WordPress'i Belge Yönetimi veya Dosya Yönetimi İçin Nasıl Kullanılır

WordPress kullanıcılarının karşılaştığı yaygın bir zorluk belge yönetimi veya dosya yönetimidir.

Revizyonları takip etmek, erişim kontrolü ve ihtiyacınız olan dosyaları bulmak, bir ekibi yönetiyorsanız zaman alan bir kabusa dönüşebilir. Ancak WPBeginner olarak çözümümüz var.

Bu makalede, WordPress'i bir belge yönetimi veya dosya yönetimi sistemi olarak nasıl kullanacağınızı göstereceğiz. Bu sayede web sitenizin tüm önemli belgelerini depolamak, düzenlemek ve üzerinde işbirliği yapmak için akıcı bir sisteminiz olacak.

Belgeleri ve Dosyaları Yönetmek İçin Neden WordPress Kullanılır?

İçerik ekibinin bir parçasıysanız, görevleriniz üzerinde iletişim kurmak ve çalışmak için birden fazla platform kullanıyor olabilirsiniz.

Örneğin, taslakları Google Drive gibi bir platform kullanarak paylaşabilir, projeyi Asana ile takip edebilir ve ekibinizle Slack kullanarak iletişim kurabilirsiniz. Ardından, son taslağı görsellerle birlikte WordPress'te yayınlamanız gerekecektir.

Sorun, bu kadar çok farklı araç kullanırken bir belgeyi takip etmenin kolay olmasıdır.

Bu dosyalar ve belgeler WordPress siteniz için kullanılacaksa, her şeyi WordPress kontrol panelinizde tek bir yerde tutmanızı öneririz. Bu sayede, farklı araçlar arasında gezinme karmaşası olmadan içeriği verimli bir şekilde yönetebilir, güncelleyebilir ve yayınlayabilirsiniz.

Varsayılan olarak WordPress, çeşitli dosya türlerini depolamak için kullanabileceğiniz yerleşik bir medya kütüphanesine sahiptir. Ancak, yalnızca dosyaları depolayabilir ve düzenleyebilirsiniz, bundan fazlası değil.

Bunu akılda tutarak, belgelerinizi ve dosyalarınızı WordPress'te kolayca yönetmek için nasıl kullanacağınızı göstereceğiz. Adımlar arasında gezinmek için bu hızlı bağlantıları kullanabilirsiniz:

Adım 1: WP Document Revisions ve Members Eklentilerini Yükleyin

WordPress'te bir belge yönetim sistemi kurmanın en kolay yolu WP Document Revisions kullanmaktır. Bu eklenti, başkalarıyla dosya üzerinde çalışmanıza, belgeleri çevrimiçi depolamanıza ve her belge için eksiksiz bir revizyon geçmişi görmenize olanak tanır.

Yüklemeniz gereken bir diğer eklenti de Members'dır. Bu eklenti, WordPress kullanıcı rollerinin izinlerini oluşturmanıza ve özelleştirmenize olanak tanır, bu da belgelerin erişimlerini yönetmek için kullanışlı olacaktır.

Bu kılavuz için Members'ın ücretsiz sürümü yeterlidir. Ancak, üyelik seviyeleri ekleme, korumalı içerik oluşturma ve farklı üyelik seviyelerine göre erişimi kısıtlama gibi daha fazla özellik elde etmek için premium MemberPress sürümüne yükseltmek isteyebilirsiniz.

Yapmanız gereken ilk şey bu eklentileri yüklemek ve etkinleştirmektir. Daha fazla ayrıntı için, bir WordPress eklentisinin nasıl kurulacağına dair adım adım kılavuzumuza bakın.

Ardından, bir sonraki adıma devam edin.

Adım 2: WP Belge Revizyonlarına Yeni Bir Belge Yükleyin

WP Document Revisions eklentisini etkinleştirdikten sonra, sol menüde yeni bir 'Belgeler' seçeneği göreceksiniz.

Bir belgeyi WordPress'e yüklemeyi deneyelim. Bunu yapmak için Belgeler » Tüm Belgeler bölümüne gidin. Ardından, 'Belge Ekle' düğmesine tıklayın.

Ardından, belgeye bir başlık vermeniz gerekir. Bu, özellikle kontrol panelini konuk yazarlar gibi başkalarıyla paylaşıyorsanız, belgeyi tanımlamanıza yardımcı olacak bir şey olmalıdır.

Bu işlem tamamlandıktan sonra, 'Yeni Sürüm Yükle' düğmesine tıklayın.

Bu, standart WordPress medya kütüphanesine benzer şekilde çalışan ‘Belge Yükle’ açılır penceresini açar.

Belgenizi açılır pencereye sürükleyip bırakabilir veya 'Dosya Seç'e tıklayıp ardından bilgisayarınızdan bir dosya seçebilirsiniz.

WP Document Revisions şimdi dosyayı WordPress'e yükleyecektir.

WP Document Revisions güçlü sürüm kontrol özelliklerine sahiptir. Bu, bir belgenin tüm geçmişini göstererek başkalarıyla işbirliği yapmanıza yardımcı olabilir. Hatta dosyanın önceki sürümlerini açabilir ve herhangi bir noktada daha önceki bir sürümü geri yükleyebilirsiniz.

Bir belge yüklediğinizde veya güncellediğinizde, Revizyon Özeti'ne bir not yazabilirsiniz.

Bu notlar, ekranın alt kısmındaki revizyon günlüğünde, güncellemeyi yapan kişinin adının yanında görünecektir.

Güncelleme yeni bir dosya yüklemesi içeriyorsa, ayrıca bir 'Geri Yükle' bağlantısı da göreceksiniz.

Bu belgenin sürümünü geri yüklemek için bağlantıya tıklamanız yeterlidir. Dosyanın daha önceki bir sürümüne geri dönseniz bile, geçmişi sağlam kalır, böylece herhangi bir bilgiyi kaybetmezsiniz.

Bu işlem tamamlandıktan sonra, belgenin iş akışı durumunu ayarlayabilirsiniz.

Kontrol panelini başkalarıyla paylaşıyorsanız, bu herkesin belgenin ilk taslak, incelemede, devam ediyor veya başka bir durumda olduğunu bilmesini sağlar. Bu, yanlış anlaşılmaları önlemenize ve çok yazarlı WordPress bloglarında yayın akışını iyileştirmenize yardımcı olabilir.

'İş Akışı Durumu' altındaki açılır menüyü açın ve listeden bir seçenek belirleyin.

Ardından, diğer kullanıcıların dosyanın ne hakkında olduğunu anlamalarına yardımcı olacak bir açıklama eklemek isteyebilirsiniz.

Bunu yapmak için metin düzenleyiciye yazmanız yeterlidir. Bu bölüm, tüm standart metin biçimlendirme seçeneklerini içerir, böylece bir bağlantı ekleyebilir ve madde işaretli ve numaralı listeler oluşturabilir, ayrıca kalın ve italik biçimlendirme ve daha fazlasını ekleyebilirsiniz.

Kullanıcıların dosyayı anlamasına yardımcı olabilecek veya bir dizin veya ek gibi ek bilgi sağlayabilecek bir belge resmi eklemek de isteyebilirsiniz.

İşlem, WordPress gönderilerine ve sayfalarına öne çıkan bir resim eklemeye benzer. 'Belge Resmi Ayarla'yı seçmeniz ve ardından medya kütüphanesinden bir resim seçmeniz veya bilgisayarınızdan yeni bir dosya yüklemeniz yeterlidir.

Bir dosya yüklediğinizde, WP Belge Revizyonları sizi belgenin sahibi olarak işaretler.

Bu dosyayı başka birine atamak için, 'Sahip' açılır menüsünü açın ve listeden yeni bir kullanıcı seçin. Bu, özellikle WordPress blogunuza çok sayıda kullanıcı ve yazar eklediyseniz, belgelerinizi düzenli tutmanıza yardımcı olabilir.

Varsayılan olarak, WP Belge Revizyonları dosyayı özel olarak yayınlayacaktır, böylece yalnızca oturum açmış kullanıcılar onu görebilir.

Başka bir seçenek de, insanların kontrol paneline giriş yapmadan erişebilmeleri için belgeyi WordPress web sitenizde yayınlamaktır.

Belgeyi yayınlasanız bile, 'Görünürlük' yanındaki 'Düzenle' bağlantısına tıklayarak bir parola eklemek iyi bir fikirdir.

Ardından, 'Şifre korumalı' seçeneğini belirleyin ve 'Şifre' alanına güvenli bir şifre girin.

Bu işlem tamamlandıktan sonra, değişikliklerinizi kaydetmek için ‘Tamam’a tıklayın.

Şifre kullanmak istemiyor musunuz? O zaman yukarıda açıklanan aynı işlemi takip edebilir, ancak bu sefer 'Genel'i seçebilirsiniz.

Dosyayı nasıl yayınlarsanız yayınlayın, WP Document Revisions URL'sini başlığın hemen altında gösterecektir. İnsanlar bu URL'yi ziyaret ederek dosyayı görebilir.

Bunun yerine özel bir kalıcı bağlantı oluşturmak için 'Düzenle' düğmesine tıklayın.

Ardından, yeni URL'yi yazın ve 'Tamam' düğmesine tıklayın.

Girdiğiniz bilgilerden memnun kaldığınızda, ayarlarınızı kaydetmek için 'Güncelle' düğmesine tıklayın.

Adım 3: Belgeler İçin Kendi İş Akışı Durumlarınızı Oluşturun

Önceki adımda gördüğünüz gibi, iş akışı durumları bir belgenin ilk taslak mı, devam ediyor mu yoksa başka bir durumda mı olduğunu görmeyi kolaylaştırır. Blog yazılarını taslak veya yayınlanmış olarak kaydetmenize benzer şekilde, durumlar editoryal iş akışını iyileştirebilir.

WP Document Revisions, dört varsayılan iş akışı durumu ile birlikte gelir: son, yapım aşamasında, ilk taslak ve incelemede. Bu varsayılan durumları değiştirmeniz veya daha fazla durum eklemeniz gerekebilir.

İş akışı durumlarını değiştirmek için Belgeler » İş Akışı Durumları'na gidin. Mevcut bir durumu özelleştirmek istiyorsanız, üzerine gelin ve 'Düzenle' düğmesine tıklayın.

Bu, iş akışı durumunun adını, kısa adını ve açıklamasını değiştirebileceğiniz bir düzenleyici açar. Bu, WordPress'te kategorileri ve etiketleri düzenlemeye benzer.

Değişiklikleri yaptıktan sonra ‘Güncelle’ düğmesine tıklayın.

Yeni iş akışı durumları da ekleyebilirsiniz.

Belgeler » İş Akışı Durumları bölümünde, yeni bir ad, kısa ad ve açıklama yazın. Ardından, 'Yeni İş Akışı Durumu Ekle' düğmesine tıklayın.

Adım 4: WordPress'te Kullanıcı Rollerini ve Belge Erişimini Yönetme

Varsayılan olarak, WP Document Revisions, insanların farklı belge düzenleme yeteneklerini kullanıcı rolüne göre atar. Örneğin, yazarlar başkaları tarafından yayınlanan belgeleri düzenleyemez veya özel olarak yayınlanan belgeleri okuyamaz.

Varsayılan izinler çoğu web sitesi için uygun olmalıdır. Ancak, bu ayarların herhangi birini gözden geçirmek ve değiştirmek istiyorsanız, en kolay yol Üyeler kullanmaktır.

Üyeler eklentisini kurup etkinleştirdikten sonra, WordPress web sitenizdeki tüm farklı kullanıcı rollerini görmek için Üyeler » Roller sayfasına gidin.

Burada, değiştirmek istediğiniz kullanıcı rolünün üzerine gelin.

Ardından, kullanıcı rolü düzenleyicisini açan 'Düzenle' seçeneğine tıklayabilirsiniz.

Sol sütun, tüm farklı içerik türlerini gösterir.

Sol menüde 'Belgeler'e tıklayın.

Bu kullanıcı rolünün, başkasının dosyalarını silme veya kendi belgelerini düzenleme gibi tüm izinlerini artık göreceksiniz.

Her izin için ‘İzin Ver’ veya ‘Reddet’ onay kutusuna tıklamanız yeterlidir.

Yaptığınız değişikliklerden memnun kaldığınızda, 'Güncelle'ye tıklayın.

Üyeler eklentisi hakkında daha ayrıntılı bilgi için lütfen WordPress'te kullanıcı rollerine yetenek ekleme veya kaldırma kılavuzumuza bakın.

Bu eklentiyi yükledikten sonra, her belgeye kimin erişebileceğini bile kontrol edebilirsiniz. Yalnızca Belgeler » Tüm Belgeler'e gidin.

Burada, herhangi bir dosyanın üzerine gelin ve göründüğünde 'Düzenle' bağlantısına tıklayın.

Şimdi, yeni 'İçerik İzinleri' kutusuna gidin. Burada, WordPress blogunuzdaki veya web sitenizdeki tüm kullanıcı rollerinin bir listesini bulacaksınız.

Bu belgeye erişmesi gereken her rolün yanındaki kutuyu işaretlemeniz yeterlidir.

Bu bölümde ayrıca Ücretli Üyelikler sekmesini de göreceksiniz. Bu, erişimi ücretli üyelere kısıtlamanıza olanak tanır.

Daha fazla bilgi için lütfen WordPress üyelik sitesi oluşturma konusundaki nihai kılavuzumuza bakın.

Değişikliklerden memnun kaldığınızda, ayarlarınızı daha önce olduğu gibi kaydetmek için 'Güncelle'ye tıklayın.

WordPress Dosyalarını Yönetmenin Daha Fazla Yolunu Öğrenin

Bu kılavuz, tüm önemli belgelerinizi düzenli tutmak için WordPress'i nasıl kullanacağınızı gösterdi. Ancak WordPress'in yapabildiği tek şey bu değil! WordPress'te dosyalarınızı yönetmeyi daha da kolaylaştırmanın yolları şunlardır.

Web sitenize elektronik tablolar veya sunumlar gibi dosyalar yüklemeniz mi gerekiyor? WordPress'te yüklenecek ek dosya türleri ekleme kılavuzumuz yardımcı olabilir. WordPress'in bu dosyaları da kabul etmesini sağlayarak her şeyi tek bir yerde tutmanıza olanak tanır.

İnsanların bir bakışta bir dosyanın ne tür bir dosya olduğunu anlamalarını kolaylaştırmak mı istiyorsunuz? WordPress'te ek dosya türü simgeleri ekleme makalemiz tam size göre. Dosyalarınızın yanına küçük resimler ekleyerek herkesin bunun bir belge, video veya başka bir şey olup olmadığını bilmesini sağlayacaktır.

Son olarak, özellikle PDF dosyaları yüklemeniz gerekiyorsa, bunun için de bir kılavuzumuz var! WordPress sitenize PDF dosyaları yükleme, bu PDF'leri web sitenize kolayca yüklemenizi ve doğru göründüklerinden emin olmanızı sağlayacaktır.

Umarız bu makale, WordPress'i belge veya dosya yönetimi için nasıl kullanacağınızı öğrenmenize yardımcı olmuştur. Ayrıca en iyi WordPress etkinlik günlüğü ve izleme eklentileri seçimimizi ve WordPress çöpünü otomatik olarak boşaltma kılavuzumuzu da görmek isteyebilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, lütfen WordPress video eğitimleri için YouTube Kanalımıza abone olun. Bizi ayrıca Twitter ve Facebook'ta da bulabilirsiniz.