Jak zatrudnić wirtualnych asystentów do swojej witryny WordPress (porady ekspertów)

Co tydzień obserwujemy, jak inni właściciele witryn zmagają się z niekończącymi się zadaniami – od aktualizacji treści i zarządzania komentarzami po obsługę techniczną i wsparcie klienta. Właśnie dlatego wielu z nich zwróciło się do nas po poradę dotyczącą zatrudniania wirtualnych asystentów.

Dobre wieści? Znalezienie i zatrudnienie odpowiedniego wirtualnego asystenta nie musi być skomplikowane.

W tym przewodniku podzielimy się sprawdzonymi wskazówkami, które zebraliśmy, pomagając dziesiątkom właścicieli witryn WordPress w skutecznym delegowaniu pracy. Dowiesz się dokładnie, jakie zadania zlecić, gdzie znaleźć niezawodnych wirtualnych asystentów i jak unikać typowych błędów przy zatrudnianiu.

Niezależnie od tego, czy toniesz w zadaniach WordPress, czy po prostu chcesz skalować operacje swojej witryny, ten przewodnik krok po kroku pokaże Ci, jak znaleźć, zatrudnić i współpracować z wirtualnymi asystentami, którzy mogą naprawdę pomóc Twojej witrynie rozwijać się.

Czym jest wirtualny asystent?

Wirtualny asystent (VA) to niezależny wykonawca, który zdalnie wspiera Twoją firmę.

Zajmują się wszystkimi powtarzalnymi lub czasochłonnymi zadaniami, na które nie masz czasu lub z którymi przydałaby się pomoc. Mogą to być zadania takie jak planowanie wizyt, zarządzanie kalendarzem, a nawet wysyłanie e-maili.

W przeciwieństwie do kierownika biura lub asystenta wykonawczego, wirtualny asystent wykonuje swoją pracę całkowicie zdalnie. Ponadto, VA są zazwyczaj wykorzystywani do prostszych zadań, podczas gdy asystenci wykonawczy są zaufani do wykonywania bardziej złożonych czynności, które wymagają większego doświadczenia.

Dlaczego potrzebujesz wirtualnych asystentów do swojej witryny WordPress?

Zarządzanie stroną WordPress oznacza utrzymywanie kopii zapasowych strony, aktualizowanie wtyczek i motywów oraz aktualizowanie rdzenia WordPress.

Jeśli nie będziesz utrzymywać swojej witryny, może ona być narażona na ataki hakerskie, doświadczać przestojów lub nawet mieć wolne czasy ładowania. Te problemy mogą bezpośrednio spowodować utratę odwiedzających, a nawet klientów.

Jeśli nie masz czasu na utrzymanie swojej strony lub nie wiesz, jak to zrobić, możesz rozważyć zatrudnienie wirtualnego asystenta.

Twój wirtualny asystent będzie odpowiedzialny za pomoc w zadaniach związanych z WordPress zdalnie. Mogą oni wykonywać szeroki zakres zadań wykraczających poza konserwację, takich jak:

• Wsparcie techniczne: Wykonuj regularne kopie zapasowe strony, aktualizuj wtyczki i motywy WordPress, optymalizuj wydajność strony i nie tylko.
• Zarządzanie treścią: Wykonuj aktualizacje treści pod kątem SEO, planuj publikacje i zarządzaj komentarzami.
• Obsługa klienta: Odpowiadaj na komentarze pod postami na blogu i w mediach społecznościowych, angażuj się w interakcje z odbiorcami i planuj spotkania.
• Wsparcie e-commerce: Jeśli posiadasz sklep internetowy, Twój wirtualny asystent może przetwarzać zamówienia, zarządzać listami produktów i obsługiwać zapytania klientów. Może również wykonywać zadania związane z wprowadzaniem danych, takie jak aktualizacja stanów magazynowych lub cen.
• Projekt: Jeśli mają umiejętności projektowe lub programistyczne, asystenci wirtualni mogą wprowadzać zmiany w układzie, dostosowywać style, a nawet tworzyć wizualizacje.

Wirtualni asystenci mogą przejąć część Twoich obowiązków, dzięki czemu możesz skupić się na priorytetowych działaniach, które generują przychody dla Twojej firmy.

Dla porównania, załóżmy, że Twój czas jest wart 50 USD za godzinę. Wiele zadań administracyjnych można zlecić VA za 5 do 25 USD za godzinę. W rezultacie te dodatkowe godziny, które odzyskałeś, pozwolą Ci zarobić więcej pieniędzy.

Zatrudnienie wirtualnych asystentów może być najlepszym ruchem, jaki możesz wykonać w swoim biznesie. Oto szybki przegląd wszystkich kroków, które omówimy w tym artykule:

1. Zdecyduj, które zadania zlecić na zewnątrz i udokumentuj swój proces
2. Napisz dokładne ogłoszenie o pracę
3. Dowiedz się, gdzie znaleźć najlepszych wirtualnych asystentów
4. Rozmowa kwalifikacyjna z kandydatami
5. Zatrudnij i wdróż nowych wirtualnych asystentów

Mając to na uwadze, oto jak zbudować niezawodny zespół wirtualnych asystentów.

1. Zdecyduj, które zadania zlecić na zewnątrz i udokumentuj swój proces

Pierwszym krokiem jest sporządzenie listy zadań, które chciałbyś, aby Twój wirtualny asystent WordPress wykonał.

Pomoże to odfiltrować VA do tych, którzy odpowiadają Twoim potrzebom. Jak wspomniano wcześniej, istnieje wiele zadań, którymi może zająć się asystent.

Zakładając, że są to wszystkie zadania, które obecnie wykonujesz samodzielnie, powinieneś udokumentować cały proces i stworzyć wytyczne, których będą przestrzegać. Istnieje wiele efektywnych sposobów dokumentowania procesu:

• Możesz użyć Snagit do nagrywania ekranu i przechwytywania każdego kliknięcia, które wykonujesz dla każdego zadania.
• Alternatywnie, możesz stworzyć listę kontrolną lub centrum zasobów w Notion. Robiąc to, możesz uwzględnić samouczki, skrypty i szablony do naśladowania.

Pomaga to nie tylko ułatwić wdrożenie nowych członków zespołu, ale także pomaga napisać dokładniejszy opis stanowiska i znaleźć odpowiednich kandydatów na dane stanowisko.

Oto przykład tego, jak może wyglądać centrum zasobów w Notion:

Możesz oznaczyć każdy dokument według typu zadania, którym jest.

Dołączyliśmy instrukcje krok po kroku i zrzuty ekranu w każdym dokumencie, aby pomóc VA w wykonaniu zadania.

2. Napisz dokładne ogłoszenie o pracę

Jeśli chcesz znaleźć odpowiedniego wirtualnego asystenta WordPress, musisz napisać przekonujący opis stanowiska, który przyciągnie kogoś z potrzebnymi Ci cechami i umiejętnościami.

Służy to jako filtr do identyfikacji odpowiedniego kandydata. Skuteczny post z ofertą pracy dla wirtualnego asystenta powinien zawierać:

• Zakres pracy: Określ zadania i obowiązki, którymi zajmie się wirtualny asystent. Powinieneś jasno określić oczekiwaną dostępność i czy chcesz obsadzić stanowisko w pełnym, czy niepełnym wymiarze godzin.
• Potrzebne umiejętności: Określ umiejętności i kwalifikacje, których szukasz. Wymień również narzędzia i oprogramowanie, z których VA ma umieć korzystać, takie jak WordPress CMS.
• Doświadczenie: Podaj poziom doświadczenia, którego szukasz, czy to stanowisko dla początkujących, czy kogoś z określonym stażem pracy.
• Budżet: Ustal budżet i wskaż preferencję dotyczącą stawek godzinowych lub umów o stałej cenie.

Im bardziej szczegółowy będziesz, tym lepiej. Na przykład, tak może wyglądać oferta pracy.

3. Wiedz, gdzie znaleźć najlepszych wirtualnych asystentów

Gdy już przygotujesz dokumentację i napiszesz ogłoszenie o pracę, możesz zacząć szukać wirtualnych asystentów.

Strony internetowe dla freelancerów to świetny punkt wyjścia do znalezienia dedykowanego wirtualnego asystenta, zwłaszcza gdy masz konkretne potrzeby.

Chociaż możesz wybrać tradycyjną drogę zatrudniania wirtualnych asystentów za pośrednictwem tablic ogłoszeń, platformy dla freelancerów mają pewne zalety, takie jak:

• System recenzji, aby zobaczyć, jak pracowali z poprzednimi klientami
• Globalne płatności i łatwe fakturowanie
• Funkcja czatu do omawiania szczegółów projektu i udostępniania plików
• Płatności odbywają się za pośrednictwem usługi escrow, więc zapłacisz tylko za wykonaną pracę

Mając to na uwadze, polecamy te platformy dla freelancerów, aby zacząć:

Codeable

Codeable to niezawodna platforma dla freelancerów WordPress, która pomaga dopasować Cię do ekspertów WordPress. Możesz znaleźć ekspertów praktycznie we wszystkich obszarach WordPress, w tym:

• Tworzenie i dostosowywanie motywów i wtyczek
• Rozwój e-commerce
• Niestandardowy rozwój stron internetowych w WordPress
• Projektowanie stron internetowych
• API i integracja
• Rozwiązywanie problemów i konserwacja
• Bezpieczeństwo i wydajność

Zasadniczo, jeśli masz problemy z techniczną stroną WordPress i chcesz, aby wykwalifikowani eksperci się tym zajęli, Codeable jest doskonałą opcją. A ponieważ platforma akceptuje tylko najlepsze 2% kandydatów, możesz mieć pewność, że współpracujesz z doświadczonymi profesjonalistami WordPress.

Upwork

Upwork to jeden z największych rynków pracy dla freelancerów, z ponad 12 milionami zarejestrowanych freelancerów.

W przeciwieństwie do Codeable, możesz znaleźć wirtualnych asystentów z szerszym zakresem umiejętności. Pozwala to znaleźć profesjonalistów do różnych zadań poza WordPress.

Ponieważ na platformie jest więcej użytkowników, istnieje duża szansa, że znajdziesz wirtualnego asystenta w swoim budżecie.

Upwork wyświetla również referencje i oceny sukcesu w pracy w profilu każdego freelancera, aby zobaczyć jego dotychczasowe osiągnięcia. Ponadto Upwork pozwala przeglądać talenty, wysyłać im bezpośrednie wiadomości, a nawet zapraszać do składania aplikacji.

Chociaż zamiast tego możesz wybrać stronę taką jak Fiverr, może ona być bardziej odpowiednia do jednorazowych projektów niż do powtarzającej się roli, jaką jest wirtualny asystent.

Toptal

Toptal to platforma dla freelancerów znana z rygorystycznego procesu selekcji, akceptująca tylko najlepsze 3% kandydatów.

Freelancerzy muszą przejść pięć etapów procesu weryfikacji, w tym kompleksową ocenę znajomości języka angielskiego i ocenę projektu.

W przeciwieństwie do innych platform, Toptal stosuje bardziej spersonalizowane podejście. Członek zespołu skontaktuje się z Tobą telefonicznie, aby zebrać wymagania i preferencje dotyczące talentów. Następnie przedstawi Ci odpowiedniego kandydata do Twojej pracy z ich sieci ekspertów.

Ten spersonalizowany proces dopasowania zapewnia, że będziesz współpracować z wirtualnymi asystentami posiadającymi odpowiednie umiejętności i doświadczenie w zadaniach związanych z WordPress. Oszczędza to również czas poświęcony na przeglądanie tysięcy CV i samodzielne koordynowanie rozmów kwalifikacyjnych.

Toptal ma nawet dedykowaną funkcję fakturowania i śledzenia czasu o nazwie TopTracker. Dzięki tej usłudze możesz łatwo śledzić godziny i dokonywać płatności za pośrednictwem PayPal, Payoneer lub przelewu bankowego. Możesz jednak również skorzystać z dedykowanego narzędzia do śledzenia czasu, takiego jak TimeDoctor.

4. Przeprowadź rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami

Po kilku dniach od publikacji ogłoszenia o pracę powinieneś zobaczyć napływ zgłoszeń. Przeglądanie kandydatów może być żmudne, ale jest konieczne, jeśli chcesz znaleźć odpowiednią osobę.

Musisz zawęzić listę kandydatów do tych, którzy spełniają Twoje kwalifikacje. Następnie możesz zdecydować, czy kandydaci przejdą test umiejętności. To odfiltrowuje kandydatów, którzy po prostu nie mają zestawu umiejętności potrzebnych do wykonania pracy.

Na przykład, możesz stworzyć fikcyjną witrynę WordPress i poprosić ich o wykonanie pełnej kopii zapasowej witryny, rozwiązanie typowego problemu lub zoptymalizowanie wpisu na blogu pod kątem SEO. Lista obowiązków, którą już stworzyłeś, pomoże Ci zdecydować, jak ocenić kandydatów.

Następnie możesz wybrać kilku kandydatów, którzy uzyskali najwyższe wyniki i są najbardziej wykwalifikowani do pracy. Będziesz musiał przeprowadzić rozmowy z tymi potencjalnymi pracownikami za pośrednictwem Google Meet lub Zoom.

Do tej pory wiesz, że kandydaci są zdolni do wykonywania tej roli.

Jednak będziesz także chciał wiedzieć, czy pasują kulturowo do Twojej firmy. Dlatego będziesz chciał ocenić, jak lubią pracować w zespole, rozwiązywać nieznane sytuacje lub priorytetyzować zadania, zwłaszcza podczas wykonywania wielu obowiązków.

5. Zatrudnij i wdróż nowych wirtualnych asystentów

Zazwyczaj zatrudnisz kandydata, który zrobił najlepsze wrażenie. Upewnijmy się więc, że nowi pracownicy podpiszą umowę o współpracy niezależnej. Ta umowa określa warunki, w tym zakres pracy i warunki płatności.

Ponadto szczegółowo opisuje prawa własności intelektualnej, co jest ważne do wyjaśnienia, zwłaszcza w przypadku treści stron internetowych, projektów lub innych elementów kreatywnych.

Dzięki oprogramowaniu takiemu jak signNow możesz tworzyć umowy w formacie PDF i zapraszać nowych pracowników do ich podpisania.

Ale zanim Twój nowy wirtualny asystent zacznie pracę, powinieneś również mieć przygotowany proces wdrażania.

Wszystko, co musisz zrobić, to użyć narzędzia do zarządzania projektami, aby utworzyć serię zadań wdrożeniowych, które muszą zostać wykonane, aby wirtualny asystent nadrobił zaległości.

Możesz użyć Asany do przypisania listy kontrolnej zadań, aby pomóc w wdrożeniu nowych wirtualnych asystentów. Każdy nowy członek zespołu przejdzie serię działań, aby zapoznać się z Twoją firmą i sposobem jej działania. Na liście kontrolnej powinny być wymienione takie rzeczy jak:

• Misja i podstawowe wartości Twojej firmy
• Dostęp do logowania do witryny WordPress i innych narzędzi
• Dokumentacja i szkolenia dotyczące wykonywania zadań
• Dostęp do narzędzi komunikacji zespołowej do współpracy. Na przykład używanie Slack to świetny sposób na rozmowę z VA 1 na 1, lub możesz utworzyć dedykowany kanał do ogłaszania informacji dla całego zespołu.

Możesz po prostu dodać linki do centrum zasobów, które wcześniej utworzyłeś za pomocą Notion lub podobnego oprogramowania.

Podczas dodawania uprawnień i ról do WordPressa i innego oprogramowania, kluczowe jest używanie menedżera haseł, takiego jak 1Password.

To oprogramowanie wygeneruje i przechowa silne, unikalne hasła dla każdego konta, co może pomóc w zapobieganiu włamaniom na Twoją stronę WordPress.

Alternatywa: Skorzystaj z usług utrzymania WordPressa

Możesz zdecydować, że nie jesteś jeszcze gotowy do zatrudnienia wirtualnego asystenta, albo dlatego, że nie masz wystarczająco dużo zadań do delegowania, albo dlatego, że nie ma to sensu finansowego.

W takim przypadku możesz zamiast tego wybrać usługi konserwacji WordPress. Mogą one pomóc w usprawnieniu i automatyzacji wszystkich zadań, które musisz wykonać, aby Twoja witryna była zdrowa i aktualna, w tym:

• Znajdowanie i naprawianie niedziałających linków
• Aktualizacja motywów i wtyczek
• Tworzenie kopii zapasowych witryny WordPress
• Usuwanie spamu w komentarzach
• Automatyczna aktualizacja rdzenia WordPress do najnowszej wersji

WordPress.org zaleca wykonywanie tych zadań porządkowych mniej więcej co trzy do sześciu miesięcy.

Chociaż możesz zatrudnić wirtualnego asystenta do wykonania tych zadań, znacznie taniej jest po prostu zapłacić dostawcy usług za wykonanie pracy.

Jeśli szukasz rekomendacji, sprawdź nasze propozycje najlepszych usług utrzymania stron WordPress na rynku. Te agencje mogą zająć się usługami tworzenia kopii zapasowych, aktualizacjami rdzenia, aktualizacjami motywów i wtyczek, optymalizacją zasobów, usuwaniem złośliwego oprogramowania, monitorowaniem czasu pracy i wieloma innymi.

Inną alternatywą jest skorzystanie z firmy oferującej zarządzany hosting WordPress, która może zająć się większością usług utrzymania. Dostawcy zarządzanego hostingu zajmują się wszystkimi zadaniami związanymi z zarządzaniem serwerem, takimi jak jego konfiguracja, bezpieczeństwo i utrzymanie.

Najczęściej zadawane pytania

Nasi czytelnicy często pytają nas, jak zatrudnić wirtualnych asystentów WordPress. Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania:

Ile kosztuje wirtualny asystent?

Ceny wirtualnych asystentów są zróżnicowane, ale zazwyczaj wynoszą od 5 do 50 USD za godzinę, przy czym wyspecjalizowani asystenci z USA kosztują więcej niż asystenci skupieni na administracji i ci z zagranicy.

Chociaż wielu pobiera opłaty godzinowe, niektórzy mogą wyceniać swoje usługi jako miesięczny abonament w wysokości od 500 do 4000 USD za określoną liczbę godzin.

Kiedy warto zatrudnić wirtualnego asystenta?

Jako właściciele firm, trudno nam wiedzieć, kiedy nadszedł czas na zatrudnienie wirtualnego asystenta. Oto kilka sygnałów, że nadszedł czas, aby zacząć delegować:

• Poświęcasz zbyt dużo czasu na zadania o niskiej wartości. Najlepiej jest poświęcić swój czas na dodawanie wartości do firmy w sposób, w jaki tylko Ty możesz.
• Tracisz klientów, ponieważ nie możesz odpowiadać na e-maile z pomocą techniczną. Słabe doświadczenie klienta prowadzi do złej reputacji, co może wpłynąć na rozwój Twojej firmy.
• Nie znasz się na WordPressie. VA z umiejętnościami technicznymi może zająć się naprawianiem błędów w WordPress i wykonywaniem kopii zapasowych, zapewniając, że Twoja witryna pozostanie bezpieczna i aktualna.
• Masz problemy z zarządzaniem treścią swojej witryny WordPress. Wirtualny asystent WordPress może pomóc w pisaniu postów na blogu, tworzeniu grafik i planowaniu aktualizacji treści.

Outsourcing może wydawać się nienaturalny dla przedsiębiorców, którzy lubią mieć wszystko pod kontrolą. Ale częścią rozwoju firmy jest zaufanie innym, aby firma mogła działać bez Twojej pełnej uwagi.

Niemniej jednak, jeśli potrzebujesz tylko pomocy w utrzymaniu swojej witryny WordPress, usługi konserwacji WordPress są bardziej niezawodnym i przystępnym cenowo rozwiązaniem.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci dowiedzieć się, jak zatrudnić wirtualnych asystentów do swojej witryny WordPress. Następnie możesz również zapoznać się z naszym przewodnikiem na temat jak prawidłowo prosić o wsparcie WordPress i je uzyskać, lub naszymi ekspertyzami dotyczącymi najlepszych usług księgowych dla Twojej firmy online.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł, zasubskrybuj nasz kanał YouTube po samouczki wideo WordPress. Możesz nas również znaleźć na Twitterze i Facebooku.