Google Workspace

Lors de leurs débuts avec WordPress, de nombreux propriétaires de sites font l'erreur d'utiliser un compte Gmail personnel pour leurs communications professionnelles. Bien que cela fonctionne, avoir « @gmail.com » à la fin de votre adresse e-mail ne rend pas service à votre image professionnelle.

C'est là qu'intervient Google Workspace (anciennement G Suite).

Chez WPBeginner, nous avons aidé des milliers de propriétaires de sites web à configurer leurs adresses e-mail professionnelles avec Google Workspace. Nous avons constaté par nous-mêmes comment cette suite de productivité peut transformer le fonctionnement des petites entreprises, de la collaboration transparente à l'amélioration de la communication avec les clients.

Dans cet avis sur Google Workspace, je partagerai tout ce que nous avons appris sur cette suite de productivité populaire, pour vous aider à décider si elle convient à votre entreprise.

Avis sur Google Workspace : Mon opinion honnête et mon expérience directe

Anciennement connu sous le nom de G Suite, Google Workspace est une suite de productivité populaire. Elle vous permet d'utiliser toutes les applications Google les plus populaires comme Drive, Docs, Sheets et Calendar, mais avec votre propre nom de domaine.

En particulier, vous obtiendrez une adresse e-mail professionnelle. Immédiatement, cela rendra votre entreprise plus digne de confiance et professionnelle, ce qui aidera à convertir les visiteurs et les prospects en clients. À mon avis, c'est quelque chose dont tout le monde peut bénéficier : freelances, propriétaires de petites entreprises, et même les blogueurs !

Vous pouvez également créer des documents à l'aide des outils de Google et les stocker dans le cloud. Cela signifie que vous pouvez y accéder depuis n'importe quel endroit, à tout moment. Vous pouvez même collaborer sur ces documents avec des collègues, des partenaires et d'autres contacts, et communiquer par texte, audio ou vidéo.

Avis sur Google Workspace : est-ce la bonne suite de productivité pour vous ?

La bonne suite de productivité basée sur le cloud vous permet d'accéder au contenu de n'importe quel endroit, à tout moment, et de collaborer avec des personnes du monde entier. En tant que membre d'une équipe à distance, je sais par expérience combien de temps et d'efforts cela peut vous faire gagner.

Cela dit, dans cet avis sur Google Workspace, je vais vous aider à décider si c'est la bonne suite de productivité tout-en-un pour votre site Web WordPress.

1. Gmail

Google Workspace vous permet d'ajouter des enregistrements MX à votre domaine, afin que vous puissiez créer une adresse e-mail professionnelle avec le nom de votre entreprise, de votre site Web ou de votre blog WordPress.

Pensez-y : vous pouvez créer une adresse e-mail comme votre nom@votre site Web.com en quelques minutes. Nous pouvons tous convenir que c'est important pour renforcer votre crédibilité, que vous soyez un freelance, un propriétaire de petite entreprise ou que vous gériez un blog populaire.

Comme les e-mails semblent provenir de votre propre domaine, vous paraîtrez plus professionnel, tout en renforçant votre image professionnelle ou marque personnelle.

Vous pouvez créer jusqu'à 30 alias d'e-mail par utilisateur, ce qui est utile si vous souhaitez gérer tous vos messages en un seul endroit. Par exemple, un consultant pourrait utiliser différents alias pour différents clients et les gérer tous à partir d'un seul compte.

Pour commencer, il vous suffit de saisir votre nom de domaine et un nom d'utilisateur, qui deviendront votre première adresse e-mail professionnelle. 

Ensuite, vous devez simplement vérifier votre domaine et votre nouvelle adresse e-mail professionnelle sera prête à l'emploi. Cette fonctionnalité est si simple à utiliser, même pour les débutants.

Une fois que vous êtes opérationnel, vous pouvez facilement gérer votre compte Gmail dans la console d'administration Workspace. Par exemple, vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs, augmenter l'espace de stockage de votre compte de messagerie, effectuer des paiements et ajuster les paramètres de votre compte, le tout au même endroit.

Vous pouvez également ajouter une signature d'e-mail professionnelle. Nous comprenons tous qu'il est important de faire bonne impression et qu'une signature d'e-mail bien conçue vous aide à y parvenir.

Gmail regorge de fonctionnalités qui vous font gagner du temps, comme la réponse intelligente et la rédaction intelligente. Ces suggestions peuvent vraiment accélérer vos flux de travail. Il est également doté d'un correcteur grammatical et d'un correcteur orthographique intégrés pour vous aider à éviter les fautes de frappe embarrassantes.

Dans le cadre du forfait Google Workspace, vous aurez accès aux filtres de sécurité avancés, de phishing et de spam de Google. En fait, selon le site Web de Google, leurs modèles d'apprentissage automatique empêchent plus de 99,9 % des spams, des tentatives de phishing et des logiciels malveillants d'atteindre les utilisateurs de Gmail.

Gmail propose également une authentification à deux facteurs et des sauvegardes automatiques pour une sécurité accrue.

Au-delà de cela, Google Workspace a la réputation d'être un fournisseur d'e-mails extrêmement fiable avec très peu de temps d'arrêt et aucun délai. Selon le site Web de Google, les utilisateurs peuvent s'attendre à 99,9 % de disponibilité garantie et à 0 % de temps d'arrêt planifié.

Les taux de délivrabilité élevés de Google sont également un énorme avantage. Vous pouvez être sûr que vos e-mails arriveront dans la boîte de réception, et non dans le dossier spam. C'est crucial pour les entreprises et les particuliers qui dépendent de l'e-mail pour communiquer.

Vous pouvez accéder à votre compte Gmail depuis n'importe quel appareil, y compris les smartphones et les tablettes. Il existe même une application mobile Gmail pour que vous puissiez gérer vos e-mails en déplacement. J'ai testé l'application mobile, et elle fonctionne parfaitement.

Gmail fonctionne avec de nombreux clients de bureau populaires, notamment Microsoft Outlook, Apple Mail et Mozilla Thunderbird. En fait, les utilisateurs d'Outlook peuvent synchroniser leurs e-mails, événements et contacts avec Google Workspace. Ce niveau de compatibilité est un réel avantage pour les utilisateurs qui préfèrent les clients de bureau.

Si vous souhaitez migrer depuis une autre plateforme, Google Workspace propose des outils de migration pour Outlook, Exchange et Lotus.

Enfin, Gmail s'intègre parfaitement à toutes les autres applications Google Workspace. Cela signifie que vous pouvez effectuer une multitude de tâches directement dans le tableau de bord Gmail, notamment envoyer une invitation Google Meet, créer un événement dans Google Agenda et ajouter des tâches à votre liste de tâches.

Vous pouvez même connecter Gmail à vos applications tierces préférées à l'aide des modules complémentaires Google Workspace.

Par exemple, vous pouvez installer des modules complémentaires pour RingCentral, Slack et Zoho.

Mon avis honnête : Obtenir un e-mail professionnel avec Google Workspace est incroyablement simple. Ensuite, vous pouvez facilement gérer votre Gmail via la console d'administration de Workspace. Vous pouvez ajouter des membres à votre équipe, augmenter le stockage, gérer la facturation – tout en un seul endroit. C'est super pratique.

De plus, Gmail regorge de fonctionnalités qui améliorent la productivité, comme la réponse intelligente et la rédaction intelligente. De plus, il existe un correcteur orthographique intégré pour vous éviter ces fautes de frappe embarrassantes. Et la sécurité ? Elle est de premier ordre grâce à des fonctionnalités telles que l'authentification à deux facteurs et les sauvegardes automatiques. Essentiellement, Gmail est une excellente solution globale.

2. Google Drive

Google Drive est un outil de stockage cloud que vous pouvez utiliser pour stocker tous vos Google Docs, Sheets, Slides, et plus encore.

Vous pouvez ouvrir plus de 40 types de fichiers différents dans Google Drive, y compris des fichiers Microsoft tels que des documents Excel, PowerPoint et Word. Cela le rend super polyvalent pour toutes sortes de projets. Je l'ai testé avec une variété de types de fichiers, et il a tout géré parfaitement. En fait, j'ai commencé à utiliser Google Drive pour mes propres sauvegardes WordPress.

Comme Google Drive est un outil basé sur le cloud, vous pouvez accéder à vos fichiers depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet, en utilisant n'importe quel appareil. Nous comprenons tous l'importance de cela de nos jours !

Vous pouvez également accéder à vos fichiers Google Drive directement depuis votre ordinateur, en utilisant l'application Drive pour ordinateur. De cette façon, vous pouvez accéder aux documents sans attendre qu'ils se synchronisent, et sans qu'ils n'occupent d'espace sur votre ordinateur local.

Le partage de fichiers est un jeu d'enfant avec Google Drive. Vous pouvez facilement donner à d'autres la permission de télécharger, modifier, commenter ou simplement afficher des fichiers spécifiques. Je trouve cela incroyablement utile lorsque je collabore sur des articles avec d'autres rédacteurs de WPBeginner.

Une autre fonctionnalité intéressante est la possibilité de définir des dates d'expiration pour les fichiers partagés. C'est parfait pour accorder un accès temporaire. Par exemple, si vous dirigez une agence de développement WordPress, vous ne partagerez peut-être des fichiers avec un client que pendant la durée de son contrat. J'ai testé cette fonctionnalité, et elle a fonctionné à la perfection.

Google Drive prend la sécurité au sérieux, ce que nous pouvons tous apprécier. Ils utilisent Vault, l'administration centralisée et la prévention de la perte de données pour protéger vos fichiers. Cela signifie que vous pouvez stocker et partager en toute confiance des informations sensibles tout en respectant d'importantes exigences de conformité des données.

Trouver rapidement le bon fichier est facile grâce à la recherche par intelligence artificielle de Google Drive. Je l'ai testée, et elle est remarquablement précise.

Il prédit ce que vous recherchez et suggère des résultats au fur et à mesure que vous tapez, vous faisant gagner un temps précieux. J'imagine que nos lecteurs trouveront cette fonctionnalité incroyablement utile, surtout lorsqu'ils traitent un grand nombre de fichiers.

Enfin, vous pouvez étendre votre Google Drive à l'aide de modules complémentaires. Par exemple, vous pourriez collecter des signatures électroniques à l'aide du module complémentaire DocuSign, ou utiliser ChatGPT pour générer des plans à l'aide de l'IA. J'ai testé quelques modules complémentaires, et ils se sont intégrés de manière transparente. Cela ouvre un monde de possibilités pour rationaliser vos flux de travail.

Mon avis honnête : Google Drive est un stockage cloud très puissant et incroyablement polyvalent.

La façon dont il fonctionne simplement avec tous les autres outils Google que vous utilisez probablement déjà ? C'est un énorme avantage. De plus, la sécurité est solide, et cette recherche alimentée par l'IA ? Vraiment intelligente – elle rend la recherche de vos fichiers un jeu d'enfant.

Bien qu'il existe d'autres options de stockage cloud disponibles, les fonctionnalités complètes et la facilité d'utilisation de Google Drive en font un concurrent de premier plan, et je vous recommande vivement de l'essayer – si ce n'est pas déjà fait !

3. Google Docs

Google Docs est un traitement de texte en ligne populaire qui vous permet de créer et de modifier des documents directement dans votre navigateur. Pas besoin d'installer de logiciel séparé !

En tant que rédacteur pour WPBeginner, j'utilise Google Docs tout le temps, et je suis toujours impressionné par ses capacités. Je sais que nos lecteurs recherchent toujours des outils d'écriture efficaces, et celui-ci vaut vraiment la peine d'être examiné. 

Vous pouvez même importer des documents dans Google Docs, y compris des fichiers Microsoft Word et des fichiers PDF. J'ai testé cela avec plusieurs formats de fichiers différents, et cela a fonctionné sans problème.

Avec Google Docs, vous pouvez accéder à votre travail depuis n'importe quel endroit, en utilisant n'importe quel appareil connecté à Internet. Et si vous utilisez Chrome, vous pouvez même travailler hors ligne. J'ai trouvé cette fonctionnalité incroyablement utile lorsque je voyage.

Google Docs dispose de fonctionnalités de partage faciles, vous pouvez donc collaborer avec d'autres personnes sur le même document Google.

Vous verrez les modifications au fur et à mesure qu'elles sont apportées par l'utilisateur, et vous pourrez communiquer directement en postant des commentaires ou en tapant dans le chat en direct intégré. Imaginez travailler sur un article de blog avec plusieurs auteurs simultanément – Google Docs rend cela sans effort.

Google Docs suit également chaque modification, vous pouvez donc annuler une modification à tout moment si vous vous rendez compte que vous avez fait une erreur. Google crée même un historique détaillé des versions, vous pouvez donc également revenir à une version antérieure du document. J'ai trouvé cela incroyablement utile lorsque je revisite d'anciennes ébauches.

Lorsque vous avez terminé, vous pouvez exporter votre document dans divers formats, notamment .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt et .html. Cette flexibilité est parfaite pour partager des documents en pièces jointes par e-mail ou pour les téléverser sur d'autres applications, comme votre application CRM.  J'ai testé toutes les options d'exportation, et elles ont parfaitement fonctionné.

My Honest Review: Google Docs is a fantastic online word processor that offers a compelling alternative to traditional desktop software. Its accessibility, real-time collaboration features, and seamless version history make it a powerful tool for individuals and teams.

The fact that you can access it easily from anywhere and work together with others at the same time is a big plus. In addition, it automatically saves every version of your work, which is super helpful for keeping track of changes.

While it may not have every advanced feature of a full-fledged desktop word processor, Google Docs is easy to use, excellent for working with others, and accessible from any device. For most writing tasks, it’s my top recommendation.

4. Google Sheets

Google Sheets is a popular spreadsheet software that you can access directly in the browser.

Plus, if you’re using Chrome or Microsoft Edge, you can even work on your spreadsheets offline. I’ve found this feature invaluable when I’m on the go.

Just like Google Docs, Sheets makes collaboration easy. I use this feature all the time when working with my team. You can share spreadsheets, see changes in real-time as others make them, and communicate directly within the document. This streamlined workflow makes teamwork efficient and enjoyable.

Imagine tracking marketing campaign results with your team, all updating the same spreadsheet simultaneously. Google Sheets can even notify you about changes that happen while you’re away.

This ensures you’re always aware of the latest updates to your spreadsheets. For example, Google Sheets can notify you every time a team member adds new data to a sales spreadsheet.

To keep your data safe, you can grant access to individuals, groups, or even set up domain-level access.

Vous pouvez également ajouter une date d'expiration et désactiver les options de téléchargement, de copie ou d'impression pour des collaborateurs spécifiques. Ceci est essentiel pour protéger les informations sensibles ou confidentielles. Imaginez partager des projections financières avec des parties prenantes tout en les empêchant de télécharger ou de distribuer les données.

Une autre option consiste à vendre des feuilles de calcul Google sous forme de fichiers téléchargeables. Je peux imaginer que nos lecteurs trouvent cette fonctionnalité incroyablement utile pour vendre des modèles, des ensembles de données ou d'autres produits numériques. Cela ouvre de nouvelles possibilités pour monétiser votre contenu.

Google Sheets est compatible avec les documents Excel, CSV et texte brut, ainsi qu'avec des systèmes externes tels que Microsoft Office. Cela vous permet de travailler facilement sur plusieurs plateformes. J'ai testé l'importation et l'exportation de fichiers dans différents formats, et cela a fonctionné sans faille.

Sheets s'intègre également de manière transparente avec Google Forms, vous pouvez donc enregistrer automatiquement les soumissions de formulaires dans une feuille de calcul. De cette façon, vous pouvez créer un simple flux de travail d'automatisation qui vous fait gagner beaucoup de temps.

Vous pouvez également analyser les données BigQuery dans Google Sheets à l'aide de Connected Sheets, qui est leur connecteur de données BigQuery. C'est une fonctionnalité puissante pour quiconque travaille avec de grands ensembles de données. 

Lors de l'ajout de données aux feuilles de calcul, vous devrez peut-être effectuer des calculs. La bonne nouvelle est que Google Sheets peut additionner, soustraire, multiplier et diviser des valeurs à l'aide de plus de 400 formules, vous n'avez donc pas besoin d'utiliser un plugin de calculatrice ou une application distincte.

Google Sheets facilite encore plus l'utilisation des formules en suggérant des formules pertinentes au fur et à mesure que vous tapez. C'est un énorme gain de temps, surtout si vous n'êtes pas familier avec toutes les formules disponibles. J'imagine que nos lecteurs bénéficieront grandement de cette assistance intelligente.

Parfois, vous voudrez peut-être présenter vos données visuellement dans un graphique ou un diagramme. Cela permet de repérer plus facilement les tendances et les modèles dans vos données, tels que les campagnes qui génèrent le plus de revenus pour votre boutique en ligne.

Il peut également afficher de nombreuses données complexes d'une manière plus facile à comprendre, ou à présenter à d'autres personnes.

Avec Google Sheets, vous pouvez créer des graphiques et des diagrammes en quelques clics. Sélectionnez simplement les données que vous souhaitez utiliser et le type de graphique que vous voulez créer, comme un graphique linéaire, combiné, en aire, en dispersion ou une carte arborescente.

Google Sheets créera alors une belle visualisation basée sur vos données.

Tous ces graphiques sont entièrement personnalisables. Cela vous permet de les ajuster pour afficher précisément les informations dont vous avez besoin, d'une manière claire et facile à comprendre. Je sais que nos lecteurs apprécieront ce niveau de contrôle. Vous pouvez ajuster les couleurs, les étiquettes, les polices, et plus encore pour créer des graphiques visuellement attrayants et informatifs.

Pour les utilisateurs avancés, Google Sheets offre de puissantes options d'extensibilité. J'ai expérimenté avec Apps Script, et cela ouvre un monde de possibilités. Vous pouvez ajouter des fonctions personnalisées, des éléments de menu et des macros en utilisant Apps Script. Cela vous permet d'automatiser des tâches et d'adapter Google Sheets à vos besoins spécifiques.

Vous pouvez également créer des applications mobiles et de bureau personnalisées sur Sheets en utilisant AppSheet. Imaginez créer une application qui envoie des notifications push web chaque fois qu'une ligne est mise à jour. C'est un changement majeur pour la surveillance des données en temps réel.

De plus, il existe toutes sortes de façons innovantes d'intégrer Sheets avec WordPress. Par exemple, vous pouvez connecter des formulaires WordPress à Google Sheets ou connecter Sheets avec WooCommerce.

Mon avis honnête : Dans l'ensemble, je suis incroyablement impressionné par Google Sheets. Son accessibilité, ses fonctionnalités collaboratives et ses puissants outils de visualisation de données en font un outil indispensable. La large gamme de formules intégrées, de graphiques personnalisables et d'options d'intégration en font un excellent complément pour les entreprises de toutes tailles.

Enfin, la possibilité d'étendre Google Sheets avec Apps Script et AppSheet vous permet de créer des outils personnalisés et d'automatiser des tâches. Cela fait de Google Sheets bien plus qu'un simple programme de tableur – il devient une plateforme sur laquelle vous pouvez construire exactement ce dont vous avez besoin.

Que vous débutiez ou que vous soyez un professionnel des tableurs, Google Sheets offre un ensemble d'outils très puissants et flexibles pour gérer et analyser vos données. Cela vaut vraiment la peine d'y jeter un coup d'œil.

5. Google Slides

Lorsque vous pensez aux présentations, beaucoup de gens imaginent des présentations professionnelles ou des projets scolaires. Cependant, vous pouvez également ajouter des présentations à votre site Web, pour maintenir l'intérêt des visiteurs et afficher des informations de manière attrayante.

Je sais que nos lecteurs cherchent toujours des moyens d'engager leurs visiteurs, et c'est certainement quelque chose qui mérite d'être considéré. Par exemple, si vous avez une boutique en ligne, vous pourriez créer un diaporama présentant les spécifications, les fonctionnalités et les commentaires positifs de vos derniers produits. J'ai testé cela sur un site de commerce électronique de démonstration, et le résultat était fantastique. 

Avec Google Slides, vous pouvez créer toutes sortes de présentations directement dans votre navigateur, puis les partager avec d'autres personnes, ou ajouter la présentation à votre site Web WordPress. Cette intégration transparente avec WordPress est un atout majeur pour nos lecteurs.

Tout comme les autres applications de Google Workspace, Google Slides permet une collaboration transparente.

J'ai collaboré à de nombreuses présentations avec Google Slides, et c'est incroyablement efficace. Vous pouvez travailler sur des présentations avec d'autres personnes et définir des autorisations spécifiques pour chaque utilisateur. Par exemple, vous pouvez donner à un utilisateur la permission de modifier, de visualiser ou simplement d'ajouter des commentaires à un document. Cela rend le travail d'équipe sur les présentations facile et efficace.

Google Slides est livré avec une bibliothèque de modèles intégrée, vous pouvez donc facilement créer de belles présentations, des diaporamas, des visites de produits WooCommerce, et plus encore. J'ai utilisé ces modèles moi-même, et ils constituent un excellent point de départ. 

Vous pouvez ajouter toutes sortes de contenus à vos présentations, y compris des vidéos, des images, des graphiques, des GIF, des autocollants et des diagrammes. Cette polyvalence vous permet de créer des présentations attrayantes et informatives.

De plus, vous pouvez ajouter des animations et des transitions pour maintenir l'intérêt des visiteurs et des clients potentiels pour votre contenu. J'ai utilisé ces fonctionnalités pour ajouter un élément dynamique à mes présentations, et elles fonctionnent très bien. 

Et, comme toujours avec les applications Google Workspace, votre travail est sauvegardé automatiquement. De plus, il existe un historique complet des révisions pour que vous puissiez annuler des modifications ou restaurer des versions antérieures.

Mon avis honnête : Google Slides est un outil très polyvalent et convivial pour créer des présentations.

Les modèles prêts à l'emploi, les animations pour ajouter un intérêt visuel et les transitions entre les diapositives simplifient vraiment le processus de conception. De plus, la possibilité de travailler simultanément sur des présentations avec des membres de l'équipe et d'avoir un historique des versions intégré est très utile et procure une tranquillité d'esprit.

Et voici une fonctionnalité intéressante pour les utilisateurs de WordPress : vous pouvez même intégrer vos présentations Google Slides directement sur votre site Web, ouvrant ainsi d'excellentes façons de partager des informations et de capter l'attention de vos visiteurs. Imaginez afficher facilement des démonstrations de produits, des tutoriels étape par étape, ou même des résumés d'événements directement dans vos articles de blog ou vos pages.

C'est un moyen simple mais puissant d'améliorer l'engagement des utilisateurs et de fournir un contenu précieux sans nécessiter de codage complexe.

6. Google Agenda

Google Agenda est une application de calendrier bien connue qui est devenue une partie essentielle de mon flux de travail quotidien. Avec un abonnement Google Workspace, vous pouvez l'utiliser avec votre propre nom de domaine, ajoutant une touche professionnelle. C'est quelque chose que nous pouvons tous convenir être un avantage appréciable. 

Google Agenda facilite le partage d'événements en personne et d'événements virtuels, la planification de réunions, la configuration de rappels, de suivis, et bien plus encore. J'ai trouvé ces fonctionnalités incroyablement utiles pour rester organisé et gérer mon temps efficacement.

Google Agenda dispose également d'un système de notifications et de rappels pour que vous ne manquiez jamais un événement important. Ce système est une aubaine : je ne saurais vous dire combien de fois il m'a évité de manquer des réunions ou des échéances importantes. Vous pouvez personnaliser les notifications selon vos préférences, vous assurant ainsi de recevoir des rappels en temps voulu pour les événements à venir.

Vous pouvez même afficher un Google Agenda sur votre site web WordPress, afin que les visiteurs et les clients puissent consulter votre emploi du temps en un coup d'œil.

J'ai utilisé cette fonctionnalité pour partager des calendriers d'événements sur des sites Web communautaires, et cela fonctionne à merveille. Imaginez une bibliothèque locale affichant les événements et ateliers à venir sur son site Web en utilisant un Google Agenda public. C'est un moyen pratique de tenir votre communauté informée.

Vous pouvez également ajouter des salles de réunion et des ressources comme des projets à vos événements, ou ajouter un lieu. J'ai trouvé cela incroyablement utile pour suivre toutes les parties mobiles de mes projets.

Lors de la planification de votre emploi du temps, vous pouvez ajouter des tâches à votre Google Agenda. Vous pouvez également définir une date limite et marquer la tâche comme terminée une fois qu'elle est terminée. Imaginez un freelance gérant les projets et les délais des clients entièrement dans son Google Agenda – cela simplifie la gestion de projet et garde tout au même endroit.

Planifier des événements de groupe peut être un casse-tête, mais Google Agenda simplifie le processus. J'ai utilisé cette fonctionnalité pour coordonner les réunions d'équipe, et c'est une aubaine. Vous pouvez superposer plusieurs calendriers dans une seule vue, ce qui facilite la recherche d'un moment qui convient à tout le monde, même avec de nombreux participants. 

Mieux encore, vous pouvez créer des calendriers partagés parfaits pour organiser de grandes équipes et départements, comme votre service d'assistance. J'ai utilisé des calendriers partagés pour gérer des calendriers éditoriaux et des chronologies de projet, et c'est incroyablement efficace. Vous pouvez même créer un calendrier accessible à tous dans votre organisation pour des événements tels que les vacances d'équipe et les réunions générales.

Vous pouvez ajouter vos heures de travail et votre lieu à votre calendrier, afin que vos collègues sachent exactement où et quand vous contacter.

Une autre option consiste à partager vos disponibilités via une page de réservation afin que les clients, partenaires et autres contacts externes puissent planifier des rendez-vous avec vous. J'ai testé cette fonctionnalité, et elle est incroyablement facile à configurer. Vous pourriez même utiliser cette fonctionnalité pour accepter des réservations pour votre hôtel, restaurant, ou une entreprise similaire.

Après avoir pris rendez-vous, Google Agenda enverra des rappels aux participants afin qu'ils ne manquent pas leur réservation.

Si vous proposez des réservations payantes, Google Agenda peut vérifier l'adresse e-mail de la personne et collecter le paiement via Stripe, ajoutant une couche de sécurité supplémentaire. Imaginez un coach proposant des consultations en ligne payantes et utilisant Google Agenda pour gérer les réservations et les paiements en toute transparence.

Vous pouvez même définir un nombre maximum de rendez-vous par jour, ajouter un temps tampon entre les rendez-vous et contrôler à quelle fréquence, à l'avance ou à la dernière minute, les gens peuvent prendre rendez-vous avec vous. J'ai expérimenté ces paramètres, et ils offrent un haut degré de contrôle. 

De nombreuses entreprises envoient un e-mail de confirmation concernant les événements ou rendez-vous à venir. Lorsque vous recevez un e-mail contenant des informations sur un vol, une réunion, une réservation de restaurant ou un événement similaire, Google Agenda l'ajoutera automatiquement à votre emploi du temps. Cela élimine le besoin de saisir manuellement les détails de l'événement, vous faisant gagner du temps et des efforts.

En répondant à une invitation Google Agenda, vous pouvez répondre avec une RSVP spécifique au lieu, afin que les participants sachent si vous participez virtuellement ou en personne. J'ai testé cette fonctionnalité, et c'est un excellent ajout.

Google Agenda peut même vous aider à comprendre comment vous utilisez votre temps.

J'ai utilisé Time Insights pour analyser mes propres habitudes de travail, et c'est incroyablement instructif. La fonctionnalité Time Insights montre combien de temps vous passez en réunions, les types d'événements auxquels vous assistez, la durée typique de ces réunions, et plus encore. Je sais que nos lecteurs cherchent toujours des moyens d'améliorer leur gestion du temps, et cette fonctionnalité fournit des données précieuses.

Cet outil analyse également votre emploi du temps et suggère un « temps de concentration ». Pendant cette période, Google Agenda coupera automatiquement vos notifications et déclinera les réunions, afin que vous puissiez travailler sans distractions. Je pense que nous pouvons tous convenir qu'un temps de concentration ininterrompu est essentiel pour le travail approfondi et la productivité, et Google Agenda facilite sa planification.

Si vous utilisez actuellement une autre application de calendrier, Google Agenda propose des options de migration pour de nombreux services populaires, y compris Microsoft Outlook. Cela facilite le passage à Google Agenda sans perdre vos données d'emploi du temps existantes.

Mon avis honnête : Dans l'ensemble, Google Agenda est une application de calendrier puissante et polyvalente qui va au-delà de la simple planification. Son intégration transparente avec les autres applications Google Workspace, ses fonctionnalités intelligentes comme les aperçus de temps et le temps de concentration, ainsi que ses options flexibles de partage et de réservation en font un outil précieux pour les particuliers comme pour les entreprises.

La possibilité de gérer des tâches dans votre calendrier, de créer des calendriers publics pour votre site Web et de personnaliser les notifications et les rappels ajoute encore plus de valeur.

Je recommande vivement d'essayer Google Agenda, surtout si vous recherchez une solution robuste et intégrée pour gérer efficacement votre temps et votre emploi du temps.

7. Google Meet

Avec la tendance croissante du travail à distance, de nombreuses équipes ne travaillent plus dans le même bâtiment. Si vous êtes une grande entreprise, vous pouvez même avoir du personnel dans plusieurs pays.

C'est là qu'intervient la vidéoconférence.

Même si vous travaillez seul, les services d'appels conférence sont un moyen facile et flexible de communiquer avec des partenaires, des fournisseurs, des clients, et plus encore.

Lorsque vous achetez un abonnement Google Workspace, vous avez également accès à Google Meet.

Cette solution offre des conférences vidéo jusqu'à 4k, construites sur l'infrastructure robuste et fiable de Google. Elle fournit également une suppression du bruit, des sous-titres en direct et même un éclairage de studio pour un aspect plus professionnel. J'ai testé ces fonctionnalités, et elles améliorent considérablement l'expérience de vidéoconférence.

Selon votre forfait Workspace, vous pouvez organiser de longs appels de groupe (jusqu'à 24 heures !) avec un grand nombre de participants (jusqu'à 1 000 !). Les participants peuvent se joindre en utilisant leur compte Google, ou l'organisateur de la réunion peut les approuver individuellement. Cette flexibilité est idéale pour gérer différents types de réunions.

Tout comme les autres outils web de Google, Google Meet fonctionne entièrement dans le navigateur web, vous n'avez donc pas besoin d'installer de logiciel spécialisé. Il prend en charge Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge et Apple Safari, donc la compatibilité ne devrait pas poser de problème. J'ai utilisé Google Meet sur différents navigateurs, et il est toujours fiable.

Il existe plusieurs façons d'accéder aux réunions. Pour commencer, vous pouvez visiter le site web de Google Meet dans n'importe quel navigateur web pris en charge et démarrer une réunion en quelques clics seulement. J'ai testé cela, et c'est incroyablement simple.

Si vous avez déjà accepté une invitation à une réunion, la rejoindre est encore plus facile.

Cliquez simplement sur l'événement dans votre Google Agenda. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle avec un bouton « Rejoindre avec Google Meet ». J'utilise cette méthode tout le temps, et c'est incroyablement optimisé.

Une autre option consiste à cliquer sur le bouton « Meet » dans votre compte Gmail.

Comme vous pouvez le voir, il est très facile de créer ou de rejoindre une réunion.

Google Meet garantit que tout le monde peut participer, même sans navigateur web. Pour ceux qui ne peuvent pas se connecter via un navigateur, Meet génère automatiquement un numéro de téléphone et un code PIN pour chaque réunion. Cela offre une méthode d'accès alternative, garantissant que personne ne manque.

Avant de rejoindre l'appel, Google vous montre une « salle d'attente » avant la réunion. J'utilise ce temps pour vérifier mes paramètres de caméra et de microphone, et c'est incroyablement utile. Vous pouvez également vérifier la qualité du son et de la vidéo, et modifier les paramètres avant de rejoindre la réunion.

Pendant que la réunion est en cours, vous pouvez utiliser des sondages interactifs, des salles de sous-commission et des sessions de questions-réponses pour maintenir l'engagement des participants et obtenir leur avis en temps réel. Imaginez utiliser des sondages pour recueillir des opinions lors d'une séance de brainstorming d'équipe, ou des salles de sous-commission pour des discussions en petits groupes lors d'un atelier de formation.

Il y a aussi une rangée de boutons en bas de l'écran où vous pouvez accéder à des paramètres de base, envoyer des emojis, lever la main pour poser une question et effectuer quelques autres tâches.

Vous pouvez même utiliser Google Meet pour regarder des vidéos YouTube avec d'autres participants via le partage en direct de Meet. J'ai testé cette fonctionnalité, et c'est une façon amusante de partager et de discuter de vidéos en collaboration. Gardez à l'esprit que cette fonctionnalité nécessite un abonnement YouTube Premium. 

Inviter d'autres personnes à une réunion Google Meet est incroyablement facile. J'ai utilisé plusieurs méthodes différentes, et elles sont toutes simples. Partagez simplement le lien généré automatiquement ou le numéro de téléphone.

Vous pouvez également planifier une réunion en créant un nouvel événement dans Google Agenda. 

Google Meet s'intègre parfaitement aux autres applications Google Workspace. J'utilise cette fonctionnalité fréquemment, et c'est un énorme gain de temps. Vous pouvez démarrer ou rejoindre une réunion directement depuis Google Docs, Sheets ou Slides en utilisant Chrome ou Edge.

Ceci est parfait pour présenter un document et obtenir un retour immédiat ou collaborer sur un fichier dans son contexte. Imaginez une équipe travaillant sur une proposition dans Google Docs et passant de manière transparente à un appel Google Meet pour discuter des révisions.

Si vous effectuez régulièrement des appels vidéo depuis votre smartphone ou votre tablette, vous pouvez télécharger l'application Google Meet pour iOS ou Android. J'ai utilisé l'application mobile, et elle est aussi conviviale que la version de bureau. Elle a même une interface utilisateur similaire, vous pouvez donc rejoindre et créer des réunions en toute simplicité.

Pendant un appel Google Meet, vous pouvez taper des messages qui apparaissent à côté du flux vidéo principal. J'ai utilisé cette fonctionnalité pour partager des liens et des messages rapides pendant les réunions, et c'est très pratique. Cela permet une communication silencieuse et un partage d'informations rapide sans interrompre l'orateur.

Google Meet peut également enregistrer vos appels et créer des transcriptions. Ces fichiers sont enregistrés dans le Google Drive de l'organisateur de la réunion, prêts à être partagés avec les parties prenantes qui n'ont pas pu assister à la réunion en temps réel. Je sais que nos lecteurs apprécieront cette fonctionnalité pour documenter les réunions et partager des informations avec les parties prenantes absentes.

Google prend la sécurité et la confidentialité au sérieux. Je sais que nos lecteurs sont préoccupés par ces questions, et Google Meet les aborde efficacement. Tous les appels vidéo et audio sont automatiquement cryptés, et des mesures anti-abus protègent les participants. Pour plus de sécurité, vous pouvez activer l'authentification à deux facteurs ou l'authentification unique (SSO).

Enfin, vous pouvez connecter Google Meet à votre site WordPress et créer des flux de travail automatisés à l'aide de Zapier. Par exemple, vous pouvez utiliser cet outil populaire pour planifier automatiquement une réunion chaque fois que vous ajoutez un nouvel article dans WordPress. J'ai testé une automatisation similaire, et elle a fonctionné sans problème.

Mon avis honnête : Google Meet est rapidement devenu mon outil de visioconférence préféré, particulièrement avec le passage au travail à distance. La haute qualité de la vidéo et de l'audio est impressionnante, offrant une excellente clarté. Des fonctionnalités telles que la suppression du bruit (ce qui est incroyablement utile !) et les sous-titres en direct permettent que tout se déroule sans accroc.

J'apprécie particulièrement la simplicité avec laquelle tout le monde peut participer, qu'ils rejoignent via leur ordinateur ou simplement en appelant. De plus, son intégration transparente avec d'autres applications Google Workspace que j'utilise déjà, comme Gmail et Google Agenda, rend Google Meet incroyablement pratique.

Bien qu'il existe certainement d'autres plateformes de visioconférence disponibles, je trouve que Google Meet est exceptionnellement convivial, équipé de toutes les fonctionnalités nécessaires, et j'ai confiance en ses mesures de sécurité et de confidentialité. Si vous recherchez une solution fiable et bien intégrée pour vous connecter avec votre équipe, vos clients ou vos partenaires, je vous recommande vivement d'essayer Google Meet.

8. Google Chat

Google Chat est un outil de collaboration et de communication qui vous permet d'échanger des messages en temps réel.

Avec Chat, vous pouvez envoyer un message à toute personne disposant d'une adresse e-mail Gmail ou d'un compte Google. Vous pouvez échanger des messages directs avec un utilisateur individuel ou configurer un chat de groupe.

Google Chat vous permet également de créer des espaces dédiés à différents sujets ou projets. J'ai utilisé des espaces pour gérer des projets spécifiques, et c'est un excellent moyen de garder les conversations organisées.

Vous pouvez ajouter jusqu'à 500 000 membres à chaque espace et partager des fichiers, attribuer des tâches et consulter l'historique des messages.

Vous pouvez même rendre ces espaces réservés aux annonces, ce qui est parfait pour partager des nouvelles importantes de l'entreprise avec tous vos collègues. J'imagine une équipe marketing utilisant un espace dédié pour coordonner le lancement d'une nouvelle campagne, partager des fichiers, attribuer des tâches et discuter des mises à jour de progression, le tout au sein du même espace.

Similaire à Gmail, Google Chat est doté de la fonction de rédaction intelligente et de réponse intelligente. J'ai trouvé ces fonctionnalités incroyablement utiles pour gagner du temps lors de la réponse aux messages. Il peut même générer des résumés de conversations non lues dans les espaces dont vous êtes membre, vous tenant ainsi informé des discussions importantes. J'ai testé cette fonctionnalité, et elle est étonnamment précise.

Google Chat est protégé par une technologie avancée anti-spam, anti-hameçonnage et anti-malware. Cela dit, vous pouvez être assuré que vos conversations privées resteront privées.

Besoin de passer du texte à la voix ? Google Chat vous facilite la tâche. J'ai souvent utilisé cette fonctionnalité lorsqu'un appel rapide est plus efficace que la saisie. Vous pouvez démarrer un appel vidéo ou audio directement depuis l'interface de Chat. Rien de plus simple !

Mon avis honnête : Google Chat est un outil vraiment utile pour discuter et travailler ensemble, et à mon avis, il peut sérieusement améliorer votre travail d'équipe et fluidifier la communication. Le fait que vous puissiez envoyer des messages en temps réel, tout en ayant des espaces organisés pour différents projets ou équipes, rend très facile de suivre les conversations.

De plus, le fait que vous puissiez facilement passer à un appel vidéo ou audio directement depuis la fenêtre de chat change la donne pour vous connecter avec des collègues, des clients et même des partenaires.

Avis sur Google Workspace : Support communautaire et professionnel

En tant que l'une des suites de productivité les plus populaires au monde, de nombreuses personnes connaissent déjà les outils de Google. Cependant, même si vous avez déjà utilisé ces outils, vous pourriez avoir besoin d'aide pour débloquer les fonctionnalités plus avancées de Google Workspace.

La bonne nouvelle, c'est que Google dispose d'une tonne de ressources en ligne auxquelles vous pouvez accéder 24h/24 et 7j/7.

Pour commencer, ils organisent régulièrement des webinaires que vous pouvez regarder en direct ou accéder à la demande. Ils disposent également d'un centre d'apprentissage en ligne où vous trouverez une documentation technique approfondie. J'ai beaucoup consulté le centre d'apprentissage en ligne lors de la rédaction de cet avis sur Google Workspace.

Il existe également une bibliothèque de conseils, une démo de produit en ligne et le blog Google Workspace. J'ai trouvé le blog particulièrement utile pour rester informé des nouvelles fonctionnalités et des meilleures pratiques.

Ici, vous trouverez des articles sur la façon d'utiliser les produits Google Workspace spécifiques, ainsi que des conseils généraux sur des sujets tels que comment augmenter votre productivité, améliorer la sécurité de votre site web, et rédiger d'excellents articles de blog. À mon avis, ce contenu varié fait un excellent travail pour répondre à un large éventail d'intérêts et de besoins.

Si vous avez besoin d'une assistance personnalisée, tous les plans Google Workspace incluent une assistance professionnelle. Connectez-vous simplement à votre console d'administration Google Workspace et créez un ticket, et le support client vous répondra.

Le résultat ? La combinaison d'un contenu ciblé et d'une assistance professionnelle garantit que les utilisateurs de Google Workspace disposent des ressources dont ils ont besoin pour réussir.

Revue Google Workspace : Plans et Tarifs

Il existe une tonne d'outils Google gratuits que vous pouvez utiliser pour développer votre entreprise en ligne. Cependant, si vous souhaitez créer une adresse e-mail professionnelle personnalisée et accéder à d'autres fonctionnalités avancées, vous devrez acheter un plan premium.

Il y a 4 plans payants parmi lesquels choisir, et ils incluent tous une adresse e-mail personnalisée. Cependant, il existe des différences clés entre les plans :

• Business Starter. Pour 6 $ par utilisateur et par mois, vous pouvez ajouter 100 participants à une réunion vidéo et accéder à 30 Go de stockage mutualisé par utilisateur. C'est un bon point de départ pour les entreprises ayant des besoins de base en matière de collaboration et de stockage.
• Business Standard. Au prix de 12 $ par utilisateur et par mois, ce forfait vous permet d'ajouter 150 participants à une réunion. Vous pouvez également enregistrer vos réunions et sauvegarder ces fichiers sur Google Drive. Vous aurez accès à 2 To de stockage mutualisé par utilisateur, et pourrez créer des formulaires de réservation de rendez-vous. Cela dit, je recommande Business Standard si vous organisez des réunions régulières et souhaitez partager ce contenu avec des personnes qui n'ont pas pu assister à l'événement en direct.
• Business Plus. Pour 18 $ par utilisateur/mois, vous pouvez créer des réunions avec jusqu'à 500 personnes, enregistrer ces réunions et suivre les présences. Cela dit, Business Plus est parfait pour les grandes entreprises. Vous aurez également accès à des contrôles de sécurité et de gestion plus avancés, y compris Vault. Pour résumer, le forfait Business Plus est mon premier choix pour les grandes entreprises, ou celles ayant des exigences de sécurité et de contrôle accrues.
• Entreprise. Si vous avez besoin d'ajouter plus de 500 personnes à vos réunions, alors Entreprise augmente cette limite à 1 000 participants. J'ai vu de grandes entreprises utiliser ce plan efficacement. Vous pouvez également demander plus de 5 To de stockage mutualisé par utilisateur, et accéder à un support et une sécurité améliorés. Cela fait d'Entreprise une suite de productivité tout-en-un puissante pour les grandes entreprises.

Avis sur Google Workspace : Mon opinion honnête et mon expérience directe

J'ai testé et examiné de nombreuses suites de productivité, et je peux affirmer avec confiance que Google Workspace est l'une des meilleures options disponibles pour les entreprises de toutes tailles.

Je l'ai utilisé pour mon propre travail, et j'ai vu de mes propres yeux comment il peut rationaliser les flux de travail et améliorer la collaboration. Des petites startups aux grandes entreprises, Google Workspace offre un ensemble complet d'outils pour répondre aux divers besoins des entreprises.

L'un des principaux avantages de Google Workspace est la possibilité d'utiliser les applications Google familières avec le nom de votre propre entreprise. Je sais que nos lecteurs comprennent l'importance de la marque professionnelle, et c'est une fonctionnalité clé.

Chaque plan Workspace comprend un nom de domaine d'e-mail personnalisé. Cela rendra instantanément votre entreprise plus professionnelle aux yeux des visiteurs, ce qui peut vous aider à générer des prospects, à augmenter vos conversions ou à réaliser plus de ventes sur votre marché en ligne.

Cependant, il existe des différences clés entre chaque plan, surtout en ce qui concerne les réunions. Si vous gérez un site web pour petite entreprise ou si vous avez moins d'employés, alors Business Starter vous permet de créer des réunions avec jusqu'à 100 participants. J'ai recommandé ce plan à de nombreuses petites entreprises, et c'est un excellent point de départ. 

Si vous avez besoin d'inviter plus de 100 personnes, alors Business Standard augmente cette limite à 150 participants, tout en ajoutant des fonctionnalités d'annulation du bruit et d'enregistrement. C'est incroyablement utile pour s'assurer que tout le monde a accès aux informations partagées, même s'ils ne peuvent pas y assister en direct. 

Pendant ce temps, Business Plus vous permet d'inviter 500 participants à vos réunions et de suivre leur présence. Il est également doté de contrôles de sécurité et de gestion plus avancés, ce qui en fait une bonne option si vous traitez des informations sensibles ou confidentielles.

Enfin, Enterprise vous permet de créer d'énormes réunions avec jusqu'à 1 000 participants. J'ai vu de grandes organisations utiliser ce plan pour des réunions et des conférences à l'échelle de l'entreprise. Ce plan est idéal pour les organisations ayant des besoins étendus en matière de communication et de collaboration.

Google Workspace : Vos questions trouvent leurs réponses

Vous souhaitez améliorer vos outils professionnels ? Il est naturel d'avoir des questions, surtout lorsque vous envisagez de passer de comptes personnels gratuits à un ensemble d'outils plus professionnels comme Google Workspace. 

Cela dit, voici les questions et réponses courantes pour vous aider à décider si Google Workspace convient à votre entreprise.

Qu'est-ce que Google Workspace et en quoi diffère-t-il des applications Google gratuites ?

Google Workspace (anciennement G Suite) est essentiellement une mise à niveau payante des applications Google gratuites que vous connaissez déjà. Il offre des fonctionnalités professionnelles adaptées aux entreprises, telles que des adresses e-mail de domaine personnalisées, plus d'espace de stockage et des options de sécurité supplémentaires. 

Comment les petites entreprises peuvent-elles bénéficier de l'utilisation de Google Workspace ?

Les petites entreprises peuvent tirer de nombreux avantages des outils collaboratifs de Google Workspace. Par exemple, elles peuvent utiliser des dossiers Google Drive partagés et modifier des documents et des feuilles de calcul ensemble en temps réel.

Puis-je intégrer Google Workspace à WordPress ?

Absolument ! Google Workspace peut s'intégrer à votre site WordPress de nombreuses façons. Par exemple, vous pouvez ajouter un calendrier Google à votre site, ou utiliser un plugin tel que MonsterInsights pour voir les données de Google Analytics directement dans votre tableau de bord WordPress.

Quelles fonctionnalités de sécurité Google Workspace propose-t-il ?

Google Workspace jouit d'une excellente réputation en tant que plateforme sécurisée et fiable. Et il est facile de comprendre pourquoi ! Il comprend une tonne de fonctionnalités de sécurité, notamment une protection avancée contre le phishing et les logiciels malveillants, l'authentification à deux facteurs et le chiffrement des données. Ces fonctionnalités font de Google Workspace un excellent choix pour les entreprises qui privilégient la confidentialité et la sécurité des données.

Est-il facile de migrer vers Google Workspace depuis une autre plateforme ?

Oui, Google fournit des outils de migration pour vous aider à passer d'Outlook, Exchange et Lotus.

Ressources supplémentaires : Google Workspace

Alors que vous explorez la puissance de Google Workspace, quelques ressources supplémentaires peuvent faire toute la différence. Qu'il s'agisse d'améliorer la productivité ou de créer des newsletters par e-mail attrayantes, s'appuyer sur des guides et des outils fiables peut vraiment vous aider dans votre parcours.

Vous trouverez ci-dessous certains de nos meilleurs articles qui correspondent aux fonctionnalités que j'ai abordées dans cette revue de Google Workspace :

• Comment créer une newsletter par e-mail – Apprenez à vous connecter avec votre public en rédigeant des newsletters attrayantes.
• Plugins WordPress indispensables pour les sites Web – Notre meilleure sélection des meilleurs plugins WordPress pour tout blog, site Web ou boutique en ligne.
• Comment ajouter Google Analytics à WordPress – Comprenez mieux vos visiteurs grâce à des analyses détaillées.
• Meilleurs services de marketing par e-mail pour les petites entreprises – Choisissez la bonne plateforme d'e-mail pour vous aider à développer votre liste de diffusion et à maintenir l'engagement de vos abonnés sur le long terme.

J'espère que cet avis sur Google Workspace vous a aidé à décider si c'est la bonne suite de productivité pour vous. Ensuite, vous voudrez peut-être consulter notre guide ultime du référencement WordPress, ou notre sélection d'experts des meilleurs plugins pour améliorer la recherche de votre site.

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