ウェブサイトに自動応答電話システムを設定することは、中小企業にとって大きな一歩となる可能性があります。自動応答システムは、コストを節約し、通話応答を迅速化し、顧客サービスを改善し、ビジネスに、よりプロフェッショナルなイメージを与えることができます。
数え切れないほど多くの中小企業のオンラインプレゼンスの最適化を支援してきた経験から、効率的な電話システムの価値を理解しています。
この記事では、WordPressサイトに自動応答電話システムを簡単に設定するためのステップバイステップガイドを提供します。
自動応答電話システムとは何ですか？
自動応答電話システムは、ビジネス向けの自動通話応答サービスです。このシステムは、すべての通話に応答するために人間を必要とせずに、発信者を適切な部署または担当者に誘導するのに役立ちます。
企業に電話した際に、自動応答電話システムに出くわしたことがあるかもしれません。
自動応答電話では、誰と話したいか、または電話の目的によって番号を押すように求める録音メッセージで迎えられます。
ウェブサイトの自動応答電話システムを設定するために必要なものは何ですか？
自動応答電話システムを正しく設定するには、仮想ビジネス電話サービスプロバイダーを使用する必要があります。
ほとんどの小規模ビジネスウェブサイトまたはオンラインストアでは、単にウェブサイトに電話番号を追加するだけで済みます。訪問者はその電話番号に電話して連絡を取ることができます。
しかし、標準の電話サービスでは、コールフォワーディング、自動応答、コールウェイティング、営業時間などの高度な機能は提供されていません。さらに、自動応答のような簡単な機能を追加するのは高価です。
当社では、Taco Bell、YMCA、Buffalo Billsなどのブランドでも利用されている、市場で最高のビジネス電話サービスであるNextivaの使用をお勧めします。
ビジネス通話を簡単に管理したり、オートアテンダントを設定したり、ビジネス固定電話や携帯電話プロバイダーよりもはるかに安価な料金で通話を転送したりできます。
注: WPBeginnerでは、すべてのビジネス電話ニーズにNextivaを使用しています。詳細については、長所と短所を含む詳細なNextivaレビューをご覧ください。
NextivaはVoIP電話サービスであるため、従来の固定電話回線ではなくインターネットを使用して通話の発着信を行います。
これにより、費用を節約でき、オートアテンダント、コール転送、コールウェイティング、ボイスメール、会議通話などの高度な機能にアクセスできます。
無料電話番号を取得することも、任意の場所のビジネス用電話番号を選択することもできます。
また、現在お使いの携帯電話、コンピューター、または標準のデスク電話から通話を管理することもできます。
ただし、Nextiva以外にも、RingCentralやOomaのような他のビジネス電話サービスを使用することもでき、どちらも自動応答機能を提供しています。私たちはNextivaを使用しているため、Nextivaをお勧めします。
ウェブサイト用の自動応答電話システムをセットアップする方法をご紹介します。
オートアテンダント電話システムのセットアップ
まず、Nextivaアカウントにサインアップする必要があります。サインアップ中に、新しいビジネス電話番号を選択するか、既存の電話番号をアカウントに接続できます。
アカウントを設定すると、どのデバイスからでもビジネスの電話番号で自動的に通話を発信および受信できるようになります。
次に、ウェブサイト用の自動応答電話システムをセットアップできます。
アカウントページから、「コミュニケーション」メニューオプションをクリックし、「電話システム」ボタンをクリックする必要があります。
これにより、ビジネスフォンの機能をセットアップするためのさまざまなオプションがある画面が表示されます。
次に、「コールフロー」ボタンをクリックします。
次の画面で、新しいコールフローを作成する必要があります。
「新規フローを作成」ボタンをクリックするだけで開始できます。
他の機能のために通話テンプレートを作成した場合、それらがここに一覧表示されます。
「最初から開始」オプションを選択します。
次に、コールフローを覚えておくための名前を付けることができます。
その後、「電話」ボタンにカーソルを合わせてクリックします。
次に、メインのビジネス電話番号を入力する必要があります。
拡張機能や追加の番号も追加できます。
次に、「保存して続行」ボタンをクリックします。
次に、次のステップのために「アクションを追加」ボタンをクリックします。
これにより、次のアクションを選択できるメニューが表示されます。
オートアテンダントを作成するには、「電話メニュー」、「内線番号でダイヤル」、「名前でダイヤル」のいずれかのオプションを選択できます。
「電話メニュー」オプションを選択すると、挨拶を録音し、発信者に特定の部署やチームメンバーにダイヤルするオプションを提供できます。
次に、「Greeting」ドロップダウンから「Default Greeting」を選択できます。
独自の挨拶を録音またはアップロードするオプションもあります。
その後、挨拶の後に再生される電話メニューオプションをカスタマイズできます。
「Phone Menu」の下にあるキーパッドを使用して、発信者がダイヤルする番号と、リダイレクトされる担当者または部署を指定できます。
複数のオプションについては、番号をクリックし、「メニューオプション」セクションに対応する部署を追加してください。
次に、「Advanced Options」設定を構成できます。
タイムアウトの長さ、オペレーターへのダイヤルオプションの選択、および内線番号をダイヤルして各チームメンバーに連絡できるようにするチェックボックスをクリックして設定できます。
その後、「保存して続行」ボタンをクリックします。
これでプライマリコールフロー画面に戻ります。作成した通話オプションにチームメンバーと電話番号を割り当てる必要があります。
「アクションを追加」ボタンのいずれかをクリックするだけです。
次に、「ユーザーとチーム」メニューオプションをクリックします。
これにより、アクションを特定のチームメンバーまたは部署に割り当てることができます。
次に、通話が鳴る相手、鳴り方、発信者番号表示の設定などを選択できます。
ビジネスに最適なオプションを選択し、「保存して続行」ボタンをクリックするだけです。
前に作成したすべてのコールメニューオプションについて、同じ手順に従う必要があります。
その後、メインのコールフロー画面に戻り、「アクションを追加」ボタンをもう一度クリックしてコールフローを完了する必要があります。
次に、誰も応答しなかった場合に何が起こるかについて、さまざまなオプションがあります。
誰も電話に出なかった場合に、発信者がメッセージを残せるように、「ボイスメール」オプションを選択します。
次の画面で、ボイスメールボックスとメッセージを選択できます。
「ボイスメールの宛先」ドロップダウンからチームまたは担当者を、ドロップダウンの「チーム」から正しい部署を選択するだけです。
次に、「保存して続行」ボタンをクリックします。
その後、各拡張機能について同じ手順に従う必要があります。
完了すると、さまざまな通話フローの最後に「通話終了」が表示されるはずです。
次に、画面下部にある「Go Live」ボタンをクリックして、コールフローを有効にします。
挨拶と転送が正しく機能することを確認するために、自動応答機能を必ずテストしてください。
すべての強力な機能とは別に、Nextivaで最も気に入っている点は、チームメンバーが仮想ビジネス電話番号を持つことができるため、プライバシーを失うことなく特定の時間帯にのみ電話を受信できることです。
WordPressにクリックで電話ボタンを追加する
自動応答電話システムをセットアップしたので、WordPressウェブサイトにクリックで電話ボタンを追加したい場合があります。これにより、ボタンをクリックするだけで電話をかけることができます。
まず、WP Call Button プラグインをインストールして有効化する必要があります。詳細については、WordPress プラグインのインストール方法に関する初心者向けガイドをご覧ください。WordPress プラグインのインストール方法。
有効化したら、プラグインをセットアップするために Settings » WP Call Button に移動する必要があります。
この画面では、通話ボタンをオンにして、電話番号を追加できます。
次に、ボタンの外観をカスタマイズし、ウェブサイト全体で画面上にフローするスティッキーボタンを追加できます。
ボタンが表示される場所も制御でき、特定の投稿やページでボタンを表示または非表示にすることを選択できます。
ボタンが表示される場所をより細かく制御したい場合は、手動で表示することもできます。これを行うには、単に「静的通話ボタン」メニューオプションをクリックします。
次に、ボタンの設定を変更し、サイトに追加するショートコードをコピーできます。
プラグイン設定のカスタマイズが完了したら、「変更を保存」ボタンをクリックしてください。
WP Call Buttonブロックを使用すると、ページ、投稿、ウィジェット領域に直接スティッキーボタンを追加することもできます。
ブロック設定では、色、テキストサイズ、配置を変更したり、電話アイコンを表示または非表示にしたりできます。
完了したら、「Update」または「Publish」をクリックして変更を保存します。
これで、訪問者はウェブサイトでクリックコールボタンがライブになっているのを確認できます。ボタンをクリックすると、自動応答電話システムに接続されます。
クリックして電話をかけるボタンの表示に関する詳細については、WordPressでクリックして電話をかけるボタンを追加する方法に関するガイドを参照してください。
ビジネスフォンに加えて、お問い合わせフォームや、ライブチャット、さらにはAIチャットボットを追加して、訪問者が好みの方法で連絡できるようにすることをお勧めします。
この記事が、ウェブサイトの自動応答電話システムのセットアップ方法を学ぶのに役立ったことを願っています。また、最適なウェブサイトビルダーの選び方や、中小企業向けのおすすめのメールマーケティングサービスに関するガイドもご覧ください。
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