Vad är ett papperslöst affärsformulär? (+ Hur man skapar ett)

Lägger du fortfarande kvällarna på att sortera pappersformulär och manuellt mata in data i kalkylblad? Tja, det behöver inte vara så.

Saken är den: pappersformulär är inte bara föråldrade, de är dyra.

Många företag spenderar mycket pengar på att arkivera varje pappersdokument, lokalisera ett felaktigt arkiverat dokument och reproducera ett förlorat dokument. Digitala formulär hjälper dig att helt eliminera dessa dolda kostnader.

På WPBeginner använder vi papperslösa formulär i alla våra företag och onlinebutiker för att effektivisera arbetsflöden, minska kostnader och nå fler kunder.

Och det bästa av allt? De är lätta att skapa, även om du inte är tekniskt kunnig.

I den här guiden går vi igenom hur du skapar ditt eget papperslösa affärsformulär, steg för steg. Det är dags att göra dig av med röran och förenkla ditt företag! ⏰

Vad är papperslösa affärsformulär?

Ett papperslöst affärsformulär är ett digitalt formulär som dina användare kan fylla i på din WordPress-webbplats. Användare kan använda sina datorer, smartphones eller surfplattor för att fylla i formuläret när som helst och var som helst.

Numera skrotar många företag pappersformulär och väljer digitala formulär, vilket hjälper dem att skapa ett komplett papperslöst system.

Här är några fördelar med att gå papperslöst:

• Nå en större publik: Digitala formulär kan hjälpa dig att nå publik från olika platser. Det finns inga geografiska begränsningar eller fördröjningar i att få svar från människor över hela världen.
• Lätt att komma åt: Personer kan komma åt ditt papperslösa affärsformulär med vilken enhet som helst och fylla i detaljerna var som helst. Se bara till att din webbplats är mobilvänlig för att undvika att frustrera användare.
• Få omedelbara svar & Spara tid: Papperslösa formulär hjälper dig att spara tid. Till skillnad från fysiska dokument, som kräver att man väntar på att svar ska komma med posten, låter digitala formulär dig se svar omedelbart.
• Kostnadsbesparing: Att använda digitala formulär hjälper dig också att spara massor av pengar på papper, utskriftsutrustning och portokostnader.
• Bra för miljön: Att skapa ett papperslöst kontor minskar ditt koldioxidavtryck och har en positiv inverkan på miljön. Du kan hjälpa till att bevara träd, förhindra avskogning och minska avfall.

Nu, vilka är några av sätten du använder papperslösa formulär?

När kan du använda papperslösa formulär för ditt företag?

Det finns flera sätt att omvandla dina pappersbaserade formulär till digitala formulär.

Om du behöver komma i kontakt med dina konsumenter kan du skapa ett online kontaktformulär och lägga till det på din webbplats. På så sätt kan du få feedback och förslag samt lösa dina användares frågor.

Ett annat sätt att använda papperslösa affärsformulär är genom att ta emot jobbansökningar online. Istället för att be sökande att skicka in fysiska kopior av sina CV:n, kan de helt enkelt ladda upp dem med hjälp av ditt digitala formulär. Det hjälper också till att effektivisera din rekryteringsprocess och tar bort onödig pappershantering.

Om du driver en webbutik, kan du skapa papperslösa beställningsformulär. Kunder kan fylla i detaljerna i beställningsformuläret, lägga sina beställningar och betala online.

Du kan också skapa digitala registreringsformulär för ett kommande evenemang, som ett webinar eller en konferens.

Utan vidare dröjsmål delar vi med oss av hur du enkelt kan skapa ett papperslöst digitalt formulär i WordPress. Här är en snabb översikt över alla ämnen vi kommer att dela i den här guiden:

• Skapa ett papperslöst affärsformulär i WordPress
• Bonustips 💡: Automatisera dina arbetsflöden för digitala formulär
• Vanliga frågor om att skapa papperslösa affärsformulär

Låt oss börja.

Skapa ett papperslöst affärsformulär i WordPress

Det bästa sättet att lägga till papperslösa affärsformulär i WordPress är genom att använda WPForms. Det är det bästa kontaktformulärsprogrammet för WordPress och används av över 6 miljoner proffs.

På WPBeginner använder vi också WPForms för att visa nästan alla våra digitala formulär. Du kan se vår detaljerade WPForms-recension för att utforska dess funktioner.

Med WPForms får du en dra-och-släpp-formulärbyggare som gör det superenkelt att anpassa ditt formulär. Dessutom erbjuder pluginet AI-verktyg och över 2 000 formulärmallar så att du snabbt kan skapa nästan vilken typ av WordPress-formulär som helst.

För den här handledningen, låt oss skapa ett digitalt konferensregistreringsformulär. Vi kommer att använda WPForms Lite-versionen eftersom den är 100 % gratis. Det finns också en WPForms Pro-version som erbjuder fler anpassningsalternativ, mallar och kraftfulla tillägg.

Först måste du installera och aktivera WPForms-pluginet. Om du behöver hjälp, se vår guide om hur man installerar ett WordPress-plugin.

Efter aktivering kan du gå till WPForms från WordPress adminpanel och sedan klicka på knappen 'Lägg till ny'.

Detta tar dig till sidan Inställningar.

För att börja, namnge ditt formulär högst upp.

Därefter väljer du hur du vill skapa ditt onlineformulär.

Med WPForms kan du AI-generera ditt formulär för att snabba upp processen. Allt du behöver göra är att ange en enkel prompt, så bygger verktyget formuläret åt dig.

För den här handledningen kommer vi dock att använda en fördefinierad mall.

I rutan för mallen ‘Conference Registration Form’ hovrar du helt enkelt över mallen och klickar på knappen ‘Use Template’.

Därefter kan du anpassa ditt formulär med dra-och-släpp-byggaren.

WPForms erbjuder olika fält som du kan lägga till i ditt formulär. I Lite-versionen kan du lägga till textrader, paragraftext, en nedrullningsmeny, flervalsfrågor, kryssrutor och mer.

Om du behöver avancerade fält som telefonnummer, lösenord, adress eller en filuppladdningsmöjlighet, rekommenderar vi att du använder WPForms Pro-versionen.

Dra helt enkelt ett fält från de givna alternativen till vänster och släpp det där du vill lägga till det i formuläret.

Dessutom kan du ytterligare anpassa befintliga fält i mallen.

Till exempel, när du klickar på fältet 'Namn', visas ytterligare alternativ i menyn till vänster. Dessa låter dig redigera etiketten, formatet, beskrivningen och om fältet är obligatoriskt.

Gå sedan till fliken 'Inställningar' i menyn för att konfigurera inställningarna för ditt formulär.

Under inställningarna 'Allmänt' kan du redigera formulärets namn, lägga till en beskrivning, ändra texten på skicka-knappen och mer.

Därefter kan du gå till inställningarna för Aviseringar och redigera e-postadressen som du kommer att ta emot e-post till när någon skickar in ett formulär.

Det finns också inställningar för att ändra ämnesraden, namnet och e-postadressen, och mer.

Slutligen kan du också ändra inställningarna för bekräftelse i WPForms. Detta är meddelandet som folk kommer att se när de skickar in ett formulär.

Du kan visa ett meddelande, visa en landningssida eller vidarebefordra användare till en annan URL.

För mer information, se vår guide om hur man skickar bekräftelsemejl efter inlämning av WordPress-formulär.

💥 Nytt: Du kan nu dra nytta av WPForms’ funktion för automatisk hantering av inläggningar för att automatiskt exportera formulärinlämningar till din e-post, Google Drive, Dropbox eller andra tjänster. Detta eliminerar behovet av att skriva ut, arkivera eller manuellt överföra data.

För steg-för-steg-instruktioner, se vår handledning om hur man automatiskt exporterar WordPress-formulärinlägg.

Valfritt kan du också klicka på fliken Marknadsföring till vänster för att ansluta ditt formulär till olika marknadsföringstjänster, som din e-postleverantör.

Du kan till och med integrera ditt formulär med mötes- eller webinarprogramvara som Zoom eller skapa andra automatiserade arbetsflöden för att spara tid.

När du är klar med inställningarna, glöm inte att klicka på knappen 'Spara' högst upp och avsluta formulärbyggaren.

Därefter kan du lägga till ditt formulär i vilket WordPress inlägg eller sida som helst.

För att börja, klicka på knappen 'Bädda in' bredvid Spara. Detta öppnar ett popup-fönster där du kan välja att bädda in formuläret i en ny eller befintlig sida.

För den här handledningen väljer vi 'Skapa ny sida'.

På nästa skärm kommer du att uppmanas att namnge din nya sida.

Skriv bara in namnet i det tillgängliga fältet och klicka på 'Låt oss köra!'

Detta tar dig till WordPress innehållsredigerare.

Härifrån klickar du på knappen ‘+’ och lägger till WPForms-blocket.

Därefter ser du en rullgardinsmeny i WPForms-blocket.

Här kan du välja ditt konferensanmälningsformulär.

Publicera eller uppdatera nu din sida.

Sedan kan du besöka din webbplats för att se det papperslösa konferensregistreringsformuläret i praktiken.

För steg-för-steg-instruktioner kan du hänvisa till vår guide om hur man bäddar in WordPress-formulär.

Bonustips 💡: Automatisera dina arbetsflöden för digitala formulär

Efter att ha skapat ditt papperslösa formulär kan du spara ännu mer tid genom att konfigurera automatiseringar. Det innebär att dina formulärdata inte bara ligger där – de utlöser hjälpsamma åtgärder som håller din verksamhet igång smidigt.

Här är några verktyg du kan ansluta dina formulär till:

• E-postmarknadsföringsverktyg. Lägg automatiskt till nya kontakter i din e-postlista när någon skickar in ditt formulär. Detta är utmärkt för att skicka välkomstmeddelanden, nyhetsbrev eller kampanjer utan manuellt arbete. Constant Contact är ett utmärkt verktyg för detta, som du kan lära dig mer om i vår fullständiga recension av Constant Contact.
• CRM-plattformar. Skicka formulärinlämningar direkt till ditt system för kundrelationshantering (CRM). Detta hjälper dig att spåra potentiella kunder, hantera uppföljningar och organisera kundinformation på ett ställe.
• Kalkylblad. Logga formulärinlägg till CSV eller Excel automatiskt. Det är ett enkelt sätt att hantera data som beställningar, anmälningar eller enkätresultat – särskilt om du vill sortera eller filtrera dem senare.

Dessa automatiseringar kan hjälpa dig att undvika repetitiva uppgifter och säkerställa att ingen potentiell kund eller inlämning faller mellan stolarna. För detaljer, se vår guide om hur man ställer in WordPress-automatiseringar.

Vanliga frågor om att skapa papperslösa affärsformulär

Har du fortfarande frågor? Här är några vanliga frågor vi får från företagare som byter till digitala formulär:

Vad är papperslösa formulär?

Papperslösa formulär är digitala formulär som du kanske vill använda för att ersätta traditionella pappersbaserade formulär. Istället för att skriva ut och fylla i ett pappersformulär, fyller användarna i och skickar in formuläret online.

De kan användas för att samla in kontaktinformation, onlinebeställningar, kundfeedback, jobbansökningar och mer, utan att skriva ut eller skanna.

Dessa formulär är lätta att hantera, kan utlösa automatiska arbetsflöden och hålla dina data organiserade.

Vilket är bättre, pappers- eller digitala formulär?

Digitala formulär är generellt sett det bättre valet för de flesta företag. De är snabbare att bearbeta, enklare att lagra och kan nås var som helst.

Till skillnad från pappersformulär kräver de inget fysiskt lagringsutrymme eller manuell datainmatning, vilket sparar tid och minskar mänskliga fel. Dessutom är de mer miljövänliga.

Vilka är nackdelarna med elektroniska formulär?

Även om digitala formulär erbjuder många fördelar, finns det några nackdelar att tänka på:

• De kräver internetåtkomst för att skapas eller fyllas i.
• Vissa användare kan tycka att de är svårare att använda, särskilt om de inte är tekniskt kunniga.
• Du måste se till att ha goda säkerhetspraxis, särskilt om du samlar in känslig information.

Med det sagt är dessa utmaningar lätta att hantera med rätt verktyg och inställningar.

Är Google Forms bra eller dåligt?

Google Forms är ett utmärkt gratisalternativ för grundläggande användning. Det är lätt att använda, integreras med Google Sheets och fungerar bra för enkla undersökningar, OSA-formulär för evenemang eller feedbackformulär.

Det har dock vissa begränsningar:

• Begränsade anpassnings- och varumärkesalternativ
• Färre avancerade funktioner som villkorlig logik eller betalningsintegration
• Grundläggande säkerhet och design

Om du driver ett företag och behöver mer kontroll, kan verktyg som WPForms, Formidable Forms eller Gravity Forms vara mer lämpliga.

Vi har en artikel som jämför dessa formulärbyggare, som du kan se i WPForms vs Formidable Forms vs Gravity Forms.

Vi hoppas att den här artikeln hjälpte dig att lära dig vad ett papperslöst affärsformulär är och hur du skapar ett. Du kanske också vill se vår guide om hur man skapar ett frågeformulär i WordPress eller vårt experttips om de bästa kontaktformulärspluggar för WordPress.

Om du gillade den här artikeln, prenumerera då på vår YouTube-kanal för WordPress-videoguider. Du kan också hitta oss på Twitter och Facebook.