Kağıtsız İş Formu Nedir? (+ Nasıl Yapılır)

Hala akşamlarınızı kağıt formları ayıklayarak ve verileri manuel olarak e-tablolara girerek mi geçiriyorsunuz? Peki, bu şekilde olmak zorunda değil.

Durum şu: kağıt formlar sadece modası geçmiş değil, aynı zamanda pahalıdır.

Birçok işletme, her bir kağıt belgeyi dosyalamak, yanlış dosyalanmış birini bulmak ve kayıp bir belgeyi yeniden oluşturmak için çok para harcar. Dijital formlar bu gizli maliyetleri tamamen ortadan kaldırmanıza yardımcı olur.

WPBeginner'da, iş akışlarını kolaylaştırmak, maliyetleri düşürmek ve daha fazla müşteriye ulaşmak için tüm işletmelerimizde ve çevrimiçi mağazalarımızda kağıtsız formlar kullanıyoruz.

Ve en iyi yanı? Teknoloji konusunda bilgili olmasanız bile oluşturulması kolaydır.

Bu kılavuzda, kendi kağıtsız iş formunuzu adım adım nasıl oluşturacağınızı anlatacağız. Karmaşayı bırakıp işinizi basitleştirme zamanı! ⏰

Kağıtsız İş Formları Nedir?

Kağıtsız bir işletme formu, kullanıcılarınızın WordPress web sitenizde doldurabileceği dijital bir formdur. Kullanıcılar, formu herhangi bir zamanda ve herhangi bir yerden doldurmak için bilgisayarlarını, akıllı telefonlarını veya tabletlerini kullanabilirler.

Günümüzde birçok işletme kağıt formlardan vazgeçip dijital formları tercih ediyor, bu da eksiksiz bir kağıtsız sistem oluşturmalarına yardımcı oluyor.

Kağıtsız olmanın bazı faydaları şunlardır:

• Daha Geniş Bir Kitleye Ulaşın: Dijital formlar, farklı konumlardaki kitlelere ulaşmanıza yardımcı olabilir. Coğrafi kısıtlamalar veya dünya çapındaki insanlardan yanıt alma gecikmeleri yoktur.
• Kolay Erişim: İnsanlar kağıtsız iş formunuza herhangi bir cihazdan erişebilir ve ayrıntıları her yerden doldurabilir. Kullanıcıları hayal kırıklığına uğratmamak için web sitenizin mobil uyumlu olduğundan emin olun.
• Anında Yanıt Alın ve Zamandan Tasarruf Edin: Kağıtsız formlar zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur. Posta yoluyla yanıtların gelmesini beklemeyi gerektiren fiziksel belgelerin aksine, dijital formlar yanıtları anında görmenizi sağlar.
• Maliyet Tasarrufu: Dijital formların kullanılması, kağıt, baskı ekipmanı ve posta ücretlerinden de büyük miktarda para tasarrufu yapmanıza yardımcı olur.
• Çevre İçin İyi: Kağıtsız bir ofis oluşturmak, karbon ayak izinizi azaltır ve çevre üzerinde olumlu bir etki yaratır. Ağaçları korumanıza, ormansızlaşmayı önlemenize ve atıkları azaltmanıza yardımcı olabilirsiniz.

Peki, kağıtsız formları kullanmanın bazı yolları nelerdir?

İşletmeniz İçin Ne Zaman Kağıtsız Formlar Kullanabilirsiniz?

Kağıt tabanlı formlarınızı dijital formlara dönüştürmenin birden fazla yolu vardır.

Tüketicilerinizle iletişim kurmanız gerekiyorsa, çevrimiçi bir iletişim formu oluşturabilir ve web sitenize ekleyebilirsiniz. Bu şekilde geri bildirim ve öneriler alabilir, kullanıcılarınızın sorularını çözebilirsiniz.

Kağıtsız iş formlarını kullanmanın bir başka yolu da iş başvurularını çevrimiçi olarak kabul etmektir. Başvuru sahiplerinden özgeçmişlerinin fiziksel kopyalarını göndermelerini istemek yerine, bunları dijital formunuzu kullanarak yükleyebilirler. Ayrıca işe alım sürecinizi kolaylaştırmaya yardımcı olur ve gereksiz evrak işlerini ortadan kaldırır.

Eğer bir çevrimiçi mağaza işletiyorsanız, o zaman kağıtsız sipariş formları oluşturabilirsiniz. Müşteriler sipariş formundaki detayları doldurabilir, siparişlerini verebilir ve çevrimiçi ödeme yapabilir.

Ayrıca, bir web semineri veya konferans gibi yaklaşan bir etkinlik için dijital kayıt formları da oluşturabilirsiniz.

Lafı daha fazla uzatmadan, WordPress'te nasıl kolayca kağıtsız dijital bir form oluşturabileceğinizi paylaşacağız. İşte bu kılavuzda paylaşacağımız tüm konulara hızlı bir genel bakış:

• WordPress'te Kağıtsız İş Formu Oluşturma
• Bonus İpucu 💡: Dijital Form İş Akışlarınızı Otomatikleştirin
• Kağıtsız İş Formları Oluşturma Hakkında SSS

Başlayalım.

WordPress'te Kağıtsız İş Formu Oluşturma

WordPress'te kağıtsız formlar ve iş formları eklemenin en iyi yolu WPForms kullanmaktır. WordPress için en iyi iletişim formu eklentisidir ve 6 milyondan fazla profesyonel tarafından kullanılmaktadır.

WPBeginner'da, dijital formlarımızın neredeyse tamamını görüntülemek için WPForms'u kullanıyoruz. Özelliklerini incelemek için detaylı WPForms incelememize bakabilirsiniz.

WPForms ile formunuzu özelleştirmeyi çok kolaylaştıran sürükle ve bırak form oluşturucuya sahip olursunuz. Ayrıca, eklenti yapay zeka araçları ve 2.000'den fazla form şablonu sunarak hemen hemen her türlü WordPress formunu hızla oluşturmanızı sağlar.

Bu eğitim için dijital bir konferans kayıt formu oluşturalım. %100 ücretsiz olduğu için WPForms Lite sürümünü kullanacağız. Daha fazla özelleştirme seçeneği, şablon ve güçlü eklentiler sunan bir WPForms Pro sürümü de mevcuttur.

İlk olarak, WPForms eklentisini yüklemeniz ve etkinleştirmeniz gerekecek. Yardıma ihtiyacınız olursa, lütfen WordPress eklentisi nasıl kurulur hakkındaki rehberimize bakın.

Etkinleştirdikten sonra, WordPress yönetici panelinden WPForms'a gidebilir ve ardından 'Yeni Ekle' düğmesine tıklayabilirsiniz.

Bu sizi Kurulum sayfasına götürecektir.

Başlamak için, formunuza en üstten bir ad verin.

Bundan sonra, çevrimiçi formunuzu nasıl oluşturacağınızı seçeceksiniz.

WPForms ile süreci hızlandırmak için formunuzu yapay zeka ile oluşturabilirsiniz. Tek yapmanız gereken basit bir komut girmek ve ardından araç sizin için formu oluşturacaktır.

Ancak bu eğitim için önceden hazırlanmış bir şablon kullanacağız.

‘Konferans Kayıt Formu’ şablon kutusunda, şablonun üzerine gelin ve ‘Şablonu Kullan’ düğmesine tıklayın.

Ardından, formunuzu sürükle ve bırak oluşturucu ile özelleştirebilirsiniz.

WPForms, formunuza ekleyebileceğiniz farklı alanlar sunar. Lite sürümünde metin satırı, paragraf metni, bir açılır menü, çoktan seçmeli, onay kutuları ve daha fazlasını ekleyebilirsiniz.

Telefon numarası, şifre, adres veya dosya yükleme seçeneği gibi süslü alanlara ihtiyacınız varsa, WPForms Pro sürümünü kullanmanızı öneririz.

Sol taraftaki verilen seçeneklerden bir alanı sürükleyip forma eklemek istediğiniz yere bırakmanız yeterlidir.

Bunun yanı sıra, şablondaki mevcut alanları daha da özelleştirebilirsiniz.

Örneğin, 'Ad' alanına tıkladığınızda, soldaki menüde ek seçenekler görünecektir. Bunlar, etiketi, biçimi, açıklamayı ve alanın gerekli olup olmadığını düzenlemenize olanak tanır.

Ardından, formunuzun ayarlarını yapılandırmak için menüden 'Ayarlar' sekmesine gidebilirsiniz.

'Genel' ayarları altında, form adını düzenleyebilir, bir açıklama ekleyebilir, gönder düğmesi metnini değiştirebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.

Bundan sonra, Bildirimler ayarlarına gidebilir ve birisi bir form gönderdiğinde e-posta alacağınız gönderim e-posta adresini düzenleyebilirsiniz.

Konu satırını, 'gönderen' adını ve e-posta adresini ve daha fazlasını değiştirmek için de ayarlar bulunmaktadır.

Son olarak, WPForms'taki Onay ayarlarını da değiştirebilirsiniz. Bu, bir formu gönderdiklerinde insanların göreceği mesajdır.

Bir mesaj gösterebilir, bir açılış sayfası gösterebilir veya kullanıcıları başka bir URL'ye yönlendirebilirsiniz.

WordPress form gönderiminden sonra onay e-postaları gönderme hakkında nasıl onay e-postası gönderileceği kılavuzumuza göz atın.

💥 Yeni: Artık WPForms'un Otomatik Giriş özelliğinden yararlanarak form gönderimlerini otomatik olarak e-postanıza, Google Drive'a, Dropbox'a veya diğer hizmetlere aktarabilirsiniz. Bu, yazdırma, dosyalama veya verileri manuel olarak aktarma ihtiyacını ortadan kaldırır.

Adım adım talimatlar için, WordPress form girişlerini otomatik olarak dışa aktarma eğitimimize bakın.

İsteğe bağlı olarak, formunuzu e-posta hizmeti sağlayıcınız gibi farklı pazarlama hizmetlerine bağlamak için soldaki Pazarlama sekmesine de tıklayabilirsiniz.

Formunuzu Zoom gibi toplantı veya webinar yazılımlarıyla entegre edebilir veya zamandan tasarruf etmek için diğer otomatik iş akışları oluşturabilirsiniz.

Ayarlarınız bittiğinde, üstteki 'Kaydet' düğmesine tıklamayı ve form oluşturucudan çıkmayı unutmayın.

Ardından, formunuzu herhangi bir WordPress yazısına veya sayfasına ekleyebilirsiniz.

Başlamak için Kaydet'in yanındaki 'Göm' düğmesine tıklayın. Bu, formu yeni veya mevcut bir sayfaya gömmeyi seçebileceğiniz bir açılır pencere açacaktır.

Bu eğitim için 'Yeni Sayfa Oluştur' seçeneğini seçeceğiz.

Bir sonraki ekranda yeni sayfanıza bir ad vermeniz istenecektir.

Adı uygun alana yazmanız ve 'Hadi gidelim!'e tıklamanız yeterli.

Bu sizi WordPress içerik düzenleyicisine götürecektir.

Buradan, ‘+’ düğmesine tıklayın ve WPForms bloğunu ekleyin.

Bundan sonra, WPForms bloğunda bir açılır menü göreceksiniz.

Burada, konferans kayıt formunuzu seçebilirsiniz.

Şimdi sayfanızı yayınlayın veya güncelleyin.

Ardından, kağıtsız konferans kayıt formunu çalışırken görmek için web sitenizi ziyaret edebilirsiniz.

Adım adım talimatlar için, WordPress formlarını gömme kılavuzumuza bakabilirsiniz.

Bonus İpucu 💡: Dijital Form İş Akışlarınızı Otomatikleştirin

Kağıtsız formunuzu oluşturduktan sonra, otomasyon kurarak daha da fazla zaman kazanabilirsiniz. Bu, form verilerinizin sadece orada oturmadığı, işinizi sorunsuz bir şekilde yürütmenize yardımcı olacak eylemleri tetiklediği anlamına gelir.

Formlarınızı bağlayabileceğiniz bazı araçlar şunlardır:

• E-posta Pazarlama Araçları. Birisi formunuzu gönderdiğinde yeni kişileri otomatik olarak e-posta listenize ekleyin. Bu, manuel çalışma gerektirmeden hoş geldiniz e-postaları, bültenler veya promosyonlar göndermek için harikadır. Manuel çalışma gerektirmeden hoş geldiniz e-postaları, bültenler veya promosyonlar göndermek için harikadır. Bunun için harika bir araç olan Constant Contact hakkında daha fazla bilgiyi tam Constant Contact incelememizde bulabilirsiniz.
• CRM Platformları. Form gönderimlerini doğrudan Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) sisteminize gönderin. Bu, potansiyel müşterileri izlemenize, takip işlemlerini yönetmenize ve müşteri bilgilerini tek bir yerde düzenlemenize yardımcı olur.
• E-tablolar. Form girişlerini otomatik olarak CSV veya Excel'e kaydedin. Siparişler, kayıtlar veya anket sonuçları gibi verileri yönetmenin basit bir yoludur - özellikle daha sonra sıralamak veya filtrelemek istiyorsanız.

Bu otomasyonlar, tekrarlayan görevlerden kaçınmanıza ve hiçbir potansiyel müşterinin veya gönderimin gözden kaçırılmamasını sağlamanıza yardımcı olabilir. Ayrıntılar için WordPress otomasyonlarının nasıl kurulacağına ilişkin kılavuzumuza bakın.

Kağıtsız İş Formları Oluşturma Hakkında SSS

Hala sorularınız mı var? Dijital formlara geçiş yapan işletme sahiplerinden sıkça duyduğumuz bazı yaygın sorular şunlardır:

Kağıtsız formlar nelerdir?

Kağıtsız formlar, geleneksel kağıt tabanlı formların yerini almak isteyebileceğiniz dijital formlardır. Kullanıcılar, bir kağıt formu yazdırıp doldurmak yerine formu çevrimiçi olarak doldurur ve gönderir.

İletişim bilgileri, çevrimiçi siparişler, müşteri geri bildirimleri, iş başvuruları ve daha fazlasını yazdırma veya tarama yapmadan toplamak için kullanılabilirler.

Bu formların yönetimi kolaydır, otomatik iş akışlarını tetikleyebilir ve verilerinizi düzenli tutar.

Hangisi daha iyidir, kağıt veya dijital formlar?

Dijital formlar genellikle çoğu işletme için daha iyi bir seçimdir. İşlenmesi daha hızlıdır, saklanması daha kolaydır ve her yerden erişilebilir.

Kağıt formların aksine, fiziksel depolama alanı veya manuel veri girişi gerektirmezler, bu da size zaman kazandırır ve insan hatasını azaltır. Ayrıca daha çevre dostudurlar.

Elektronik formların dezavantajları nelerdir?

Dijital formlar birçok fayda sunarken, akılda tutulması gereken birkaç dezavantajı da vardır:

• Oluşturmak veya doldurmak için internet erişimi gerektirirler.
• Bazı kullanıcılar, özellikle teknoloji meraklısı değillerse, bunları kullanmanın daha zor olduğunu görebilirler.
• Özellikle hassas bilgiler topluyorsanız, iyi güvenlik uygulamalarını sağlamanız gerekecektir.

Bununla birlikte, bu zorluklar doğru araçlar ve kurulum ile yönetimi kolaydır.

Google Formlar iyi mi kötü mü?

Google Forms, temel kullanım için harika bir ücretsiz seçenektir. Kullanımı kolaydır, Google E-Tablolar ile entegre olur ve basit anketler, etkinlik davetiye formları veya geri bildirim formları için iyi çalışır.

Ancak, bazı sınırlamaları vardır:

• Sınırlı özelleştirme ve markalaşma seçenekleri
• Koşullu mantık veya ödeme entegrasyonu gibi daha az gelişmiş özellikler
• Temel güvenlik ve tasarım

Bir işletme yürütüyorsanız ve daha fazla kontrole ihtiyacınız varsa, WPForms, Formidable Forms veya Gravity Forms gibi araçlar daha uygun olabilir.

Bu form oluşturucuları karşılaştıran ve WPForms, Formidable Forms ve Gravity Forms'ta görebileceğiniz bir makalemiz var.

Umuyoruz ki bu makale, kağıtsız iş formu nedir ve nasıl oluşturulur öğrenmenize yardımcı olmuştur. Ayrıca WordPress'te anket oluşturma rehberimize veya WordPress için en iyi iletişim formu eklentileri karşılaştırmamıza da göz atmak isteyebilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, lütfen WordPress video eğitimleri için YouTube Kanalımıza abone olun. Bizi ayrıca Twitter ve Facebook'ta da bulabilirsiniz.