.
• Fonctionnalités de boîte de réception puissantes : Automatisez diverses tâches de boîte de réception comme l'attribution d'e-mails, le déplacement d'e-mails en fonction du statut, l'étiquetage basé sur des mots-clés, la configuration de réponses automatiques et la réception d'alertes de violation de SLA.
• Bibliothèque complète de modèles : Accédez à une vaste bibliothèque de modèles d'e-mails pré-construits, classés par département (comme la comptabilité fournisseurs et le service client), pour gagner du temps et créer des messages cohérents.
• Intégration Google Meet et Zoom : Cela peut être utile pour des situations telles que la planification d'appels vidéo de suivi directement depuis les fils d'e-mails avec des clients ou des membres de l'équipe.

Inconvénients de Gmelius :

• Intégrations limitées : Comparé à d'autres options de cette liste, Gmelius offre un plus petit nombre d'intégrations tierces.

Tarification : Gmelius commence à 10 $/utilisateur par mois et monte jusqu'à 36 $/utilisateur par mois. Un essai gratuit de 7 jours est disponible. La mise à niveau vers un plan supérieur débloque des avantages tels qu'une fenêtre de reporting de 12 mois, des tâches et des contacts illimités, et la définition des heures d'ouverture.

Pourquoi nous avons choisi Gmelius : L'interface familière, similaire à Gmail, rend Gmelius facile à utiliser. De plus, les capacités d'automatisation étendues et les outils de collaboration peuvent vous aider à mieux gérer votre charge de travail.

6. Freshdesk

Tout comme HelpDesk, Freshdesk transforme les messages provenant d'e-mails, de téléphone, de chat sur site web, et plus encore, en tickets que votre équipe peut gérer.

Dès qu'un nouveau ticket arrive, le système de distribution des tickets de Freshdesk peut l'envoyer automatiquement au membre de l'équipe le plus approprié en fonction de vos règles. Cela garantit que vos clients obtiennent rapidement l'aide de la bonne personne.

Si vous optez pour un plan supérieur, vous pouvez utiliser l'assistant IA Freddy pour aider davantage votre équipe. Il peut résumer les messages des clients, suggérer des reformulations pour améliorer le ton, et même vous aider à analyser les tendances de vos conversations.

Avantages de Freshdesk :

• Tableau de bord des statistiques convivial : Visualisez toutes vos conversations en cours en un coup d'œil, y compris celles en attente de réponse client, celles mises en attente par votre équipe et celles déjà résolues.
• Boîte de réception organisée : Créez des champs personnalisés, des statuts et des vues pour que vos tickets soient bien rangés et faciles à trouver pour votre équipe.
• Escalades automatiques : Configurez des règles pour augmenter automatiquement la priorité d'un ticket. Par exemple, si un client n'a pas répondu concernant un problème de paiement, vous pouvez escalader le ticket à une personne plus apte à gérer la situation.
• Passes journalières : Freshdesk vous permet d'ajouter rapidement de nouveaux agents temporaires avec un accès complet, mais uniquement pour la journée, ce qui est parfait pour des occasions comme les événements de vente.

Inconvénients de Freshdesk :

• Problèmes de performance : D'après notre expérience et les avis des utilisateurs, Freshdesk peut parfois être un peu lent.

Tarification : Freshdesk propose un plan gratuit pour un maximum de 2 agents. Les plans payants commencent à 15 $/utilisateur par mois et vont jusqu'à 79 $/utilisateur par mois. La mise à niveau vous donne accès à une place de marché de plus de 1000 applications, à plus d'options de reporting et à plus de fonctionnalités d'automatisation.

Pourquoi nous avons choisi Freshdesk : Freshdesk permet à votre équipe de collaborer facilement et de résoudre rapidement les demandes des clients. Le plan gratuit et les niveaux payants abordables en font également une excellente option pour les entreprises de toutes tailles, même si ce n'est pas la solution la plus rapide.

7. Missive

Lorsque nous avons essayé Missive, notre première impression a été que l'interface était minimaliste. Outre la zone principale où vous lisez et répondez aux e-mails, il y a une barre latérale qui affiche vos dossiers de boîte de réception, ainsi que la possibilité d'en créer de nouveaux pour une gestion organisée des e-mails.

Cet outil de boîte de réception partagée offre également des règles personnalisées pour les e-mails entrants et sortants. Pour les e-mails entrants, vous pouvez définir des règles basées sur l'expéditeur, le destinataire ou l'objet. Ces règles peuvent déclencher des actions telles que l'ajout de notes, la mise en veille des notifications, la fusion de conversations, et plus encore.

Les règles d'e-mails sortants vous permettent de définir des rappels de suivi, en envoyant automatiquement des e-mails si aucune réponse n'est reçue dans un délai spécifié.

En dehors de cela, Missive dispose d'une fonctionnalité de chat d'équipe qui permet à vous et à votre équipe de réfléchir à des idées avant de répondre aux e-mails.

Avantages de Missive :

• Flux de travail automatisés : Créez des règles puissantes pour les e-mails entrants et sortants, en rationalisant la communication et les suivis.
• Chat d'équipe : Renforcez la collaboration d'équipe grâce à la fonctionnalité de chat intégrée.
• Support des heures d'ouverture dans tous les plans : Gérez les notifications en fonction des heures d'ouverture prédéfinies. Chez de nombreux concurrents, cette fonctionnalité n'est souvent disponible que dans les plans supérieurs.
• Réponses prédéfinies : Gagnez du temps et assurez une communication cohérente en créant des messages pré-écrits pour un usage individuel et d'équipe.

Inconvénients de Missive :

• Peut être trop simple pour certains : Bien que propre, le schéma de couleurs gris de l'interface peut rendre difficile la différenciation visuelle des éléments.
• Plan Starter limité : Bien qu'abordable à 14 $/utilisateur par mois par rapport à Help Scout, le plan Starter vous limite à un maximum de 5 utilisateurs.

Pourquoi nous avons choisi Missive : Dans l'ensemble, Missive est idéal pour les équipes recherchant un moyen simple mais efficace de gérer leurs e-mails. Il offre également des fonctionnalités qui ne sont souvent disponibles que dans les plans supérieurs, comme le support des heures d'ouverture et le chat d'équipe intégré.

8. Hiver

Hiver est un outil qui ajoute des fonctionnalités de boîte de réception partagée directement à votre compte Gmail. Il vous suffit d'installer l'extension Chrome Hiver et elle fonctionnera dans votre Gmail existant. Vous verrez alors de nouvelles fonctionnalités telles que des listes de tâches attribuées, les coordonnées des clients et des analyses utiles.

Hiver aide votre équipe à rester organisée. Pour suivre facilement les progrès, vous pouvez marquer les e-mails comme ouverts, en attente ou fermés. Vous pouvez également attribuer des e-mails à des membres spécifiques de l'équipe, ajouter des étiquettes pour un meilleur tri et utiliser le journal d'activité pour voir l'historique complet des e-mails.

Il existe également des outils de collaboration d'équipe uniques. Par exemple, vous pouvez partager des e-mails en toute sécurité avec des permaliens spéciaux. Ou, configurez des flux d'approbation lorsque les clients font des demandes spéciales qui nécessitent l'approbation de quelqu'un d'autre avant que vous puissiez avancer.

Avantages de Hiver :

• Fonctionne dans Gmail : Gérez votre boîte de réception partagée directement dans votre Gmail existant, en gardant les choses familières et organisées.
• Support omnicanal : Hiver offre des fonctionnalités au-delà de l'e-mail de base, y compris des chatbots, une base de connaissances et même un chat en direct.
• Répartition de la charge : Empêchez les membres de l'équipe de se surcharger de travail en définissant des limites d'attribution.
• Fonctionnalités uniques d'IA : Hiver peut suggérer des modèles d'e-mail à utiliser en fonction de l'e-mail du client ou détecter les messages de remerciement pour fermer automatiquement les conversations.

Inconvénients de Hiver :

• Moins d'intégrations : Hiver ne se connecte pas autant d'autres outils que certains concurrents.

Tarification : Hiver offre un essai gratuit de 7 jours et il existe un plan gratuit limité. Les plans payants commencent à 19 $/utilisateur par mois pour 10 utilisateurs et 2 boîtes aux lettres et vont jusqu'à 49 $/utilisateur par mois. La mise à niveau vous permet d'obtenir des boîtes de réception partagées supplémentaires.

Pourquoi nous avons choisi Hiver : Similaire à Gmelius, Hiver est conçu pour améliorer Gmail. Cependant, contrairement à Gmelius, qui imite l'interface de Gmail, Hiver s'intègre directement dans Gmail et est plus abordable. Cela vous permet de gérer vos e-mails sans quitter l'environnement Gmail.

9. Google Groups

Vous avez un budget serré et avez besoin d'un moyen rapide de configurer une boîte de réception Gmail partagée ? Vous pourriez essayer Google Groups. Ce service gratuit de Google Workspace vous permet de créer une adresse e-mail centrale que toute votre équipe peut utiliser.

Il est important de noter que seuls les utilisateurs disposant des privilèges d'administrateur de Google Workspace peuvent créer des groupes. Si vous n'êtes pas sûr de vos autorisations de compte, vérifiez simplement auprès de votre équipe d'administration.

Une fois votre groupe créé, le propriétaire ou le gestionnaire peut activer les fonctionnalités de boîte de réception collaborative. Cela permet aux membres de l'équipe de gérer les conversations en attribuant des e-mails à des membres spécifiques, en marquant les conversations comme résolues et en utilisant des étiquettes pour une meilleure organisation.

Avantages de Google Groups :

• Gratuit et facile à utiliser : Il n'y a aucun coût et la configuration est simple.
• Fonctionnalités collaboratives : Vous pouvez attribuer des e-mails, résoudre des conversations et utiliser des étiquettes pour organiser vos messages.
• Rôles et autorisations : Définissez des rôles et des autorisations d'accès clairs pour sécuriser votre boîte de réception partagée. Vous pouvez décider qui peut consulter les conversations, y participer, approuver les messages, etc.

Inconvénients de Google Groups :

• Fonctionnalités limitées : Bien que Google Groups offre des fonctionnalités collaboratives, elles ne sont pas au même niveau que celles des autres plateformes de boîte de réception partagée.

Tarification : La création et l'utilisation de Google Groups sont entièrement gratuites pour tous les utilisateurs de Google Workspace, à condition que vous disposiez des autorisations nécessaires pour créer des groupes. Les plans Workspace vont de 6 $ par utilisateur par mois à 18 $ par utilisateur par mois, les niveaux supérieurs offrant un stockage accru par utilisateur.

Pourquoi nous avons choisi Google Groups : Google Groups est un excellent point de départ pour les équipes recherchant une solution gratuite et simple pour créer une boîte de réception Gmail partagée. Cependant, nous ne le recommandons pas pour une utilisation à long terme car il n'est pas aussi évolutif que d'autres options de la liste.

10. Boîte aux lettres partagée Outlook

Vous et votre équipe utilisez-vous déjà Microsoft 365 et Outlook pour rester connectés ? Votre équipe est-elle petite et recherche-t-elle un moyen simple de travailler ensemble sur les e-mails ? Essayez alors la fonctionnalité Boîte aux lettres partagée d'Outlook.

La configuration d'une boîte aux lettres partagée est facile si vous êtes l'administrateur de votre compte Microsoft 365. Tout ce que vous avez à faire est de créer une nouvelle adresse e-mail spécifiquement pour votre équipe et d'ajouter les membres. Si vous n'êtes pas l'administrateur, vous pouvez leur demander d'en créer une pour vous.

Une fois configurée et opérationnelle, la boîte aux lettres partagée apparaît comme un nouveau dossier dans votre Outlook. Votre équipe peut recevoir des e-mails à cette adresse partagée, et tous les messages que vous envoyez depuis cette adresse e-mail sembleront provenir de l'équipe, et non d'une personne en particulier.

Avantages de la boîte aux lettres partagée Outlook :

• Configuration simple : Les boîtes aux lettres partagées sont faciles à configurer et à utiliser car elles s'intègrent parfaitement à votre Outlook existant.
• Calendriers d'équipe : Le calendrier connecté à la boîte aux lettres partagée apparaît automatiquement dans la liste des calendriers de chacun, de sorte que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant les réunions et les échéances.
• Règles de boîte de réception : Tout comme avec votre propre boîte de réception, vous pouvez définir des règles pour trier et gérer automatiquement les e-mails qui arrivent dans la boîte aux lettres partagée.

Inconvénients de la boîte aux lettres partagée Outlook :

• Pas pour les grandes équipes : Les boîtes aux lettres partagées fonctionnent mieux pour les petites équipes. Si votre équipe est plus grande ou a besoin de plus de fonctionnalités de collaboration, vous pourriez avoir besoin d'un outil différent.

Tarification : La fonctionnalité de boîte aux lettres partagée est incluse dans tous les plans Microsoft 365 Business, qui commencent à 6 $ par utilisateur par mois et vont jusqu'à 22 $ par utilisateur par mois. Microsoft 365 offre également un essai gratuit d'un mois.

Pourquoi nous avons choisi la boîte aux lettres partagée Outlook : Pour les petites équipes utilisant déjà Microsoft 365, la boîte aux lettres partagée peut être une excellente option. Cependant, si votre équipe a besoin de fonctionnalités plus avancées, vous pourriez envisager d'autres alternatives.

Quels sont les meilleurs outils de boîte de réception partagée pour les e-mails d'équipe ?

Pour les petites entreprises, Help Scout est le meilleur outil de boîte de réception partagée pour gérer les e-mails de votre équipe. Il est facile à utiliser, abordable et regorge de fonctionnalités qui aident votre équipe à travailler ensemble efficacement. Cela signifie des clients plus satisfaits et un flux de travail plus fluide pour votre équipe.

Si votre entreprise fonctionne sous WordPress et que vous gérez de nombreuses demandes de clients, alors Heroic Inbox est un concurrent sérieux. Il s'intègre directement à votre tableau de bord WordPress, vous permettant de gérer les tickets de support sans jamais quitter votre environnement familier.

Enfin, pour les entreprises qui souhaitent gérer toutes leurs interactions clients en un seul endroit, ne cherchez pas plus loin que HubSpot. Cette plateforme va au-delà des boîtes de réception partagées de base avec son puissant système CRM.

Boîtes de réception d'e-mails partagées : Foire aux questions

Maintenant que nous avons examiné les meilleurs outils de boîte de réception partagée du marché, répondons à quelques questions fréquemment posées.

Comment gérer une boîte de réception partagée dans Gmail ?

Il existe plusieurs options. Google Groups offre une solution gratuite, mais ses fonctionnalités sont limitées. Pour une meilleure expérience, envisagez Help Scout ou Heroic Inbox. Ces deux outils offrent des fonctionnalités telles que l'attribution d'e-mails aux membres de l'équipe, la définition d'autorisations et l'automatisation des tâches dans une interface conviviale.

Quels outils de boîte de réception partagée sont les meilleurs pour la collaboration d'équipe en petite entreprise ?

Help Scout, Heroic Inbox, HubSpot et Help Desk sont d'excellents outils de boîte de réception partagée pour les petites entreprises. Ces plateformes offrent des fonctionnalités telles que le routage automatique des e-mails, les notes internes, le marquage des e-mails et les réponses prédéfinies pour faciliter grandement la communication.

Le choix de la meilleure option dépend de vos besoins spécifiques et de votre budget.

Quels outils de boîte de réception partagée offrent la meilleure intégration avec Gmail ?

Help Scout offre un processus de configuration Gmail assez simple. Après avoir connecté votre compte, Help Scout importe de manière transparente vos e-mails existants.

Pour les utilisateurs qui souhaitent améliorer leur Gmail, Hiver est une excellente option. Il ajoute des fonctionnalités directement dans Gmail, telles que l'attribution de tâches et l'historique des activités.

Découvrez d'autres outils pour la collaboration d'équipe

• Meilleur logiciel de gestion des tâches pour les petites entreprises
• Meilleurs outils de communication d'équipe pour les petites entreprises
• Meilleurs outils d'automatisation marketing pour petites entreprises
• Meilleur logiciel de chat vidéo pour les entreprises (avec options gratuites)
• Meilleurs services de fax en ligne pour les petites entreprises

Nous espérons que cet article vous a aidé à découvrir les meilleurs outils de boîte de réception partagée pour gérer les e-mails de votre équipe. Vous pourriez également vouloir consulter notre liste des meilleurs services de marketing par e-mail et nos analyses d'experts sur ce qui fait une page de destination à forte conversion.

Si cet article vous a plu, abonnez-vous à notre chaîne YouTube pour des tutoriels vidéo WordPress. Vous pouvez également nous retrouver sur Twitter et Facebook.