Cómo crear un sistema de colección y circulación de bibliotecas en WordPress

Si diriges una biblioteca comunitaria, una escuela o un club de lectura, probablemente te hayas encontrado con el mismo problema: el software comercial de gestión de bibliotecas es potente, pero los costos de licencia lo ponen fuera del alcance de los proyectos más pequeños.

La buena noticia es que no necesitas software costoso para administrar una biblioteca moderna. Con el plugin gratuito adecuado, WordPress puede manejar todo tu catálogo, cuentas de usuarios, flujos de trabajo de préstamos y devoluciones, multas por retraso e incluso mostrar un listado de libros público.

En esta guía, te mostraremos exactamente cómo construir un sistema completo de colección y circulación de bibliotecas usando WordPress.

¿Por qué crear un sistema de colección y circulación de bibliotecas en WordPress?

WordPress no tiene funciones de biblioteca integradas. Sin embargo, con el plugin adecuado puedes convertir tu panel de WordPress en un panel de administración de biblioteca dedicado, completo con un catálogo, base de datos de usuarios, historial de transacciones e informes.

Aquí te explicamos por qué recomendamos WordPress para bibliotecas pequeñas y medianas:

• Es drásticamente más barato que el software tradicional de bibliotecas. Los sistemas comerciales como Koha (alojado), Destiny o Follett pueden costar miles de dólares al año una vez que se consideran las licencias, el alojamiento y la capacitación. Por el contrario, una configuración de WordPress cuesta aproximadamente el precio de tu alojamiento más un dominio.
• Es fácil de usar para voluntarios y personal no técnico. Si alguien puede actualizar una publicación de blog de WordPress, puede agregar un libro o registrar la salida de un título para un usuario. Eso es importante cuando estás capacitando a estudiantes, rotando voluntarios o creando un sistema de gestión de bibliotecas para un cliente.
• Se integra con el resto de tu sitio. Tu catálogo de biblioteca vive en el mismo dominio que tu página de inicio, formulario de contacto, formulario de donaciones, calendario de eventos y cualquier otra página que puedas estar utilizando. Esto significa que no tendrás que redirigir a los usuarios a una plataforma separada solo para ver qué libros están en stock.
• Maneja los fundamentos correctamente. Puedes rastrear cada título, autor, ISBN, año de publicación e imagen de portada. Puedes registrar prestatarios, configurar múltiples sucursales, registrar préstamos, procesar devoluciones y calcular multas por retraso. También puedes hacer una copia de seguridad de los datos de tu biblioteca junto con el resto de tu sitio web.

Ahora, veamos cómo puedes construir un sistema de colección y circulación de bibliotecas en WordPress. Simplemente usa los enlaces rápidos a continuación para saltar directamente a la sección que deseas leer primero:

Instalar y Configurar el Plugin Library Management System

La forma más sencilla de crear un sistema para administrar libros de biblioteca y circulación es utilizando el plugin Library Management System. Es una herramienta gratuita que agiliza el proceso de gestión de bibliotecas, organización de libros, adición de usuarios, clasificación de estanterías, seguimiento de transacciones y más.

Lo primero que debes hacer es instalar y activar el plugin Library Management System. Para más detalles, consulta nuestra guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

Antes de agregar libros, vale la pena configurar primero los ajustes globales del plugin. Para empezar, ve a Library Management » All Settings.

Verás una cuadrícula de configuración con tarjetas para elementos como días de préstamo, multas por demora, país y moneda, etiquetas y textos, y visualización de páginas públicas.

Recomendamos revisar cada tarjeta, ya que algunas de estas configuraciones influyen en cómo el plugin formatea los datos en segundo plano.

Por ejemplo, 'País y moneda' determina cómo aparecen las multas y las tarifas. Simplemente haz clic en la tarjeta para abrir la ventana emergente de configuración.

Ahora puedes seleccionar el país y la moneda en los menús desplegables. Para las bibliotecas que cobran multas por demora en una moneda local distinta de los dólares estadounidenses, esta es la configuración que asegura que tus recibos e informes se vean correctos.

Una vez hecho esto, simplemente haz clic en el botón ‘Enviar y Guardar’.

A continuación, abre la tarjeta 'Multas por devolución tardía' y especifica cuánto cobrarás por día de demora.

Para bibliotecas comunitarias, recomendamos comenzar con una multa diaria pequeña (digamos $0.10 por día).

Las multas altas desalientan las devoluciones, por lo que esto puede afectar negativamente tus ganancias.

Una vez que hayas guardado ambas tarjetas de configuración, tu plugin tendrá todo lo necesario para ejecutar los flujos de trabajo de tu biblioteca. A partir de aquí, configuraremos la estructura del catálogo, agregaremos libros y usuarios, y comenzaremos a procesar transacciones.

Crear estanterías y secciones en WordPress

Antes de empezar a agregar libros, necesitas un lugar para ponerlos. Con el plugin Library Management System, esto significa crear estanterías y secciones.

Las estanterías reflejan los estantes físicos de tu biblioteca. Mientras tanto, las secciones son como agrupaciones por área temática dentro de cada estantería, similar a cómo podrías usar categorías para organizar el contenido de un blog.

Por ejemplo, podrías tener una estantería de 'Deportes' con secciones para Tenis, Fútbol y Balompié. O una estantería infantil con secciones para Libros ilustrados, Lectores tempranos y Grado medio.

El objetivo es que tu estructura digital coincida con lo que hay en tus estantes reales, para que el personal y los voluntarios puedan volver a colocar los libros sin adivinar.

Dicho esto, es importante planificar la estructura de estanterías y secciones en papel antes de empezar a crear registros. Recorre tu biblioteca física y anota lo que hay en cada estante, luego replícalo en el plugin. Es mucho más rápido renombrar un trozo de papel que reorganizar 200 libros después de haberlos categorizado.

Cuando estés listo, dirígete a Gestión de Biblioteca » Gestionar Librería y Sección y haz clic en el botón ‘Añadir Librería’.

A continuación, dale un nombre claro a tu librería y selecciona su estado en el menú desplegable.

El campo ‘Estado’ controla si una librería aparece en tus flujos de trabajo.

Debes elegir ‘Activo’ para todo lo que esté en uso actualmente. El estado ‘Inactivo’ es útil para retirar una librería (por ejemplo, si mueves esos libros a una nueva ubicación) sin eliminar el registro y perder tu historial.

Cuando hayas terminado, haz clic en el botón ‘Enviar y Guardar’.

Para añadir más librerías, simplemente repite este paso. Cuando hayas terminado, haz clic en el botón ‘Listar Librerías’ para ver todas las librerías que acabas de añadir.

Desde aquí, también puedes crear diferentes secciones haciendo clic en el botón ‘Añadir Sección’.

En la pantalla ‘Añadir Sección’, selecciona la librería principal del menú desplegable. Esto le indica al plugin a qué estante pertenece la sección.

Luego, dale un nombre a la sección, establece su estado y haz clic en ‘Enviar y Guardar’.

Si deseas añadir más secciones a cada librería, simplemente repite este proceso.

Agregar Categorías a tu Colección de Biblioteca

Ahora, es hora de añadir una capa más de clasificación: categorías.

Piensa en las categorías como etiquetas de temas que se aplican a través de las librerías. Por ejemplo, una novela de Hemingway pertenece a tu librería de ‘Ficción’ bajo una sección de ‘Ficción Literaria’, pero también pertenece a la categoría de ‘Literatura Estadounidense’.

De esta manera, las categorías te permiten agrupar y filtrar libros por tema independientemente de dónde se encuentren en el estante.

Para crear una categoría, dirígete a Gestión de Biblioteca » Gestionar Libros.

Aquí, haz clic en el botón ‘Añadir Categoría’ en la parte superior.

En la siguiente pantalla, dale un nombre a la categoría. Buenas categorías iniciales para una biblioteca general incluyen Historia, Biografía, Ficción, Ciencia, Religión, Artes, Política, Referencia y Niños.

Después de ingresar un nombre, también deberás hacer clic en el menú desplegable ‘Estado’ y seleccionar si la categoría está ‘Activa’ o ‘Inactiva’.

Una vez que hayas terminado, simplemente haz clic en el botón ‘Enviar y guardar’.

Ahora puedes repetir este paso para añadir tantas categorías como desees. Con eso hecho, haz clic en el botón ‘Atrás’ para regresar a la sección ‘Gestionar Libros’.

Agregar Libros a tu Colección de Biblioteca

Ahora, la parte divertida: añadir libros a tu biblioteca.

Para hacer esto, haz clic en el botón ‘Añadir Nuevo Libro’.

Después de eso, deberás ingresar los detalles del libro y seleccionar una categoría.

Los campos requeridos son ID del libro, categoría, estantería, sección, nombre y estado. Todo lo demás (editorial, año de publicación, ubicación, ISBN, autor, imagen de portada) es opcional pero vale la pena completarlo para facilitar la búsqueda.

Tenga en cuenta que el campo ID del libro es el identificador único que usará para referenciar el libro internamente. Recomendamos un esquema de numeración consistente, como un prefijo de tres letras de la estantería más un número de cuatro dígitos (por ejemplo, 'FIC-0001' para el primer libro de Ficción).

El Sistema de Gestión de Bibliotecas también admite el seguimiento de múltiples copias físicas por libro utilizando números de acceso. Eso significa que si tiene tres copias de El Gran Gatsby, cada copia obtiene su propio número de acceso, pero todas comparten el mismo registro de catálogo.

Esto hace que la circulación sea mucho más clara cuando tiene duplicados, ya que cada copia tiene su propio estado rastreado en lugar de compartir uno.

Además de eso, hay otros campos opcionales como nombre de la editorial, año y ubicación. Si se desplaza hacia abajo, también verá una opción para cargar una imagen de portada para el libro.

Normalmente puede obtener arte de portada oficial de Open Library, Google Books o el propio sitio de la editorial.

También es importante mantener sus imágenes de portada por debajo de aproximadamente 500 KB para que la lista de su libro se cargue rápidamente para los usuarios con conexiones lentas. Puede hacerlo fácilmente redimensionando sus imágenes antes de cargarlas, o utilizando una herramienta de compresión de imágenes.

Cuando termine, simplemente haga clic en el botón 'Enviar y Guardar'.

Ahora puedes repetir este paso para agregar otros libros a tu colección de biblioteca.

Agregar Sucursales y Registrar Usuarios de la Biblioteca

Siguiente: el lado humano de su biblioteca. Las 'Sucursales' son las ubicaciones físicas desde las que opera su biblioteca, y los 'Prestatarios' son los usuarios que retiran libros.

Incluso si solo tiene una ubicación, configure al menos una sucursal. Cada registro de prestatario está vinculado a una sucursal, y esa relación potencia los informes y filtros del plugin. Si opera desde varios edificios (por ejemplo, una biblioteca principal más un centro comunitario satélite), querrá crear una sucursal para cada uno.

Para empezar, vaya a Gestión de Biblioteca » Administrar Usuarios y haga clic en el botón 'Añadir Sucursal'.

Después de eso, ingrese un nombre de sucursal (algo corto como 'Principal' o 'Centro' está bien) y elija un estado.

Con eso hecho, haga clic en 'Enviar y Guardar'.

Para agregar sucursales adicionales, simplemente repita estos pasos.

Cuando termine, haga clic en 'Atrás' para volver a la página anterior.

Ahora puedes regresar a la página ‘Listar Rama’ y ver la rama recién agregada.

Ahora agreguemos un prestatario haciendo clic en el botón 'Añadir Prestatario'.

Verá un formulario que solicita ID de Usuario, sucursal, nombre, correo electrónico, dirección, número de teléfono, estado y una foto de perfil opcional.

El ID de Usuario es el número de tarjeta de biblioteca que ve el usuario, así que elija un formato que le guste imprimir en una tarjeta (por ejemplo, 'LIB-2026-0001').

Después de ingresar estos detalles, desplácese hacia abajo y haga clic en el botón 'Enviar y Guardar'.

Otorgue a los usuarios su propio inicio de sesión con el rol de Usuario de Biblioteca LMS

El plugin gratuito agrega automáticamente un nuevo rol 'Usuario de Biblioteca LMS' a su sitio. Puede asignar este rol a los prestatarios para que tengan su propio inicio de sesión, separado de su cuenta de bibliotecario.

Vale la pena ser honesto sobre lo que esta función les da en la versión gratuita. Los mecenas obtienen un panel de WordPress simplificado que los mantiene fuera de las áreas de administración de su sitio, pero el portal personalizado para mecenas que enumera sus libros prestados actualmente y su historial completo de préstamos es un complemento exclusivo de Pro.

En el nivel gratuito, la forma en que los mecenas descubren lo que han retirado es preguntándote. Puede buscar los préstamos actuales y las devoluciones pasadas de cualquier mecenas en las pantallas de Prestatarios y Libros Emitidos en su propio panel de administración, luego responder por correo electrónico o en persona.

Si el autoservicio real del mecenas es importante para su biblioteca, los complementos Pro agregan un portal de Usuario de Biblioteca con las vistas Lista de Libros, Mis Libros y Libros Devueltos, además de la sincronización con un clic de los usuarios de WordPress en la lista de prestatarios para que cada inicio de sesión esté vinculado a un registro de mecenas real.

Para configurar un inicio de sesión de mecenas en el nivel gratuito, cree un usuario estándar de WordPress para el mecenas en Usuarios » Agregar Nuevo, luego establezca su rol en 'Usuario de Biblioteca LMS'.

Para obtener más información sobre este tema, consulte nuestra guía detallada sobre roles y permisos de usuario de WordPress.

Gestionar préstamos y devoluciones de libros en WordPress

Ahora que su catálogo y sus mecenas están configurados, está listo para comenzar a prestar libros y administrar su biblioteca.

Puede hacer todo esto yendo a Administración de Biblioteca » Transacciones de Libros.

Cuando alguien toma prestado un libro, puede agregarlo a su base de datos haciendo clic en el botón 'Registrar Préstamo'.

En la siguiente pantalla, deberá ingresar detalles como la sucursal, la categoría, el libro y el usuario.

Tenga en cuenta que la versión gratuita limita cada transacción a un libro por mecenas, por lo que si un lector está tomando prestados tres libros, deberá registrar tres préstamos separados. El préstamo de varios libros en una sola transacción es una función Pro.

Cuando hayas terminado, simplemente haz clic en el botón ‘Enviar y guardar’.

Después de eso, puede ver el historial de todos sus libros prestados yendo a Administración de Biblioteca » Transacciones de Libros.

Aquí, verás los detalles de los libros prestados, y el ‘Estado’ mostrará ‘Pendiente de Devolución’.

Esta página es perfecta para ver rápidamente los préstamos activos antes de cerrar la biblioteca por el día, o para obtener una lista de mecenas con libros vencidos. Puede ordenar y filtrar directamente en esta pantalla.

Cuando el usuario devuelve un artículo, busque el libro en la lista y haga clic en su botón 'Devolver'.

Ahora verá toda la información sobre el artículo prestado.

Por defecto, el menú desplegable 'Estado de Devolución' está configurado en 'Devolución Normal'. Sin embargo, puede abrir este menú desplegable y seleccionar 'Libro Perdido' o 'Devolución Tardía' según corresponda.

Si marca una devolución como 'Tardía', el complemento calcula la multa utilizando su configuración global de recargos por demora.

Después de hacer su selección, haga clic en el botón 'Enviar y Guardar'.

Ahora, cuando haga clic en el botón 'Historial de Devoluciones', verá que el estado ha cambiado a 'Devuelto'.

Puedes seguir este paso para administrar todos los libros que los usuarios piden prestados y devuelven de tu colección de biblioteca.

Publica tu biblioteca en WordPress

Todo lo que hemos hecho hasta ahora vive dentro de su panel de WordPress. Sin embargo, normalmente querrá permitir que los mecenas exploren su catálogo, así que mostremos la biblioteca en su sitio web real de WordPress.

Esto es fácil, ya que el Sistema de Gestión de Biblioteca proporciona un shortcode que puede agregar a cualquier página o publicación:

[owt7_library_books]

Simplemente inserte este shortcode, y el Sistema de Gestión de Bibliotecas mostrará su lista de libros con paginación, indicadores de estado (disponible o prestado) e imágenes de portada.

Los visitantes pueden explorar libros, y los usuarios registrados obtienen una vista detallada de un solo libro.

Preguntas frecuentes sobre la creación de un sistema de biblioteca en WordPress

A menudo escuchamos a lectores que están configurando su primer sistema de biblioteca, por lo que hemos preparado estas preguntas frecuentes para ayudarle a empezar.

¿Puedo usar el plugin del Sistema de Gestión de Bibliotecas para una biblioteca escolar?

¡Absolutamente! El Sistema de Gestión de Bibliotecas es una opción fantástica y fácil de usar para bibliotecas de aula, colecciones de maestros y bibliotecas de escuelas privadas pequeñas.

Sin embargo, si está administrando un sistema de distrito K-12 grande o una biblioteca universitaria, necesitará una solución más potente diseñada para escala institucional, como Koha o Follett Destiny.

¿Puedo importar mi lista de libros existente desde una hoja de cálculo?

No en la versión gratuita. El nivel gratuito admite una importación básica de datos de prueba, pero no una importación completa de CSV de su propia lista de libros. La importación de CSV es una función Premium Básica.

Si ya tiene sus libros en una hoja de cálculo, puede actualizar a Basic Premium para traer toda la colección de una vez, o usar un importador de propósito general como WP All Import para insertar su CSV en los registros de libros del plugin.

¿Cómo manejo un libro perdido?

Tiene dos opciones, dependiendo de la situación. Si un usuario informa que un libro se perdió durante un préstamo activo, busque la transacción en Library Management » Book Transactions, haga clic en ‘Return’, y establezca el Estado de Devolución en ‘Lost Book.’ Esto cierra el préstamo y aplica cualquier multa que haya configurado.

Si una copia está permanentemente ausente de sus estantes (robo, daño por agua, nunca devuelta por un usuario que se fue hace mucho tiempo), actualice el estado del catálogo del libro a ‘Inactive’ para que ya no aparezca como disponible. Si el libro se encuentra eventualmente, puede reactivar el registro.

Si compra una copia de reemplazo más tarde, recomendamos agregarla como un libro completamente nuevo con un nuevo ID de libro, en lugar de reutilizar el antiguo. Esto mantiene la precisión de su historial de transacciones pasadas.

¿Pueden los usuarios pedir prestados más de un libro a la vez?

No en la versión gratuita. El nivel gratuito limita cada transacción a un libro por usuario, por lo que si un lector quiere tres libros en la misma visita, deberá registrar tres préstamos separados.

Para una biblioteca comunitaria o escolar concurrida, esto se vuelve tedioso rápidamente. El préstamo de varios libros en una sola transacción es una función Premium Básica, y es la actualización que recomendaríamos primero a la mayoría de las bibliotecas activas.

¿Cómo hago una copia de seguridad de los datos de mi biblioteca?

Dado que los registros de tu biblioteca se almacenan directamente en la base de datos de tu WordPress, cualquier complemento de copia de seguridad de WordPress estándar incluirá automáticamente los datos de tu biblioteca en las copias de seguridad de tu sitio. Recomendamos Duplicator porque puede ejecutar copias de seguridad programadas en almacenamiento remoto como Google Drive o Dropbox, de modo que una sola falla de hardware no borrará meses de registros de usuarios e historial de transacciones.

¿Necesito un tema específico para que esto funcione?

¡No! Este complemento está diseñado para funcionar con cualquier tema de WordPress estándar.

Las pantallas de administración viven dentro de tu panel de WordPress (por lo que se ven igual independientemente de tu tema), y la visualización de la biblioteca en el front-end utiliza HTML limpio que hereda automáticamente el estilo de tu tema, por lo que todo se ve profesional.

Esperamos que este tutorial te haya ayudado a aprender cómo crear un sistema de colección y circulación de bibliotecas en WordPress. También te puede interesar nuestro artículo sobre cuánto cuesta realmente crear un sitio web de WordPress y nuestro tutorial completo sobre cómo instalar WordPress.

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