Cum să configurați un sistem de rezervare a programărilor WordPress și să rezervați clienți 24/7

Trimiterea de e-mailuri înainte și înapoi cu potențiali clienți doar pentru a găsi un interval orar pentru o programare este o pierdere imensă de timp, care duce adesea la pierderea vânzărilor. Când ești blocat gestionând un calendar toată dimineața, nu te poți concentra pe a servi efectiv clienții.

De aceea recomand acceptarea programărilor direct pe site-ul tău WordPress. Acest lucru îți poate economisi ore în fiecare săptămână și poate preveni pierderea clienților potențiali.

Am testat mai multe instrumente de programare și am constatat că Sugar Calendar Bookings este cea mai bună modalitate de a-ți automatiza programările. Este suficient de puternic pentru a gestiona programări complexe, dar suficient de simplu pentru a fi configurat în mai puțin de o oră.

În acest ghid, te voi ghida prin fiecare pas pentru a configura un sistem de programări profesional. Până la final, vei avea un sistem hands-free care acceptă programări și încasează plăți în timp ce dormi.

Iată subiectele pe care le voi acoperi în acest tutorial:

De ce afacerea ta are nevoie de un sistem de programări WordPress

Văd adesea proprietari de afaceri lovind ceea ce îmi place să numesc „plafonul de programări manuale”. Acesta este punctul în care munca administrativă, cum ar fi urmărirea clienților și schimbul de e-mailuri nesfârșite, începe să consume mai mult timp decât gestionarea efectivă a afacerii tale.

În timp ce mulți oameni încep cu instrumente terțe precum Calendly, am constatat că găzduirea propriului sistem de programări pe WordPress oferă avantaje masive față de utilizarea unei platforme SaaS separate:

• Control total al mărcii: Când folosești un link extern (precum calendly.com/numele-tau), îți trimiți clienții departe de site-ul tău. Acest lucru creează o „scurgere de branding” în care aceștia își pierd navigarea pe site și pot chiar vedea logo-urile sau serviciile sugerate ale terței părți. Păstrarea lor pe propriul domeniu construiește încredere și le menține atenția asupra afacerii tale.
• Fără „taxă de abonament” lunară: Majoritatea instrumentelor de programare SaaS percep o taxă lunară recurentă pentru funcționalități esențiale precum plățile Stripe sau memento-urile personalizate. Utilizarea unui plugin WordPress precum Sugar Calendar Bookings îți permite să deții sistemul și să păstrezi mai mult din veniturile tale.
• Securizează Veniturile: Pluginuri precum Sugar Calendar îți permit să soliciți un avans prin Stripe pentru a te asigura că clienții sunt angajați față de programare. Am constatat că aceasta este cea mai eficientă modalitate de a filtra persoanele care nu sunt serioase în privința timpului tău.
• SEO și Analiză Îmbunătățite: Când un client vizitează pagina ta internă de rezervări, aceasta contează ca trafic pentru site-ul tău, ajutând la clasamentul tău în motoarele de căutare. Dacă folosești un instrument extern, beneficiul SEO și datele clienților îi revin lor, nu ție.

Când afacerea ta este mică, te poți descurca cu un planificator pe hârtie sau un simplu formular de contact. Dar pe măsură ce crești, nu îți poți permite să petreci ore întregi făcând muncă administrativă manuală în loc să îți desfășori afacerea.

Mutându-te la un sistem automatizat, îți recuperezi timpul și elimini fricțiunea care împiedică afacerea ta să treacă la nivelul următor.

Pasul 1: Instalarea pluginului Sugar Calendar Bookings

Înainte de a putea începe să rezervi clienți, trebuie să instalezi pluginul. Sugar Calendar Bookings este un plugin WordPress independent.

Există două versiuni din care poți alege:

• Sugar Calendar Bookings Lite: Aceasta este versiunea gratuită și aceasta este cea pe care o vom folosi pentru acest tutorial. Include tot ce ai nevoie pentru a începe, inclusiv integrare gratuită Stripe pentru acceptarea plăților.
• Sugar Calendar Bookings Pro: Aceasta este actualizarea premium. O recomand cu tărie pe măsură ce afacerea ta crește și ai nevoie de funcții avansate, cum ar fi gestionarea mai multor membri ai personalului, atribuirea orelor de lucru specifice per angajat și crearea de șabloane de e-mail personalizate.

Dacă aveți nevoie de ajutor, puteți consulta ghidul nostru despre cum să instalați un plugin WordPress.

Pasul 2: Crearea serviciilor tale profesionale

Odată ce pluginul este activat, primul lucru pe care trebuie să îl faci este să definești exact ce rezervă clienții tăi.

În Sugar Calendar Bookings, acestea se numesc „Servicii”. Poți crea câte ai nevoie, cum ar fi un „Apel de descoperire de 15 minute” sau o „Consultanță completă de 1 oră”.

Pentru a începe, navighează la Rezervări » Servicii în meniul din stânga al tabloului de bord WordPress și apasă butonul „Adăugare Nou”.

Pe fila „General” a acestui ecran, vei începe prin a introduce Numele Serviciului tău. Recomand să alegi un titlu clar, descriptiv pe care clienții îl vor înțelege instantaneu, cum ar fi „Apel de descoperire de 30 de minute” sau „Audit complet al site-ului web”.

Apoi, vei seta Durata exactă a programării în minute. Este important să fii precis aici, astfel încât pluginul să știe exact cât timp să blocheze în calendarul tău pentru a preveni dubla rezervare.

Apoi, trebuie să setezi Locația.

Dacă te întâlnești cu clienții virtual, poți apăsa „Adăugare Opțiune Locație”, selecta „Link personalizat” și lipi aici URL-ul tău Zoom, Google Meet sau Microsoft Teams.

Nu îți face griji cu calculele fusului orar. Calendarul de rezervări va afișa automat disponibilitatea ta în fusul orar local al clientului tău.

Dacă aveți un birou fizic, puteți introduce în schimb adresa dvs. stradală.

Sub aceasta, puteți seta Prețul și adăuga o Descriere.

Folosesc întotdeauna zona de descriere pentru a fi foarte clar cu privire la termenii mei de plată. De exemplu, dacă percep doar o mică taxă în avans, mă asigur să specific că este un „Depozit nerambursabil” pentru a nu exista surprize pentru client.

Dacă utilizați versiunea Pro, puteți explora celelalte file din editorul de Servicii (cum ar fi Disponibilitatea specifică a Serviciului și Notificări) pentru a atribui membri ai personalului specifici serviciului sau pentru a configura șabloane personalizate de e-mail.

Când ați terminat, faceți clic pe butonul „Adăugare nou” din partea de jos pentru a salva serviciul.

Majoritatea afacerilor oferă mai mult de un tip de programare. Dacă aveți alte oferte, pur și simplu repetați acest proces pentru a le adăuga în catalogul dvs. Puteți crea câte servicii unice aveți nevoie pentru afacerea dvs.

Pasul 3: Setarea disponibilității și a orelor de lucru

Una dintre cele mai mari greșeli pe care le văd proprietarii de afaceri făcând este să-și lase calendarul complet deschis. Fără limite adecvate, ați putea ajunge să aveți clienți care încearcă să rezerve o consultație la ora 21:00 într-o vineri.

Pentru a preveni acest lucru și pentru a seta orele standard de funcționare, navigați la Programări » Setări și faceți clic pe fila „Disponibilitate”.

Aici, puteți ajusta exact când sunteți disponibil pentru programări zilnic. Puteți utiliza meniurile derulante pentru a seta orele de funcționare de luni până vineri (de exemplu, de la 9:00 la 17:00) și faceți clic pe comutator pentru a marca sâmbăta și duminica ca „Indisponibil”.

Odată ce orele dvs. arată corect, nu uitați să faceți clic pe butonul „Salvare setări” din partea de jos a ecranului.

Notă: Dacă afacerea dvs. necesită reguli avansate de programare, va trebui să faceți upgrade la Programări Sugar Calendar Pro. Versiunea Pro deblochează Timpuri de pauză (care adaugă automat un interval de timp înainte și după programări, astfel încât să vă puteți pregăti) și Perioade de notificare (care împiedică clienții să rezerve o întâlnire surpriză chiar înainte de începerea acesteia).

Pasul 4: Conectarea Stripe pentru plăți automate

Odată ce serviciile și orele dvs. sunt gata, aveți nevoie de o modalitate de a fi plătit. Colectarea plăților în avans este cea mai bună modalitate de a reduce absențele și de a vă securiza venitul.

Pentru a configura acest lucru, accesați Programări » Setări și faceți clic pe fila „Plăți”.

Înainte de a vă conecta contul bancar, recomand cu tărie să derulați până la secțiunea „Monedă”. Alegeți moneda locală și faceți clic pe butonul „Salvare setări”. Este cel mai bine să faceți acest lucru mai întâi, astfel încât să nu pierdeți modificările în timpul următorului pas.

Apoi, derulați înapoi la secțiunea „Stripe”.

Veți observa că pluginul gratuit folosește un model de prețuri „plătești pe măsură ce folosești”, care adaugă o mică taxă de 3% per tranzacție. Rețineți că aceasta se adaugă taxelor standard de procesare ale Stripe (de obicei 2,9% + 0,30 USD per tranzacție).

Dacă afacerea dvs. procesează multe programări, actualizarea la Sugar Calendar Bookings Pro va elimina complet taxa de 3% a pluginului. Acest lucru vă permite să păstrați mai mulți bani în buzunar.

Pentru a vă conecta contul bancar, pur și simplu faceți clic pe butonul albastru „Conectați-vă cu Stripe”. Veți fi redirecționat în siguranță către Stripe pentru a finaliza configurarea.

Pasul 5: Adăugarea formularului de programare pe site-ul tău

Ați depus efortul de a vă defini serviciile și de a vă stabili programul. Acum partea interesantă: punerea calendarului pe site-ul dvs. web, astfel încât clienții să poată începe efectiv să vă rezerve timpul.

Pentru a face acest lucru, creați o nouă pagină WordPress. Ați putea să o numiți ceva primitor, cum ar fi „Programează o întâlnire” sau „Lucrează cu mine”. În interiorul editorului de blocuri WordPress, faceți clic pe pictograma „+” și căutați blocul „Formular de programare” pentru a-l adăuga la pagina dvs.

Odată ce inserați blocul, uitați-vă la panoul de setări din partea dreaptă a ecranului. Există câteva comutatoare simple pentru a vă asigura că formularul se potrivește perfect cu designul site-ului dvs. web:

• Dacă construiți o pagină dedicată de programări, aspectul „3 coloane” pentru intervalele orare arată fantastic. Dacă introduceți calendarul într-un spațiu mai îngust, îl puteți comuta cu ușurință la „2 coloane”.
• Aveți, de asemenea, opțiunea de a comuta între temele „Light” și „Dark” sau de a filtra formularul pentru a afișa doar un serviciu specific în loc de întregul catalog.

Când sunteți mulțumit de aspect, continuați și faceți clic pe butonul „Publicați”.

Înainte de a partaja linkul cu publicul dvs., vă recomand cu tărie să deschideți pagina live pe telefonul dvs. mobil. Am constatat că multe pluginuri de programare au designuri greoaie care se strică pe ecrane mici. Cu toate acestea, grila de intervale orare a Sugar Calendar este ușoară și rămâne ușor de atins.

Deoarece majoritatea clienților dvs. vă vor rezerva prin intermediul telefoanelor lor, vizualizarea acestui aspect optimizat pentru mobil în acțiune vă va oferi o liniște deplină.

În timp ce îl testați pe telefon, continuați și rezervați o programare demonstrativă pentru a vedea exact cum vor experimenta clienții dvs. Odată ce confirmați că plata de test Stripe se efectuează fără probleme, pur și simplu reveniți la Programări » Setări » Plăți și dezactivați modul „Test”.

Felicitări! Sistemul dvs. automat de programări WordPress este acum oficial live și gata să înceapă să accepte programări.

Gestionarea programului și a creșterii afacerii tale

Odată ce sistemul dvs. este live, puteți gestiona operațiunile zilnice din ecranul Programări » Calendar.

Consider că „Vizualizarea Agendei” este cea mai bună modalitate de a vedea programul zilnic dintr-o privire, fără a fi copleșit de o grilă lunară. Puteți chiar să faceți clic pe pictograma cu rotița dințată din colțul din dreapta sus pentru a ascunde zilele în care nu lucrați (cum ar fi weekendurile) pentru un aspect mai curat.

Dacă trebuie să verificați cu cine vă întâlniți, pur și simplu faceți clic pe orice programare din calendar.

Va apărea o fereastră pop-up rapidă, afișând detaliile clientului, serviciul și starea plății acestuia, economisindu-vă de a fi nevoit să încărcați o pagină complet nouă.

Dacă un client vă sună sau vă trimite un e-mail pentru a rezerva direct o programare, îl puteți adăuga manual făcând clic pe butonul „+ Adăugare Programare” din partea de sus a calendarului.

Obișnuiesc să fac acest lucru imediat pentru fiecare rezervare manuală. Asigură faptul că disponibilitatea dvs. rămâne 100% exactă și previne acele situații neplăcute de dublă rezervare.

În cele din urmă, recomand să fiți cu ochii pe tabloul de bord principal WordPress.

Am observat că majoritatea utilizatorilor încetează să se mai bazeze pe notificările prin e-mail odată ce văd „Widgetul Venituri” din Sugar Calendar Bookings. Acesta vă oferă o imagine clară a programărilor viitoare și a câștigurilor totale imediat ce vă conectați. Este un instrument motivațional excelent pe măsură ce afacerea dvs. crește.

Întrebări frecvente despre sistemele de programări WordPress

Știu că configurarea unui calendar automatizat poate părea o schimbare majoră pentru afacerea dvs. Iată câteva dintre cele mai frecvente întrebări pe care le primesc despre utilizarea sistemelor de rezervare WordPress și Sugar Calendar Bookings.

Am nevoie de pluginul de bază Sugar Calendar pentru a utiliza sistemul de rezervări?

Nu. Sugar Calendar Bookings este un plugin WordPress complet independent. Nu este necesar să instalați versiunea originală Sugar Calendar „Evenimente” pentru ca aceste funcționalități de programare să funcționeze pe site-ul dvs.

Pot accepta plăți de la clienți pentru programări WordPress fără a utiliza Stripe?

Da. Deși Stripe este integrarea nativă pentru cardurile de credit în Sugar Calendar Bookings, puteți activa și plățile „La fața locului” în setările pluginului. Aceasta este o opțiune excelentă dacă preferați să colectați numerar sau cecuri personal, la momentul întâlnirii.

Cum pot împiedica clienții să facă rezervări de ultim moment?

Pentru a preveni surprizele de ultim moment, puteți seta un „Perioadă de preaviz” utilizând Sugar Calendar Bookings Pro. Prin solicitarea unui timp de anticipare de 24 sau 48 de ore, sistemul de rezervări se asigură că nu veți avea niciodată o programare care apare în calendarul dvs. fără suficient timp pentru a vă pregăti.

Este Sugar Calendar Bookings compatibil cu tema mea WordPress?

Da. Formularele Sugar Calendar Bookings sunt concepute pentru a fi ușoare și vor utiliza automat fonturile și culorile temei WordPress active. Sistemul include, de asemenea, suport încorporat pentru designurile în modul întunecat.

Pot sincroniza sistemul meu de rezervări WordPress cu Google Calendar sau iCal?

Da. Sugar Calendar Bookings vă permite să sincronizați programările WordPress cu aplicații externe de calendar precum Google Calendar, iCal și Outlook. Acest lucru vă asigură că puteți vedea rezervările viitoare pe toate dispozitivele dvs. personale.

Care este cel mai bun plugin gratuit de rezervări pentru WordPress?

Cred că Sugar Calendar Bookings Lite este cel mai bun plugin gratuit de programare a întâlnirilor pentru WordPress. Spre deosebire de multe alternative gratuite, Sugar Calendar Bookings Lite include procesare de plăți Stripe încorporată, formulare de programare compatibile cu dispozitivele mobile și suprascrieri de date personalizate, fără a necesita un upgrade plătit.

Cum pot testa sistemul de programare înainte de a intra în funcțiune?

Recomand întotdeauna activarea modului de testare în setările Stripe mai întâi. Acest lucru vă permite să finalizați întregul proces de programare și plată folosind un număr de card de credit fals. Este cea mai bună modalitate de a vedea exact ce văd clienții dvs. și de a vă asigura că e-mailurile de confirmare funcționează înainte de a începe să acceptați plăți reale.

Resurse suplimentare pentru gestionarea programărilor

Sper că acest ghid v-a ajutat să învățați cum să configurați un sistem profesional de programare pe site-ul dvs. WordPress. Automatizând calendarul, ați făcut un pas major spre recuperarea timpului dvs. și creșterea afacerii dvs.

Pentru a îmbunătăți și mai mult fluxul de lucru profesional al site-ului dvs., s-ar putea să doriți să consultați și aceste resurse suplimentare:

• Cum să trimiteți mesaje SMS utilizatorilor dvs. WordPress – Aflați cum să adăugați memento-uri text la sistemul dvs. de programare pentru a reduce și mai mult absențele.
• Cum să creați un formular de contact în WordPress – O modalitate excelentă de a gestiona solicitările generale care nu necesită o întâlnire completă.
• Cum să configurați WP Mail SMTP – Esențial pentru a vă asigura că e-mailurile de confirmare a programării ajung efectiv în inbox-ul clientului dvs.
• Cele mai bune pluginuri de programare și rezervare WordPress – Un ghid comparativ dacă doriți să vedeți cum se compară Sugar Calendar Bookings cu alte opțiuni.
• Pluginuri WordPress indispensabile pentru site-uri web de afaceri – Alegerile mele de top pentru instrumentele de care are nevoie fiecare afacere de servicii profesionale.

Dacă v-a plăcut acest articol, atunci vă rugăm să vă abonați la Canalul nostru de YouTube pentru tutoriale video despre WordPress. Ne puteți găsi, de asemenea, pe Twitter și Facebook.