10 najlepszych narzędzi do współdzielonej skrzynki odbiorczej, które pomogą zarządzać e-mailami zespołowymi (wybór eksperta)

W WPBeginner zarządzamy wieloma e-mailami klientów i zespołu w ramach różnych projektów i stron internetowych. Po drodze wypróbowaliśmy wiele narzędzi do współdzielonych skrzynek odbiorczych, aby znaleźć najlepsze dla nas i dla małych firm w ogóle.

Śledzenie komunikacji w zespole może być prawdziwym utrapieniem. Przy tak wielu dostępnych narzędziach do współdzielonych skrzynek odbiorczych, wybór odpowiedniego może być przytłaczający.

Dlatego poświęciliśmy czas na przetestowanie wszystkich popularnych narzędzi do współdzielonej skrzynki odbiorczej i zwróciliśmy uwagę na takie czynniki, jak cena, łatwość użycia i kluczowe funkcje.

W tym artykule pokażemy Ci najlepsze narzędzia do współdzielonej skrzynki odbiorczej, które ułatwią zarządzanie e-mailami zespołu i klientów.

Najlepsze narzędzia do współdzielonej skrzynki odbiorczej: Nasze najlepsze wybory

Jak testowaliśmy i recenzowaliśmy oprogramowanie do współdzielonych skrzynek odbiorczych

Przytłoczony stertą e-maili zespołu? Oprogramowanie do współdzielonej skrzynki odbiorczej może być Twoim rozwiązaniem. To jak centralne miejsce, w którym Twój zespół może wspólnie pracować, aby efektywnie zarządzać wszystkimi przychodzącymi e-mailami.

Aby znaleźć najlepsze dla Ciebie rozwiązania w zakresie współdzielonej skrzynki odbiorczej, skupiliśmy się na tym, co najważniejsze dla właścicieli firm. Wykraczyliśmy poza fantazyjne dodatki i skupiliśmy się na kluczowych funkcjach, których potrzebujesz.

Na przykład automatyzacja jest przełomem. Ekspert ds. sztucznej inteligencji Rohit Gupta, dyrektor generalny Auditoria.AI, wyjaśnia:

Dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy e-maile są kierowane do odpowiednich członków zespołu lub działów na podstawie predefiniowanych reguł i kryteriów. Ta innowacja usprawnia proces i zmniejsza ryzyko zagubienia lub przeoczenia wiadomości we współdzielonych skrzynkach odbiorczych.

Rohit Gupta, CEO of Auditoria.AI

Używamy również niektórych z tych narzędzi do różnych projektów, więc wiemy, że działają dobrze. Inne to popularne opcje, które dokładnie przetestowaliśmy, aby upewnić się, że działają. Nie polecilibyśmy narzędzia, którego sami byśmy nie użyli.

Na koniec przejrzeliśmy opinie użytkowników i referencje, aby zrozumieć, jak skuteczne, niezawodne i przyjazne dla użytkownika są te rozwiązania wspólnych skrzynek odbiorczych w rzeczywistych scenariuszach.

1. Help Scout

Dla małych firm szukających wspólnej skrzynki odbiorczej, Help Scout wyróżnia się jako najlepsze oprogramowanie do wspólnej skrzynki odbiorczej. Jest łatwe w konfiguracji, przyjazne dla użytkownika i oferuje doskonały stosunek jakości do ceny.

Współpraca nad wiadomościami e-mail jest prosta dzięki Help Scout. Możesz przypisywać rozmowy konkretnym członkom zespołu, zostawiać prywatne notatki widoczne dla zespołu, a nawet sprawdzać, czy ktoś inny już pracuje nad zgłoszeniem, aby uniknąć powielania pracy.

Jedną z zalet Help Scout jest możliwość organizowania rozmów w foldery i zespoły. Używaliśmy tej funkcji do tworzenia oddzielnych skrzynek pocztowych dla różnych funkcji w naszych projektach, takich jak marketing i obsługa klienta.

Help Scout pozwala również na dodawanie użytkowników z innych działów, takich jak rozliczenia czy sprzedaż, jako „użytkowników lekkich”. Możesz dodawać ich do konwersacji, aby byli świadomi istotnych kwestii, a klienci mogli uzyskać pomoc od właściwych osób.

Jeśli posiadasz bazę wiedzy, możesz ją łatwo wyszukać bezpośrednio w swojej skrzynce odbiorczej, aby wysyłać pomocne treści do swoich klientów. W ten sposób nie będziesz musiał przełączać kart.

Zalety Help Scout:

• Ulepszony przepływ pracy: Użyj funkcji Drzemka, aby tymczasowo odłożyć rozmowy i przywrócić je na górę skrzynki odbiorczej w wyznaczonym dniu i godzinie.
• Wykrywanie kolizji: Zapobiegaj jednoczesnemu odpowiadaniu przez członków zespołu na tego samego e-maila.
• Notatki wewnętrzne: Pozwól członkom zespołu na prywatne omawianie interakcji z klientami w ramach wiadomości e-mail.
• Kontekst klienta: Zobacz wszystkie poprzednie interakcje i informacje o swoim kliencie w poręcznym pasku bocznym. Możesz nawet aktualizować te informacje w razie potrzeby.
• Szczegółowe raportowanie i analizy: Dostarcza cennych informacji na temat wydajności Twojego zespołu, w tym czasu pierwszej odpowiedzi na e-mail i średniego czasu rozwiązania problemu.
• Komunikacja wielokanałowa: Help Scout wykracza poza e-mail, oferując integracje z czatem na żywo, mediów społecznościowych i komunikacją SMS (za pośrednictwem integracji stron trzecich).

Wady Help Scout:

• Ograniczone funkcje AI: Zaawansowane funkcje sztucznej inteligencji są dostępne tylko w planach wyższej klasy.
• Problemy ze skalowalnością: Z naszego doświadczenia wynika, że duże firmy mogą napotkać pewne błędy i ograniczenia w Help Scout.

Cennik: Cennik Help Scout zaczyna się od 0 USD miesięcznie dla nieograniczonej liczby użytkowników (z limitem 50 kontaktów) i rośnie do 75 USD miesięcznie za 100 kontaktów. Dostępny jest bezpłatny okres próbny bez konieczności podawania karty kredytowej, dzięki czemu możesz wypróbować go przed podjęciem decyzji. Wyższe plany oferują więcej kontaktów, dodatkowe współdzielone skrzynki pocztowe, zgodność z HIPAA i dedykowanego menedżera klienta.

Dlaczego wybraliśmy Help Scout: Przystępność cenowa, łatwość użycia i potężne funkcje współpracy sprawiają, że Help Scout jest idealnym rozwiązaniem dla małych firm, które chcą usprawnić komunikację z klientami, zoptymalizować przepływy pracy zespołu i ostatecznie zwiększyć satysfakcję klientów.

2. Heroic Inbox

Prowadzisz stronę WordPress? W takim razie Heroic Inbox jest najlepszym rozwiązaniem dla współdzielonej skrzynki odbiorczej dla Ciebie. Ten wtyczka help desk płynnie łączy Twoją stronę WordPress z Twoim kontem e-mail. W ten sposób możesz zarządzać skrzynką odbiorczą obsługi klienta bezpośrednio z panelu administracyjnego WordPress.

Integruje się bezproblemowo z popularnymi klientami poczty e-mail, takimi jak Gmail (Google Workspace) i Outlook.

Trzeba przyznać, że konfiguracja Heroic Inbox może nie być tak prosta jak w przypadku niektórych innych opcji. Jednak niewiele wtyczek oferuje taki poziom integracji z WordPress, co czyni ją wygodnym wyborem dla właścicieli stron internetowych, którzy preferują scentralizowaną platformę.

Aby dowiedzieć się, jak skonfigurować Gmail z Heroic Inbox, możesz przeczytać nasz artykuł na temat jak skonfigurować współdzieloną skrzynkę odbiorczą Gmail w WordPressie.

Inną zaletą jest integracja z WooCommerce. Podczas interakcji z klientami możesz przeglądać ich poprzednie zakupy w interfejsie Heroic Inbox. Zapewnia to cenny kontekst do rozwiązywania zapytań i oferowania spersonalizowanego wsparcia.

Ponadto Heroic Inbox jest gotowy do tłumaczenia, co czyni go świetną opcją dla firm obsługujących klientów międzynarodowych.

Zalety Heroic Inbox:

• Nieograniczone zgłoszenia i użytkownicy: Zarządzaj dowolną liczbą zapytań klientów i członków zespołu wsparcia bez ograniczeń.
• Historia zgłoszeń: Przeglądaj historię poprzednich wiadomości każdego klienta, aby zrozumieć jego potrzeby i śledzić powtarzające się problemy. Może to być również pomocne w komunikacji następczej.
• Tagi e-mail do organizacji: Twórz niestandardowe tagi do kategoryzowania i organizowania zgłoszeń wsparcia w celu efektywnego zarządzania.
• Szkice odpowiedzi: Popraw pracę zespołową, tworząc szkice odpowiedzi do przeglądu i zatwierdzenia przed wysłaniem ich do klientów.
• Załączniki plików: Pozwól klientom dołączać pliki do ich zgłoszeń serwisowych w celu jasnej komunikacji i pobieraj załączniki bezpośrednio w WordPress.

Wady Heroic Inbox:

• Ograniczone funkcje w planie podstawowym: Podstawowy plan Heroic Inbox nie zawiera funkcji powszechnie spotykanych w planach podstawowych innych rozwiązań (takich jak wykrywanie kolizji, dyskusje wewnętrzne i zapisane szablony wiadomości e-mail).

Ceny: Heroic Inbox zaczyna się od 199,50 USD rocznie i sięga 499,50 USD rocznie. W przeciwieństwie do niektórych konkurentów, oferuje stałą opłatę bez naliczania za użytkownika, co może być opłacalne. Wyższe plany obejmują opcje wsparcia premium.

Aby uzyskać najlepszą wartość, sugerujemy zakupienie pakietu Heroic Bundle, który zawiera Heroic Inbox i Heroic KB, potężny plugin do bazy wiedzy. Cena waha się od 299,50 USD rocznie do 849,50 USD rocznie.

Dlaczego wybraliśmy Heroic Inbox: Bezproblemowa integracja wtyczki z WordPress, nieograniczona liczba zgłoszeń i użytkowników oraz kompatybilność z WooCommerce sprawiają, że jest to atrakcyjna opcja dla firm działających na WordPressie.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, możesz zapoznać się z naszą recenzją HeroThemes.

3. HubSpot

Czy zarządzasz interakcjami z klientami na różnych etapach, od przyciągania potencjalnych klientów po pielęgnowanie obecnych i zapewnianie bieżącego wsparcia? Jeśli tak, HubSpot może być idealnym rozwiązaniem w postaci współdzielonej skrzynki odbiorczej dla Ciebie.

HubSpot jest dobrze znanym narzędziem zarządzania relacjami z klientami (CRM). Funkcja poczty e-mail zespołu jest dostępna na platformach Marketing, Sales i Service Hub.

Oprócz współdzielonej skrzynki odbiorczej otrzymasz również funkcje takie jak śledzenie odpowiedzi na e-maile, raporty dotyczące wydajności e-maili i konfigurowalne widoki skrzynki odbiorczej. Te narzędzia pomogą Ci uzyskać cenne informacje na temat komunikacji e-mailowej i zoptymalizować przepływ pracy Twojego zespołu.

Jedną z rzeczy, która nas zaimponowała, była hojna liczba szablonów wiadomości e-mail i gotowych fragmentów HubSpot, których jest do 5000 sztuk. Pozwala to zaoszczędzić czas poprzez ponowne wykorzystanie wcześniej napisanych treści do typowych wiadomości.

Zalety HubSpot:

• Potężny CRM: Zarządzaj obsługą klienta, działaniami sprzedażowymi i kampaniami marketingowymi w jednej platformie.
• Skalowalne szablony e-mail: Twórz do 5000 gotowych fragmentów i szablonów e-mail do efektywnej komunikacji.
• Wgląd w wydajność poczty e-mail: Uzyskaj cenne dane dotyczące kondycji poczty e-mail, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
• Zautomatyzowane przepływy pracy: Oprócz automatycznego kierowania rozmów, możesz także ustawić wyzwalacze dla zautomatyzowanych odpowiedzi e-mail w celach marketingowych lub sprzedażowych.
• Automatyzacja połączonej skrzynki odbiorczej: Po połączeniu z HubSpot platforma wykorzysta sztuczną inteligencję do automatycznego przechwytywania Twoich kontaktów, zarządzania nimi i sugerowania działań na podstawie treści wiadomości e-mail.

Wady HubSpot:

• Ograniczone zarządzanie SLA: Podobnie jak w przypadku innych rozwiązań, zarządzanie SLA (umową o poziomie usług) jest dostępne tylko w planach wyższych kategorii. Jednak w przypadku HubSpot będziesz musiał przejść z planu za 15 USD za użytkownika miesięcznie do znacznie droższego planu za 1080 USD miesięcznie.

Ceny: HubSpot oferuje darmowy plan z ograniczonymi funkcjami. Płatne plany Customer Platform kosztują od 15 USD za użytkownika miesięcznie do 4000 USD miesięcznie. Plany te obejmują dostęp do Marketing, Sales, Service, Content, Operations i Commerce Hubs.

Chociaż technicznie można stworzyć niestandardowy plan, który obejmuje tylko Huby Marketingowy, Sprzedażowy i Obsługi dla funkcjonalności skrzynki odbiorczej zespołu, stwierdziliśmy, że cena jest wyższa niż w przypadku gotowych planów.

Dlaczego wybraliśmy HubSpot: Jego narzędzia CRM, rozbudowane funkcje poczty e-mail, możliwości automatyzacji i funkcje oparte na sztucznej inteligencji sprawiają, że jest to silny kandydat dla firm chcących zarządzać wszystkimi interakcjami z klientami na jednej, scentralizowanej platformie.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz w naszej pełnej recenzji HubSpot.

4. HelpDesk

HelpDesk to platforma obsługi klienta z potężnym systemem do zarządzania wszystkimi Twoimi e-mailami wsparcia w jednym miejscu.

Oto jak to działa: każdy e-mail od klienta staje się zgłoszeniem. Następnie możesz łatwo oznaczyć te zgłoszenia jako ważne lub mniej pilne, dodać tagi, aby utrzymać porządek, i przypisać je konkretnym członkom zespołu lub obserwatorom, którzy powinni być na bieżąco z rozmową.

Aby zaoszczędzić czas na odpowiadaniu na często zadawane pytania, HelpDesk pozwala tworzyć własne, konfigurowalne szablony wiadomości e-mail. Dostępny jest nawet kreator wizualny, który ułatwia tworzenie tych gotowych odpowiedzi.

Jeśli chcesz dostosować HelpDesk do potrzeb swojej firmy, możesz dodać niestandardowe pola do swoich zgłoszeń. Na przykład, możesz utworzyć pole „Numer zamówienia”, aby Twój zespół mógł łatwo znaleźć odpowiednie szczegóły zakupu klienta bez konieczności przeszukiwania e-maili.

Zalety HelpDesk:

• Idealne dla zespołów obsługi klienta: Funkcje takie jak oznaczanie priorytetów, tagowanie rozmów z klientami, przypisywanie współpracowników i dodawanie obserwujących do zgłoszeń ułatwiają zespołowi współpracę.
• Funkcje współpracy zespołowej: Dodawaj prywatne notatki lub wzmianki, aby zaangażować innych członków zespołu, którzy mogą pomóc, zapewniając, że wszyscy mają potrzebne informacje.
• Automatyzacja powtarzalnych zadań: Skonfiguruj automatyczne przypisywanie i przepływy pracy, aby przyspieszyć obsługę zgłoszeń.
• Analityka wydajności: Uzyskaj raporty w czasie rzeczywistym pokazujące metryki, takie jak godziny, w których otrzymujesz najwięcej e-maili, ile czasu zajmuje rozwiązanie problemów i jak szybko Twój zespół odpowiada klientom.
• Adresy e-mail do odpowiedzi zespołu: Utwórz profesjonalnie wyglądające aliasy firmowego adresu e-mail dla wychodzących wiadomości, takich jak sales@business.com lub marketing@business.com.

Wady HelpDesk:

• Jednolita cena: HelpDesk ma tylko jeden standardowy plan. Jeśli potrzebujesz więcej użytkowników niż jest wliczonych, będziesz potrzebować indywidualnej wyceny, która może być kosztowna dla małych firm.

Ceny: HelpDesk zaczyna się od 29 USD za użytkownika miesięcznie. Jest również zarządzany przez tę samą firmę co LiveChat i ChatBot, dzięki czemu możesz dodawać czat na żywo i chatboty, aby wyjść poza komunikację e-mailową.

Dlaczego wybraliśmy HelpDesk: Wybraliśmy HelpDesk ze względu na jego przyjazny dla użytkownika system zgłoszeń i funkcje zaprojektowane specjalnie dla zespołów obsługi klienta. Dzięki skupieniu na pracy zespołowej, automatyzacji i pomocnym raportom, HelpDesk może pomóc Ci poprawić doświadczenia klientów.

5. Gmelius

Gmelius to rozwiązanie do współdzielonej skrzynki odbiorczej specyficzne dla Gmaila. Podczas konfiguracji możesz wybrać swój cel: „Inbox Focus” do usprawnienia przychodzących wiadomości e-mail za pomocą automatyzacji lub „Outreach Focus” do wzmocnienia działań związanych z wychodzącymi wiadomościami e-mail.

Możesz podłączyć Gmelius do swojego istniejącego konta Gmail, przekonwertować e-mail grupy Google na wspólną skrzynkę odbiorczą, a nawet podłączyć alias e-mail. Sam interfejs bardzo przypomina Gmaila, co czyni go idealnym dla osób zaznajomionych z platformą e-mailową Google.

Prawdziwa siła Gmelius tkwi w jego opcjach dostosowywania. Możesz tworzyć niestandardowe widoki na podstawie przypisanych członków zespołu, tagów e-mail lub innych kryteriów.

Dodatkowo, reguły automatyzacji i szablony pomagają zoptymalizować przepływ pracy. Na przykład, możesz ustawić automatyczne odpowiedzi, przypisywać wiadomości e-mail na podstawie ich treści, a nawet otrzymywać powiadomienia o naruszeniu SLA, aby usprawnić zarządzanie pocztą e-mail przez zespół.

Zalety Gmelius:

• Znajomy interfejs: Gmelius przypomina rozszerzenie Gmaila, co ułatwia naukę i korzystanie z niego dla obecnych użytkowników Gmaila.
• Potężne funkcje skrzynki odbiorczej: Automatyzuj różne zadania w skrzynce odbiorczej, takie jak przypisywanie wiadomości e-mail, przenoszenie wiadomości e-mail w zależności od statusu, tagowanie na podstawie słów kluczowych, ustawianie automatycznych odpowiedzi i otrzymywanie ostrzeżeń o naruszeniu SLA.
• Obszerna biblioteka szablonów: Uzyskaj dostęp do ogromnej biblioteki gotowych szablonów e-maili, skategoryzowanych według działów (takich jak płatności i obsługa klienta), aby zaoszczędzić czas i tworzyć spójne komunikaty.
• Integracja Google Meet i Zoom: Może to być przydatne w sytuacjach takich jak planowanie połączeń wideo bezpośrednio z wątków e-mailowych z klientami lub członkami zespołu.

Wady Gmelius:

• Ograniczone integracje: W porównaniu do innych opcji na tej liście, Gmelius oferuje mniejszy zakres integracji z innymi firmami.

Ceny: Gmelius zaczyna się od 10 USD/użytkownik miesięcznie i rośnie do 36 USD/użytkownik miesięcznie. Dostępny jest bezpłatny 7-dniowy okres próbny. Uaktualnienie do wyższego planu odblokowuje korzyści, takie jak 12-miesięczne okno raportowania, nieograniczone zadania i kontakty oraz ustawienie godzin pracy.

Dlaczego wybraliśmy Gmelius: Znajomy interfejs podobny do Gmaila sprawia, że Gmelius jest łatwy w użyciu. Ponadto rozbudowane możliwości automatyzacji i narzędzia do współpracy mogą pomóc w dalszym zarządzaniu obciążeniem pracą.

6. Freshdesk

Podobnie jak HelpDesk, Freshdesk zamienia wiadomości z poczty e-mail, telefonu, czatu na stronie internetowej i innych źródeł na zgłoszenia, którymi może zarządzać Twój zespół.

Gdy tylko pojawi się nowe zgłoszenie, funkcja Dystrybucja Zgłoszeń Freshdesk może automatycznie wysłać je do najbardziej odpowiedniego członka zespołu na podstawie Twoich reguł. Zapewnia to, że Twoi klienci szybko otrzymają pomoc od właściwej osoby.

Jeśli wybierzesz plan wyższej klasy, możesz skorzystać z asystenta AI Freddy, aby dalej wspierać swój zespół. Może on podsumowywać wiadomości klientów, sugerować, jak przeformułować rzeczy, aby brzmiały lepiej, a nawet pomóc w analizie trendów w Twoich rozmowach.

Zalety Freshdesk:

• Przyjazny dla użytkownika pulpit statystyk: Zobacz wszystkie swoje bieżące rozmowy w skrócie, w tym te oczekujące na odpowiedzi klientów, wstrzymane przez Twój zespół i już rozwiązane.
• Zorganizowana skrzynka odbiorcza: Twórz niestandardowe pola, statusy i widoki, aby utrzymać porządek w zgłoszeniach i ułatwić ich wyszukiwanie zespołowi.
• Automatyczne eskalacje: Ustaw zasady automatycznego podnoszenia priorytetu zgłoszenia. Na przykład, jeśli klient nie odpowiedział w sprawie problemu z płatnością, możesz przekazać zgłoszenie innej osobie, która lepiej poradzi sobie z sytuacją.
• Pasy jednodniowe: Freshdesk pozwala szybko dodawać nowych tymczasowych agentów z pełnym dostępem, ale tylko na dany dzień, idealne na okazje takie jak wydarzenia sprzedażowe.

Wady Freshdesk:

• Problemy z wydajnością: Z naszego doświadczenia i opinii użytkowników wynika, że Freshdesk może czasami działać wolno.

Cennik: Freshdesk oferuje bezpłatny plan dla maksymalnie 2 agentów. Płatne plany zaczynają się od 15 USD za użytkownika miesięcznie i sięgają 79 USD za użytkownika miesięcznie. Aktualizacja zapewnia dostęp do rynku ponad 1000 aplikacji, więcej opcji raportowania i więcej funkcji automatyzacji.

Dlaczego wybraliśmy Freshdesk: Freshdesk ułatwia zespołowi współpracę i szybkie rozwiązywanie zapytań klientów. Darmowy plan i przystępne cenowo płatne pakiety sprawiają, że jest to również świetna opcja dla firm każdej wielkości, nawet jeśli nie jest to najszybsze rozwiązanie.

7. Missive

Kiedy wypróbowaliśmy Missive, nasze pierwsze wrażenie było takie, że interfejs jest minimalistyczny. Oprócz głównego obszaru, w którym czytasz i odpowiadasz na e-maile, znajduje się pasek boczny wyświetlający foldery skrzynki odbiorczej, wraz z opcją tworzenia nowych do zorganizowanego zarządzania pocztą e-mail.

To narzędzie do współdzielonej skrzynki odbiorczej oferuje również niestandardowe reguły dla wiadomości przychodzących i wychodzących. W przypadku wiadomości przychodzących możesz definiować reguły na podstawie nadawcy, odbiorcy lub tematu. Reguły te mogą wywoływać akcje, takie jak dodawanie notatek, odkładanie powiadomień, scalanie rozmów i inne.

Reguły wychodzących wiadomości e-mail pozwalają ustawić przypomnienia o działaniach następczych, automatycznie wysyłając e-maile, jeśli nie otrzymasz odpowiedzi w określonym czasie.

Poza tym Missive ma funkcję czatu zespołowego, która pozwala Tobie i Twojemu zespołowi burzyć mózgi przed odpowiedzią na e-maile.

Zalety Missive:

• Zautomatyzowane przepływy pracy: Twórz potężne reguły dla przychodzących i wychodzących wiadomości e-mail, usprawniając komunikację i działania następcze.
• Czat zespołowy: Buduj współpracę zespołową dzięki wbudowanej funkcji czatu.
• Wsparcie w godzinach pracy we wszystkich planach: Zarządzaj powiadomieniami w oparciu o predefiniowane godziny pracy. W wielu innych konkurencyjnych rozwiązaniach ta funkcja jest często dostępna tylko w planach wyższej klasy.
• Gotowe odpowiedzi: Oszczędzaj czas i zapewnij spójną komunikację, tworząc predefiniowane wiadomości do użytku indywidualnego i zespołowego.

Wady Missive:

• Może być zbyt proste dla niektórych: Chociaż interfejs jest przejrzysty, szara kolorystyka może utrudniać wizualne rozróżnienie elementów.
• Ograniczony plan Starter: Chociaż jest przystępny cenowo za 14 USD za użytkownika miesięcznie w porównaniu do Help Scout, plan Starter ogranicza Cię do maksymalnie 5 użytkowników.

Dlaczego wybraliśmy Missive: Ogólnie rzecz biorąc, Missive jest świetny dla zespołów poszukujących prostego, ale skutecznego sposobu zarządzania pocztą e-mail. Domyślnie oferuje również funkcje, które są często dostępne tylko w planach wyższych kategorii, takie jak wsparcie w godzinach pracy i wbudowany czat zespołowy.

8. Hiver

Hiver to narzędzie, które dodaje funkcje współdzielonej skrzynki odbiorczej bezpośrednio do Twojego konta Gmail. Wystarczy zainstalować rozszerzenie Hiver Chrome, a będzie ono działać w ramach Twojego istniejącego Gmail. Zobaczysz nowe funkcje, takie jak listy przypisanych zadań, dane kontaktowe klientów i pomocne analizy.

Hiver pomaga Twojemu zespołowi zachować porządek. Aby łatwo śledzić postępy, możesz oznaczać e-maile jako otwarte, w toku lub zamknięte. Możesz także przypisywać e-maile konkretnym członkom zespołu, dodawać etykiety dla lepszego sortowania i używać dziennika aktywności, aby zobaczyć całą historię e-maili.

Istnieją również unikalne narzędzia do współpracy zespołowej. Na przykład możesz bezpiecznie udostępniać wiadomości e-mail za pomocą specjalnych linków. Lub skonfiguruj przepływy pracy zatwierdzania, gdy klienci składają specjalne prośby, które wymagają najpierw zatwierdzenia przez kogoś innego, zanim będziesz mógł przejść dalej.

Zalety Hiver:

• Działa wewnątrz Gmail: Zarządzaj wspólną skrzynką odbiorczą bezpośrednio w swoim istniejącym Gmailu, zachowując znajome i uporządkowane środowisko.
• Obsługa wielokanałowa: Hiver oferuje funkcje wykraczające poza podstawowy e-mail, w tym chatboty, bazę wiedzy, a nawet czat na żywo.
• Równoważenie obciążenia: Zapobiegaj przeciążeniu członków zespołu pracą, ustawiając limity przypisań.
• Unikalne funkcje AI: Hiver może sugerować szablony wiadomości e-mail do użycia na podstawie wiadomości od klienta lub wykrywać wiadomości z podziękowaniami, aby automatycznie zamykać rozmowy.

Wady Hiver:

• Mniej integracji: Hiver nie integruje się z tak wieloma innymi narzędziami jak niektórzy konkurenci.

Cennik: Hiver oferuje bezpłatny 7-dniowy okres próbny i ograniczony bezpłatny plan. Płatne plany zaczynają się od 19 USD za użytkownika miesięcznie za 10 użytkowników i 2 skrzynki pocztowe, a kończą na 49 USD za użytkownika miesięcznie. Uaktualnienie zapewnia dodatkowe współdzielone skrzynki odbiorcze.

Dlaczego wybraliśmy Hiver: Podobnie jak Gmelius, Hiver został zaprojektowany do ulepszania Gmaila. Jednak w przeciwieństwie do Gmelius, który naśladuje interfejs Gmaila, Hiver integruje się bezpośrednio z samym Gmailem i jest bardziej przystępny cenowo. Pozwala to na zarządzanie wiadomościami e-mail bez opuszczania środowiska Gmail.

9. Google Groups

Masz ograniczony budżet i potrzebujesz szybkiego sposobu na skonfigurowanie współdzielonej skrzynki odbiorczej Gmail? Możesz wypróbować Google Groups. Ta bezpłatna usługa z Google Workspace pozwala na utworzenie centralnego adresu e-mail, z którego może korzystać cały Twój zespół.

Należy pamiętać, że tylko użytkownicy z uprawnieniami administratora Google Workspace mogą tworzyć Grupy. Jeśli nie masz pewności co do uprawnień swojego konta, po prostu skontaktuj się z zespołem administratorów.

Po utworzeniu grupy, właściciel lub menedżer może aktywować funkcje współdzielonej skrzynki odbiorczej. Pozwala to członkom zespołu zarządzać konwersacjami poprzez przypisywanie wiadomości e-mail do konkretnych członków zespołu, oznaczanie konwersacji jako rozwiązane i używanie etykiet dla lepszej organizacji.

Zalety Google Groups:

• Darmowy i łatwy w użyciu: Nie ma żadnych kosztów, a konfiguracja jest prosta.
• Funkcje współpracy: Możesz przypisywać e-maile, rozwiązywać rozmowy i używać tagów do organizowania wiadomości.
• Role i uprawnienia: Zdefiniuj jasne role i uprawnienia dostępu, aby zabezpieczyć swoją współdzieloną skrzynkę odbiorczą. Możesz decydować, kto może przeglądać rozmowy, brać w nich udział, zatwierdzać wiadomości itp.

Wady Google Groups:

• Ograniczona funkcjonalność: Chociaż Google Groups oferuje funkcje współpracy, nie są one na tym samym poziomie co inne platformy współdzielonych skrzynek odbiorczych.

Cennik: Tworzenie i używanie grup Google jest całkowicie bezpłatne dla wszystkich użytkowników Google Workspace, o ile masz niezbędne uprawnienia do tworzenia grup. Plany Workspace wahają się od 6 USD za użytkownika miesięcznie do 18 USD za użytkownika miesięcznie, przy czym wyższe poziomy oferują zwiększoną przestrzeń dyskową na użytkownika.

Dlaczego wybraliśmy Google Groups: Google Groups to świetny wybór na początek dla zespołów poszukujących darmowego i prostego rozwiązania do tworzenia współdzielonej skrzynki odbiorczej Gmail. Nie zalecamy go jednak do długoterminowego użytku, ponieważ nie jest tak skalowalny jak inne opcje na liście.

10. Współdzielona skrzynka odbiorcza Outlooka

Czy Ty i Twój zespół już korzystacie z Microsoft 365 i Outlooka, aby pozostać w kontakcie? Czy Twój zespół jest mały i szuka prostego sposobu na wspólną pracę nad wiadomościami e-mail? Wypróbuj funkcję Współdzielona skrzynka odbiorcza Outlooka.

Konfiguracja współdzielonej skrzynki pocztowej jest łatwa, jeśli jesteś administratorem swojego konta Microsoft 365. Wszystko, czego potrzebujesz, to utworzenie nowego adresu e-mail specjalnie dla Twojego zespołu i dodanie członków. Jeśli nie jesteś administratorem, możesz poprosić ich o utworzenie go dla Ciebie.

Po uruchomieniu współdzielona skrzynka pocztowa pojawi się jako nowy folder w programie Outlook. Twój zespół może odbierać wiadomości e-mail na ten współdzielony adres, a wszelkie wiadomości wysłane z tego adresu e-mail będą wyglądać, jakby pochodziły od zespołu, a nie od konkretnej osoby.

Zalety współdzielonej skrzynki pocztowej Outlook:

• Prosta konfiguracja: Wspólne skrzynki pocztowe są łatwe w konfiguracji i użyciu, ponieważ pasują do Twojego istniejącego Outlooka.
• Kalendarze zespołowe: Kalendarz połączony ze Wspólną Skrzynką Odbiorczą automatycznie pojawia się na liście kalendarzy wszystkich użytkowników, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco z terminami spotkań i zadaniami.
• Reguły skrzynki odbiorczej: Podobnie jak w przypadku własnej skrzynki odbiorczej, możesz ustawić reguły do automatycznego sortowania i zarządzania wiadomościami e-mail, które trafiają do współdzielonej skrzynki odbiorczej.

Wady współdzielonej skrzynki pocztowej Outlook:

• Nie dla dużych zespołów: Współdzielone skrzynki pocztowe najlepiej sprawdzają się w mniejszych zespołach. Jeśli Twój zespół jest większy lub potrzebuje więcej funkcji współpracy, być może będziesz potrzebować innego narzędzia.

Ceny: Funkcja współdzielonej skrzynki odbiorczej jest dostępna we wszystkich planach Microsoft 365 Business, które zaczynają się od 6 USD za użytkownika miesięcznie i sięgają 22 USD za użytkownika miesięcznie. Microsoft 365 oferuje również bezpłatny miesięczny okres próbny.

Dlaczego wybraliśmy Outlook Shared Mailbox: Dla małych zespołów już korzystających z Microsoft 365, Shared Mailbox może być świetną opcją. Jednak jeśli Twój zespół potrzebuje bardziej zaawansowanych funkcji, warto rozważyć inne alternatywy.

Jakie są najlepsze narzędzia do współdzielonej skrzynki odbiorczej dla e-maili zespołowych?

Dla małych firm, Help Scout jest najlepszym narzędziem do współdzielonej skrzynki odbiorczej do zarządzania e-mailami zespołu. Jest łatwy w użyciu, przystępny cenowo i wyposażony w funkcje, które pomagają zespołowi efektywnie współpracować. Oznacza to szczęśliwszych klientów i płynniejszy przepływ pracy dla Twojego zespołu.

Jeśli Twoja firma działa na WordPress i zajmujesz się wieloma zapytaniami klientów, to Heroic Inbox jest silnym kandydatem. Integruje się bezpośrednio z Twoim panelem WordPress, dzięki czemu możesz zarządzać zgłoszeniami wsparcia bez opuszczania znanego środowiska.

Wreszcie, dla firm, które chcą zarządzać wszystkimi interakcjami z klientami w jednym miejscu, nie szukaj dalej niż HubSpot. Ta platforma wykracza poza podstawowe współdzielone skrzynki odbiorcze dzięki swojemu potężnemu systemowi CRM.

Współdzielone skrzynki odbiorcze e-mail: Często zadawane pytania

Teraz, gdy przyjrzeliśmy się najlepszym narzędziom do współdzielonej skrzynki odbiorczej na rynku, odpowiedzmy na kilka często zadawanych pytań.

Jak zarządzać współdzieloną skrzynką odbiorczą w Gmailu?

Istnieje kilka opcji. Google Groups oferuje darmowe rozwiązanie, ale ma ograniczone funkcje. Aby uzyskać lepsze wrażenia, rozważ Help Scout lub Heroic Inbox. Oba narzędzia oferują funkcje takie jak przypisywanie e-maili członkom zespołu, ustawianie uprawnień i automatyzacja zadań w przyjaznym interfejsie.

Które narzędzia do współdzielonych skrzynek odbiorczych są najlepsze do współpracy zespołowej w małych firmach?

Help Scout, Heroic Inbox, HubSpot i Help Desk to świetne narzędzia do współdzielonej skrzynki odbiorczej dla małych firm. Te platformy oferują funkcje takie jak automatyczne kierowanie wiadomości e-mail, notatki wewnętrzne, tagowanie wiadomości e-mail i gotowe odpowiedzi, aby znacznie ułatwić komunikację.

Wybór najlepszego rozwiązania zależy od Twoich konkretnych potrzeb i budżetu.

Które narzędzia do współdzielonych skrzynek odbiorczych oferują najlepszą integrację z Gmailem?

Help Scout oferuje dość prosty proces konfiguracji Gmaila. Po podłączeniu konta Help Scout bezproblemowo importuje Twoje istniejące wiadomości e-mail.

Dla użytkowników, którzy chcą ulepszyć swojego Gmaila, Hiver jest świetną opcją. Dodaje funkcje bezpośrednio w Gmailu, takie jak przypisywanie zadań i historia aktywności.

Odkryj więcej narzędzi do współpracy zespołowej

• Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zadaniami dla małych firm
• Najlepsze narzędzia do komunikacji zespołowej dla małych firm
• Najlepsze narzędzia do automatyzacji marketingu dla małych firm
• Najlepsze oprogramowanie do czatów wideo dla firm (z darmowymi opcjami)
• Najlepsze usługi faksu online dla małych firm

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci odkryć najlepsze narzędzia do współdzielonych skrzynek odbiorczych do zarządzania e-mailami zespołowymi. Możesz również zapoznać się z naszą listą najlepszych usług e-mail marketingu oraz naszymi ekspertyzami na temat tego, co sprawia, że strona docelowa ma wysoką konwersję.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł, zasubskrybuj nasz kanał YouTube po samouczki wideo WordPress. Możesz nas również znaleźć na Twitterze i Facebooku.