Att driva en WordPress-blogg med flera författare kan vara mycket utmanande, det vet vi av egen erfarenhet. Med skribenter som skickar in innehåll vid olika tidpunkter, redaktörer som begär revisioner och deadlines att hålla reda på, kan det vara överväldigande.
Genom år av hantering av olika WordPress-webbplatser och att hjälpa andra företagare att göra detsamma, har vi upptäckt att ha rätt redaktionellt arbetsflöde är avgörande.
Det handlar inte bara om att organisera innehåll. Det handlar om att skapa ett system som hjälper ditt team att producera bättre innehåll mer effektivt.
I den här artikeln visar vi dig exakt hur du förbättrar ditt redaktionella arbetsflöde i WordPress-bloggar med flera författare.
Varför är ett tydligt redaktionellt arbetsflöde viktigt för WordPress-webbplatser?
Om du accepterar gästinlägg eller hanterar en WordPress-blogg med flera författare, kan ett tydligt redaktionellt arbetsflöde hjälpa dig att publicera fler inlägg och förbättra kvaliteten på dina bloggar.
När du har ett tydligt definierat redaktionellt arbetsflöde kommer alla dina innehållsskapare att veta exakt vad de behöver göra härnäst.
Detta kan hjälpa dig att undvika förvirring och kommunikationsproblem, vilket banar väg för dig att växa din WordPress-blogg utan extra tid och ansträngning.
Ett strömlinjeformat redaktionellt arbetsflöde kan också spara dig tid, så att du är fri att fokusera på andra uppgifter, som att bygga en e-postlista där du kan marknadsföra dina bloggar eller posta på sociala medier.
Nu ska vi titta på några av de olika sätten du kan förbättra ditt redaktionella arbetsflöde. Du kan använda snabblänkarna nedan för att hoppa till ett specifikt ämne:
- Använd PublishPress Pro för att förbättra ditt redaktionella arbetsflöde
- Definiera stadierna i din arbetsflöde med anpassade statusar
- Lägg till redaktionella kommentarer i dina blogginläggsutkast
- Lägg till redaktionell metadata till dina blogginlägg
- Hantera din redaktionella innehållskalender
- Lägg till en innehållskontrollista före publicering
- Ange ett minimiantal ord för blogginlägg
- Customize User Roles and Permissions
Med det i åtanke, låt oss sätta igång.
1. Använd PublishPress Pro för att förbättra ditt redaktionella arbetsflöde
Från vår erfarenhet är det bästa sättet att förbättra WordPress redaktionella arbetsflöde att använda PublishPress Pro. Detta plugin låter dig skapa en innehållskalender och anpassade inläggsstatusar, lägga till redaktionella kommentarer, ställa in e-postaviseringar och mer.
Vi kommer att prata mer om dessa funktioner under hela artikeln.
Notera: Det finns också en gratisversion av PublishPress Planner som låter dig finjustera ditt arbetsflöde oavsett din budget.
I den här guiden kommer vi dock att använda premiumversionen eftersom den har extra funktioner, inklusive möjligheten att ställa in Slack-aviseringar och skicka påminnelseaviseringar. Du kan läsa mer i vår detaljerade PublishPress-recension.
Det första du behöver göra är att installera och aktivera pluginet PublishPress. För mer information, se vår steg-för-steg-guide om hur man installerar ett WordPress-plugin.
När det är gjort, gå till Planerare » Inställningar och välj fliken 'Licens'.
Lägg nu till licensnyckeln i fältet 'Licensnyckel'. Du hittar denna information under ditt konto på PublishPress webbplats.
Klicka sedan bara på ‘Spara ändringar’.
Därefter ställer vi in de anpassade statusarna baserat på ditt arbetsflöde.
2. Definiera stadierna i din arbetsflöde med anpassade statusar
Inläggsstatusar organiserar dina artiklar baserat på var de befinner sig i den redaktionella arbetsflödet.
WordPress har några standardstatusar, som 'Utkast', 'Väntar på granskning' och 'Publicerad'. Men när du arbetar med en WordPress-blogg med flera författare WordPress-blogg, kan du behöva lägga till några extra inläggsstatusar.
PublishPress lägger automatiskt till följande anpassade statusar till din webbplats:
- Pitch. Detta gör det möjligt för författare att skicka in ämnen och idéer direkt från WordPress adminpanel.
- Tilldelad. Inlägget är tilldelat en specifik författare. På så sätt kan du undvika att flera personer arbetar med samma inlägg samtidigt.
- Pågår. En författare arbetar med artikeln. Detta är användbart under initial forskning och utkast.
- I väntan. Du har inga planer på att publicera det här inlägget för närvarande.
Du kan ändra ett inläggs status med rullgardinsmenyn ‘Inläggsstatus’ i WordPress blockredigerare.
Du kan också ändra ett inlägs status genom att gå till Inlägg » Alla inlägg.
Här, sväva helt enkelt över WordPress-bloggen du vill uppdatera och klicka på länken 'Snabredigering' när den visas.
Därefter öppnar du rullgardinsmenyn 'Status' och väljer den status du vill använda.
Klicka sedan helt enkelt på ‘Uppdatera’.
Du kan också skapa dina egna anpassade statusar med PublishPress.
Till exempel kan du skapa en status för ‘Användarinlämnat’ eller en status för ‘Inte lämpligt’ för gästbloggar som inte riktigt passar din WordPress-webbplats.
För detaljerade instruktioner, se vår guide om hur man lägger till anpassad inläggsstatus för blogginlägg i WordPress.
3. Lägg till redaktionella kommentarer i dina blogginläggsutkast
När du arbetar i ett team är kommunikation avgörande.
Det finns massor av verktyg för teamkommunikation som kan hjälpa dig att samarbeta, men PublishPress låter dig lämna redaktionella kommentarer direkt i WordPress-instrumentpanelen.
Redaktörer kan öppna vilken sida eller vilket inlägg som helst och sedan klicka på knappen 'Lägg till en redaktionell kommentar'.
Detta öppnar en textredigerare där redaktören kan skriva in sin feedback.
De kan också ladda upp filer. Till exempel kan du ladda upp en PDF-fil som innehåller alla resurser som författaren bör använda för inlägget.
Efter att ha publicerat kommentaren kan författare och andra användare svara på den.
På så sätt kan författare och redaktörer ha en privat diskussion direkt i WordPress adminpanel.
Som standard skickas aviseringar till webbplatsadministratörer. Du kan dock enkelt konfigurera systemet för att även meddela författare.
För att göra detta, gå helt enkelt till Planerare » Aviseringar.
Här skickar PublishPress Planner ett e-postmeddelande till webbplatsadministratören när nytt innehåll publiceras och när redaktionella kommentarer läggs till ett inlägg.
Håll helt enkelt muspekaren över regeln 'Meddela vid redaktionella kommentarer' och klicka på länken 'Redigera' när den visas.
Denna regel är redan inställd, så du kan helt enkelt kryssa i rutan bredvid 'Innehållets författare'.
När det är gjort, klicka bara på 'Uppdatera' för att spara dina ändringar.
För att lära dig mer om dessa inställningar, se vår kompletta guide om hur du får e-postaviseringar för inlägg i WordPress.
Alternativt, om du är van vid att arbeta i Google Docs, kanske du vill lägga till en samarbetsfunktion i Google Docs-stil på din WordPress-webbplats.
4. Lägg till redaktionell metadata till dina blogginlägg
PublishPress låter dig också lägga till metadata till dina blogginlägg så att redaktörer och författare kan dela information.
Som standard lägger den till metadatafälten 'Första utkastdatum' och 'Tilldelning' till WordPress-innehållseditorn.
Du kanske vill lägga till dina egna metadatafält. Du kan till exempel lägga till ett fält för ‘Slutgiltigt utkast förfallodatum’ eller ‘Kundbrief’.
För att lägga till egna redaktionella metadatafält, gå till Planerare » Redaktionella metadata i WordPress-instrumentpanelen och klicka sedan på 'Lägg till ny'.
Du kan nu skriva in ett namn och en beskrivning för metadatafältet.
Detta kommer att vara synligt i WordPress-inläggseditor, så du vill använda något som är tydligt, hjälpsamt och beskrivande.
Öppna sedan menyn 'Typ' och välj hur metadata ska se ut i inläggsredigeraren.
Du kan till exempel lägga till det som en kryssruta, en rullgardinsmeny, ett textfält och mer.
Det finns några fler inställningar du kan titta igenom, men det här är allt du behöver för att skapa anpassad redaktionell metadata.
När du är nöjd med den information du har angett, klickar du bara på 'Lägg till ny metadata-term'.
Nu kommer dessa metadata att visas i WordPress innehållsredigerare.
5. Hantera din redaktionella innehållskalender
En innehållskalender hjälper dig att schemalägga allt ditt innehåll, även när du arbetar med flera författare och gästbloggare.
Den ger också en översikt över publiceringsschemat så att du kan vara säker på att du publicerar allt i tid och enligt plan.
Många redaktionella team använder Google Kalender eller andra verktyg för uppgiftshantering som Asana.
PublishPress låter dig dock se och hantera den redaktionella kalendern direkt i WordPress-administrationsområdet. På så sätt kan du vara säker på att alla användare har tillgång till innehållskalendern.
För att se den här kalendern, gå helt enkelt till Planner » Innehållskalender.
Kalendern visar alla schemalagda inlägg, deras status, och mer.
För att lägga till ett inlägg i schemat, för muspekaren över ett datum och klicka sedan på det. Detta öppnar ett popup-fönster där du kan lägga till information om blogginlägget du planerar att publicera.
Efter att ha angett denna information kan du klicka på 'Spara' för att lägga till den i schemat.
Ett annat alternativ är att välja 'Spara och redigera', vilket schemalägger inlägget och skapar ett nytt utkast så att du kan börja arbeta med inlägget direkt.
Upprepa helt enkelt dessa steg för att lägga till mer innehåll i kalendern.
Efter att ha lagt till alla dina inlägg kan du ändra deras datum genom att helt enkelt dra och släppa dem till en ny plats.
Du kan också använda PublishPress för att automatiskt schemalägga inlägg för publicering eller framtida uppdateringar. För mer information kan du ta en titt på dessa guider:
- Hur du automatiskt schemalägger dina WordPress-blogginlägg
- Hur man automatiskt schemalägger innehållsuppdateringar i WordPress
6. Lägg till en checklista före publicering
PublishPress har skapat en gratis PublishPress Checklists-plugin som låter dig lägga till en checklista före publicering i inläggsredigeraren.
Detta gör det möjligt för författare att se alla uppgifter de behöver slutföra innan de skickar in inlägget för granskning.
Du kan göra dessa uppgifter rekommenderade eller obligatoriska, vilket innebär att författare inte kan markera ett inlägg som 'väntar på granskning' utan att slutföra dessa uppgifter.
Om användaren klickar på knappen ‘Publicera’ utan att slutföra alla ‘Krävda’ uppgifter, kommer WordPress att visa meddelandet ‘Vänligen slutför följande uppgifter innan publicering’.
För steg-för-steg-instruktioner, se vår guide om hur man lägger till en checklista för blogginlägg i WordPress-editorn.
7. Ange ett minimiantal ord för blogginlägg
När du har många författare som skriver för din blogg kan det vara svårt att hålla allt innehåll på samma kvalitetsnivå.
Ett enkelt sätt att hjälpa till med detta är att ställa in ett minimiantal ord för inlägg. Att ha ett minimiantal ord hjälper till att säkerställa att ämnen täcks väl, vilket ger mer värde till dina läsare.
PublishPress Checklists kan också användas för detta exakta ändamål. Förutom att ställa in ett minimiantal ord kan du också lägga till användarroller som behöver undantas från kravet.
För mer information, kolla in vår steg-för-steg-guide om hur man ställer in ett minimiantal ord för WordPress-inlägg.
8. Anpassa användarroller och behörigheter
WordPress inkluderar inbyggda användarroller med förutbestämda behörigheter. Det kan dock finnas tillfällen då du behöver finjustera dessa behörigheter.
Till exempel kanske du vill tillåta bidragsgivare att redigera sina egna inlägg även efter godkännande.
Här blir PublishPress Capabilities superanvändbart. Det gör det möjligt för dig att enkelt ändra befintliga användarroller och deras associerade behörigheter.
Efter installationen hittar du sidan 'Rollbehörigheter' för att anpassa olika användarroller.
För att anpassa roller, välj helt enkelt den roll du vill ändra.
Du kan markera de behörigheter du vill tilldela och avmarkera alla som ska tas bort.
Upptäck fler tips för att hantera en blogg med flera författare
Om du vill lära dig fler sätt att hantera flera författare, redaktörer och bidragsgivare i din WordPress-blogg, kolla in dessa artiklar nedan:
- Hur man begränsar författare till sina egna inlägg i WordPress Admin
- Hur man låter medarbetare redigera sina WordPress-inlägg efter godkännande
- Hur man ställer in maximalt antal taggar för WordPress-inlägg
- Hur man kräver framhävda bilder för inlägg i WordPress
- Hur du lägger till en författares bild i WordPress
- Hur man förhindrar författare från att radera inlägg i WordPress
- Hur man tillåter redaktörer att endast redigera vissa sidor i WordPress
- Hur man skickar e-post till författare när artiklar publiceras i WordPress
- Hur man ändrar redigerarens bakgrundsfärg baserat på ordantal i WordPress
Vi hoppas att den här artikeln hjälpte dig att förbättra ditt redaktionella arbetsflöde på WordPress-webbplatser med flera författare. Du kanske också vill se vår ultimata lista över bästa bloggnischerna som kommer att ge dig pengar och våra experters val av bästa skrivassistenter för WordPress.
Om du gillade den här artikeln, prenumerera då på vår YouTube-kanal för WordPress-videoguider. Du kan också hitta oss på Twitter och Facebook.
Dennis Muthomi
Funktionen för anpassade inläggsstatusar har varit en "game-changer" för att hantera flera klientbloggar.
Efter att ha implementerat ett liknande arbetsflödessystem för en marknadsföringsbyrå såg vi en 40% minskning av revisionscykler och mycket tydligare kommunikation mellan teamen.
Ett ytterligare tips: skapa en status specifikt för "Klientgranskning" när du hanterar klientbloggar – det hjälper till att förhindra för tidig publicering och håller intressenter informerade.
PublishPress Pro-lösningen som beskrivs här skulle ha sparat oss veckor av "trial and error" för att sätta upp detta.
Jiří Vaněk
Efter att ha installerat MemberPress arbetar vi nu med webbplatsen som ett team av flera personer, och den här artikeln är den gyllene gralen av information om hur vi kan förbättra våra processer och synkronisera vårt arbete. Så många idéer och insikter på en gång. Fantastiskt. Jag kommer definitivt att dela den här artikeln med mina kollegor på webbplatsen, och vi kommer att diskutera hur vi kan förbättra våra arbetsflöden.
John Carter
Vad sägs om CoSchedule?
GNFB
kämpande! Söker efter möjligheten att antingen a. ha alla skapade inlägg som standard till utkast. eller B Kontrollera inläggens publicerings-/utkastalternativ som styrs av kategorin som skickas till all hjälp välkomnas eftersom ni verkar ha de flesta svaren
WPBeginner Staff
Ställ in inläggsstatusen till Tilldelad under meta-rutan Publicera på inläggseditor-skärmen. Klicka sedan på skärmalternativen i det övre högra hörnet av skärmen och markera rutan bredvid författare. Skrolla ner och du kommer att se meta-rutan för författare under inläggseditor. Välj den författare du vill att inlägget ska tilldelas och uppdatera inlägget.
Dok Simon
Tack för ditt uppriktiga svar, mycket uppskattat!
Dok Simon
Angående redaktionell metadata, kan jag använda den för att tilldela ett inlägg till en specifik författare... ??
Om ja, hur gör jag det??
Karma Bennett
Detta verkar vara en nästan idealisk lösning, eftersom vi nu jonglerar tre plugins för att göra det som denna enda plugin gör. Det enda är att om vår redaktör ska byta igen, kommer pluginet att behöva ersätta Googles dokumentkommentarer. Det vill säga, jag letar efter en lösning som tillåter att man lägger in kommentarer i texten, inte under den.
Jag har hittat ett plugin för post-it-lappar som gör det, men det gör det på frontend, så att noteringarna visas i förhandsgranskningsfönstret. Det verkar kontraintuitivt för mig, eftersom jag sällan tittar på förhandsgranskningen när jag redigerar.
Om någon kunde upplysa mig om detta, skulle jag uppskatta det.
Jess
Några andra plugins som liknar EditFlow? Det bryter både MailPoet och WP Editorial Calendar. Båda älskar jag.
Syed Balkhi
Ja, om du har aviseringar aktiverade, så kommer författaren att meddelas i samma ögonblick som du tilldelar dem eller ändrar status.
Mike M
Hej, jag är rådgivare för min skolas online-tidning och jag använder EditFlow på min Word Press-sida. Är det möjligt för skribenter att komma åt meddelandedelen av detta plugin efter att de har sparat en artikel? Jag skulle vilja att de ska kunna klicka på sektionsredaktörens namn så att redaktören får ett e-postmeddelande som meddelar honom eller henne att en artikel är redo för redigering. Tack!
WPBeginner Staff
Vi använder EditFlow och vi tycker inte att det saktar ner vår webbplats. Dessutom fungerar EditFlow mestadels på backend så det bör inte ha någon effekt på din webbplats frontend.
Hilary Rowland
Jag upptäckte att EditFlow saktar ner min webbplats avsevärt. Jag använde en P3 plugin speed tester och det är den enda plugin som saktar ner min webbplats med flera sekunders laddningstid. Förhoppningsvis fixar de detta eftersom den annars är utmärkt. Vet någon ett alternativ som laddar snabbt??
Joe
Thank you for the quick outline. I was scratching my head on how to use edit flow. Upon first glance after install, it does not flow