Comment créer un système de collection et de circulation de bibliothèque dans WordPress

Si vous gérez une bibliothèque communautaire, une école ou un club de lecture, vous avez probablement rencontré le même problème : les logiciels commerciaux de gestion de bibliothèque sont puissants, mais les coûts de licence les rendent inaccessibles pour les petits projets.

La bonne nouvelle est que vous n'avez pas besoin de logiciels coûteux pour gérer une bibliothèque moderne. Avec le bon plugin gratuit, WordPress peut gérer l'intégralité de votre catalogue, les comptes des usagers, les flux d'emprunt et de retour, les pénalités de retard, et même afficher une liste publique de livres.

Dans ce guide, nous vous montrerons exactement comment construire un système complet de collection et de circulation de bibliothèque en utilisant WordPress.

Pourquoi créer un système de collection et de circulation de bibliothèque dans WordPress ?

WordPress n'a pas de fonctionnalités de bibliothèque intégrées. Cependant, avec le bon plugin, vous pouvez transformer votre tableau de bord WordPress en un panneau d'administration de bibliothèque dédié, complet avec un catalogue, une base de données des usagers, un historique des transactions et des rapports.

Voici pourquoi nous recommandons WordPress pour les bibliothèques de petite et moyenne taille :

• C'est beaucoup moins cher que les logiciels de bibliothèque traditionnels. Les systèmes commerciaux comme Koha (hébergé), Destiny ou Follett peuvent coûter des milliers de dollars par an une fois que vous prenez en compte les licences, l'hébergement et la formation. En revanche, une configuration WordPress coûte à peu près le prix de votre hébergement plus un nom de domaine.
• Il est facile à utiliser pour les bénévoles et le personnel non technique. Si quelqu'un peut mettre à jour un article de blog WordPress, il peut ajouter un livre ou enregistrer le prêt d'un titre à un usager. C'est important lorsque vous formez des étudiants, faites tourner des bénévoles ou créez un système de gestion de bibliothèque pour un client.
• Il s'intègre au reste de votre site. Votre catalogue de bibliothèque se trouve sur le même domaine que votre page d'accueil, votre formulaire de contact, votre formulaire de don, votre calendrier des événements et toute autre page que vous pourriez utiliser. Cela signifie que vous n'aurez pas à rediriger les usagers vers une plateforme distincte juste pour voir quels livres sont en stock.
• Il gère correctement les fondamentaux. Vous pouvez suivre chaque titre, auteur, ISBN, année de publication et image de couverture. Vous pouvez enregistrer les emprunteurs, configurer plusieurs succursales, enregistrer les emprunts, traiter les retours et calculer les pénalités de retard. Vous pouvez également sauvegarder les données de votre bibliothèque avec le reste de votre site web.

Maintenant, voyons comment vous pouvez construire un système de collection et de circulation de bibliothèque dans WordPress. Utilisez simplement les liens rapides ci-dessous pour accéder directement à la section que vous souhaitez lire en premier :

Installer et configurer le plugin Library Management System

Le moyen le plus simple de créer un système de gestion des livres et de la circulation d'une bibliothèque est d'utiliser le plugin Library Management System. C'est un outil gratuit qui rationalise le processus de gestion des bibliothèques, d'organisation des livres, d'ajout d'utilisateurs, de tri des bibliothèques, de suivi des transactions, et plus encore.

La première chose à faire est d'installer et d'activer le plugin Library Management System. Pour plus de détails, consultez notre guide étape par étape sur comment installer un plugin WordPress.

Avant d'ajouter des livres, il est utile de configurer d'abord les paramètres globaux du plugin. Pour commencer, allez dans Gestion de la bibliothèque » Tous les paramètres.

Vous verrez une grille de paramètres avec des cartes pour des éléments tels que les jours d'emprunt, les amendes de retard, le pays et la devise, les étiquettes et les textes, et l'affichage des pages publiques.

Nous vous recommandons de parcourir chaque carte, car certains de ces paramètres influencent la façon dont le plugin formate les données en arrière-plan.

Par exemple, « Pays et devise » détermine l'apparence des amendes et des frais. Cliquez simplement sur la carte pour ouvrir la fenêtre contextuelle des paramètres.

Vous pouvez maintenant sélectionner le pays et la devise dans les listes déroulantes. Pour les bibliothèques qui facturent des amendes de retard dans une devise locale autre que le dollar américain, c'est le paramètre qui garantit que vos reçus et rapports sont corrects.

Une fois cela fait, cliquez simplement sur le bouton « Soumettre et enregistrer ».

Ensuite, ouvrez la carte « Amendes de retour tardif » et spécifiez le montant que vous facturerez par jour de retard.

Pour les bibliothèques communautaires, nous recommandons de commencer avec une petite amende journalière (par exemple, 0,10 $ par jour).

Les amendes élevées découragent les retours, ce qui peut en fait nuire à votre rentabilité.

Une fois que vous avez enregistré les deux cartes de paramètres, votre plugin a tout ce dont il a besoin pour exécuter les flux de travail de votre bibliothèque. À partir de là, nous allons configurer la structure du catalogue, ajouter des livres et des utilisateurs, et commencer à traiter les transactions.

Créer des bibliothèques et des sections dans WordPress

Avant de commencer à ajouter des livres, vous avez besoin d'un endroit pour les ranger. Avec le plugin Library Management System, cela signifie créer des bibliothèques et des sections.

Les bibliothèques reflètent les étagères physiques de votre bibliothèque. Pendant ce temps, les sections sont comme des regroupements par domaine, à l'intérieur de chaque bibliothèque, similaires à la façon dont vous pourriez utiliser des catégories pour organiser le contenu d'un blog.

Par exemple, vous pourriez avoir une bibliothèque « Sports » avec des sections pour le Tennis, le Football et le Football américain. Ou une bibliothèque pour enfants avec des sections pour les livres d'images, les lecteurs débutants et les jeunes adultes.

L'objectif est que votre structure numérique corresponde à ce qui se trouve sur vos étagères réelles, afin que le personnel et les bénévoles puissent replacer les livres sans deviner.

Cela dit, il est important de planifier la structure de vos bibliothèques et de vos sections sur papier avant de commencer à créer des enregistrements. Parcourez votre bibliothèque physique et listez ce qui se trouve sur chaque étagère, puis reproduisez cela dans le plugin. Il est beaucoup plus rapide de renommer un morceau de papier que de réorganiser 200 livres après les avoir déjà classés.

Lorsque vous êtes prêt, allez à Gestion de la bibliothèque » Gérer la bibliothèque et les sections et cliquez sur le bouton « Ajouter une bibliothèque ».

Ensuite, donnez un nom clair à votre bibliothèque et sélectionnez son statut dans le menu déroulant.

Le champ « Statut » contrôle si une bibliothèque apparaît dans vos flux de travail.

Vous devriez choisir « Actif » pour tout ce qui est actuellement utilisé. Le statut « Inactif » est utile pour retirer une bibliothèque (par exemple, si vous déplacez ces livres vers un nouvel emplacement) sans supprimer l'enregistrement et perdre votre historique.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Soumettre et enregistrer ».

Pour ajouter d'autres bibliothèques, répétez simplement cette étape. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Lister les bibliothèques » pour voir toutes les bibliothèques que vous venez d'ajouter.

À partir d'ici, vous pouvez également créer différentes sections en cliquant sur le bouton « Ajouter une section ».

Sur l'écran « Ajouter une section », choisissez la bibliothèque parente dans le menu déroulant. Cela indique au plugin à quelle étagère appartient la section.

Ensuite, donnez un nom à la section, définissez son statut et cliquez sur « Soumettre et enregistrer ».

Si vous souhaitez ajouter d'autres sections à chaque bibliothèque, répétez simplement ce processus.

Ajouter des catégories à votre collection de bibliothèque

Il est maintenant temps d'ajouter une couche de classification supplémentaire : les catégories.

Considérez les catégories comme des étiquettes de sujet qui s'appliquent à toutes les bibliothèques. Par exemple, un roman d'Hemingway appartient à votre bibliothèque « Fiction » sous la section « Fiction littéraire », mais il appartient également à la catégorie « Littérature américaine ».

De cette façon, les catégories vous permettent de regrouper et de filtrer les livres par sujet, quel que soit leur emplacement sur l'étagère.

Pour créer une catégorie, allez à Gestion de la bibliothèque » Gérer les livres.

Ici, cliquez sur le bouton « Ajouter une catégorie » en haut.

Sur l'écran suivant, donnez un nom à la catégorie. De bonnes catégories de départ pour une bibliothèque générale incluent Histoire, Biographie, Fiction, Science, Religion, Arts, Politique, Référence et Enfants.

Après avoir entré un nom, vous devrez également cliquer sur le menu déroulant « Statut » et sélectionner si la catégorie est « Active » ou « Inactive ».

Une fois que vous avez terminé, cliquez simplement sur le bouton « Soumettre et enregistrer ».

Vous pouvez maintenant répéter cette étape pour ajouter autant de catégories que vous le souhaitez. Une fois cela fait, cliquez sur le bouton « Retour » pour revenir à la section « Gérer les livres ».

Ajouter des livres à votre collection de bibliothèque

Maintenant, la partie amusante : ajouter des livres à votre bibliothèque.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Ajouter un nouveau livre ».

Après cela, vous devrez entrer les détails du livre et sélectionner une catégorie.

Les champs obligatoires sont l'ID du livre, la catégorie, la bibliothèque, la section, le nom et le statut. Tout le reste (éditeur, année de publication, lieu, ISBN, auteur, image de couverture) est facultatif mais utile à renseigner pour faciliter la recherche.

Notez que le champ ID du livre est l'identifiant unique que vous utiliserez pour référencer le livre en interne. Nous recommandons un schéma de numérotation cohérent, tel qu'un préfixe de trois lettres pour la bibliothèque suivi d'un nombre à quatre chiffres (par exemple, « FIC-0001 » pour le premier livre de Fiction).

Le système de gestion de bibliothèque prend également en charge le suivi de plusieurs exemplaires physiques par livre à l'aide de numéros d'accession. Cela signifie que si vous avez trois exemplaires de The Great Gatsby, chaque exemplaire reçoit son propre numéro d'accession, mais ils partagent tous la même notice de catalogue.

Cela rend la circulation beaucoup plus claire lorsque vous avez des doublons, car chaque exemplaire a son propre statut suivi au lieu d'en partager un seul.

En dehors de cela, il existe d'autres champs facultatifs tels que le nom de l'éditeur, l'année et le lieu de publication. Si vous faites défiler vers le bas, vous verrez également une option pour télécharger une image de couverture pour le livre.

Vous pouvez généralement obtenir des illustrations de couverture officielles sur Open Library, Google Books ou le site de l'éditeur.

Il est également important de maintenir vos images de couverture en dessous d'environ 500 Ko afin que votre liste de livres se charge rapidement pour les usagers ayant des connexions lentes. Vous pouvez facilement le faire en redimensionnant vos images avant de les télécharger, ou en utilisant un outil de compression d'images.

Lorsque vous avez terminé, cliquez simplement sur le bouton « Soumettre et enregistrer ».

Vous pouvez maintenant répéter cette étape pour ajouter d'autres livres à votre collection de bibliothèque.

Ajouter des succursales et enregistrer les usagers de la bibliothèque

Ensuite : le côté humain de votre bibliothèque. Les « Succursales » sont les lieux physiques où votre bibliothèque opère, et les « Emprunteurs » sont les usagers qui empruntent des livres.

Même si vous n'avez qu'un seul emplacement, configurez au moins une succursale. Chaque dossier d'emprunteur est lié à une succursale, et cette relation alimente les rapports et le filtrage du plugin. Si vous opérez à partir de plusieurs bâtiments (par exemple, une bibliothèque principale plus un centre communautaire satellite), vous voudrez créer une succursale pour chacun.

Pour commencer, allez dans Gestion de la bibliothèque » Gérer les utilisateurs et cliquez sur le bouton « Ajouter une succursale ».

Après cela, entrez un nom de succursale (quelque chose de court comme « Principale » ou « Centre-ville » convient) et choisissez un statut.

Une fois cela fait, cliquez sur « Soumettre et enregistrer ».

Pour ajouter des succursales supplémentaires, répétez simplement ces étapes.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Retour » pour revenir à la page précédente.

Vous pouvez maintenant retourner à la page « Lister les branches » et voir la branche nouvellement ajoutée.

Ajoutons maintenant un emprunteur en cliquant sur le bouton « Ajouter un emprunteur ».

Vous verrez un formulaire demandant l'ID utilisateur, la succursale, le nom, l'e-mail, l'adresse, le numéro de téléphone, le statut et une photo de profil facultative.

L'ID utilisateur est le numéro de carte de bibliothèque visible par l'usager, alors choisissez un format que vous êtes heureux d'imprimer sur une carte (par exemple, « BIB-2026-0001 »).

Après avoir saisi ces détails, faites défiler vers le bas et cliquez sur le bouton « Soumettre et enregistrer ».

Donnez aux patrons leur propre connexion avec le rôle Utilisateur de la bibliothèque LMS

Le plugin gratuit ajoute automatiquement un nouveau rôle « Utilisateur de bibliothèque LMS » à votre site. Vous pouvez attribuer ce rôle aux usagers afin qu'ils aient leur propre connexion, séparée de votre compte de bibliothécaire.

Il convient d'être honnête quant à ce que ce rôle leur offre dans la version gratuite. Les mécènes obtiennent un tableau de bord WordPress épuré qui les tient à l'écart des zones d'administration de votre site, mais le portail personnalisé des mécènes qui liste leurs livres actuellement empruntés et l'historique complet des emprunts est un module complémentaire réservé aux professionnels.

Dans le niveau gratuit, la façon dont les mécènes découvrent ce qu'ils ont emprunté est de vous demander. Vous pouvez rechercher les prêts en cours et les retours passés de n'importe quel mécène à partir des écrans Emprunteurs et Livres émis dans votre propre tableau de bord d'administration, puis répondre par e-mail ou en personne.

Si le libre-service réel des mécènes est important pour votre bibliothèque, les modules complémentaires Pro ajoutent un portail Utilisateur de la bibliothèque avec les vues Liste des livres, Mes livres et Livres retournés, ainsi qu'une synchronisation en un clic des utilisateurs WordPress dans la liste des emprunteurs, de sorte que chaque connexion est liée à un enregistrement de mécène réel.

Pour configurer une connexion de mécène dans le niveau gratuit, créez un utilisateur WordPress standard pour le mécène sous Utilisateurs » Ajouter un nouvel utilisateur, puis définissez son rôle sur « Utilisateur de la bibliothèque LMS ».

Pour en savoir plus sur ce sujet, veuillez consulter notre guide détaillé sur les rôles et autorisations des utilisateurs WordPress.

Gérer l'emprunt et le retour de livres dans WordPress

Maintenant que votre catalogue et vos mécènes sont configurés, vous êtes prêt à commencer à prêter des livres et à gérer votre bibliothèque.

Vous pouvez faire tout cela en allant dans Gestion de la bibliothèque » Transactions de livres.

Lorsqu'une personne emprunte un livre, vous pouvez l'ajouter à votre base de données en cliquant sur le bouton « Enregistrer le livre emprunté ».

Sur l'écran suivant, vous devrez saisir des détails tels que la succursale, la catégorie, le livre et l'utilisateur.

Notez que la version gratuite limite chaque transaction à un livre par mécène, donc si un lecteur emprunte trois livres, vous devrez enregistrer trois emprunts distincts. L'emprunt de plusieurs livres en une seule transaction est une fonctionnalité Pro.

Lorsque vous avez terminé, cliquez simplement sur le bouton « Soumettre et enregistrer ».

Après cela, vous pouvez consulter l'historique de tous vos livres empruntés en allant dans Gestion de la bibliothèque » Transactions de livres.

Ici, vous verrez les détails des livres empruntés, et le « Statut » indiquera « Retour en attente ».

Cette page est parfaite pour jeter un coup d'œil aux prêts actifs avant de fermer la bibliothèque pour la journée, ou pour extraire une liste des mécènes ayant des livres en retard. Vous pouvez trier et filtrer directement sur cet écran.

Lorsque l'utilisateur retourne un article, trouvez le livre dans la liste et cliquez sur son bouton « Retourner ».

Vous verrez alors toutes les informations sur l'article emprunté.

Par défaut, le menu déroulant « Statut de retour » est défini sur « Retour normal ». Cependant, vous pouvez ouvrir ce menu déroulant et sélectionner « Livre perdu » ou « Retour en retard » le cas échéant.

Si vous marquez un retour comme « En retard », le plugin calcule l'amende en utilisant votre paramètre global d'amende de retard.

Après avoir fait votre sélection, cliquez sur le bouton « Soumettre et enregistrer ».

Maintenant, lorsque vous cliquez sur le bouton « Historique des retours », vous verrez que le statut a changé en « Retourné ».

Vous pouvez suivre cette étape pour gérer tous les livres que les utilisateurs empruntent et retournent de votre collection de bibliothèque.

Publiez votre bibliothèque dans WordPress

Tout ce que nous avons fait jusqu'à présent se trouve dans votre tableau de bord WordPress. Cependant, vous voudrez généralement permettre aux mécènes de parcourir votre catalogue, alors affichons la bibliothèque sur votre site Web WordPress réel.

C'est facile, car le système de gestion de bibliothèque fournit un shortcode que vous pouvez ajouter à n'importe quelle page ou publication :

[owt7_library_books]

Placez simplement ce shortcode, et le système de gestion de bibliothèque affichera votre liste de livres avec pagination, indicateurs de statut (disponible ou emprunté) et images de couverture.

Les visiteurs peuvent parcourir les livres, et les usagers connectés obtiennent une vue détaillée d'un seul livre.

Foire aux questions sur la création d'un système de bibliothèque dans WordPress

Nous recevons souvent des retours de lecteurs qui mettent en place leur tout premier système de bibliothèque, nous avons donc préparé cette FAQ pour vous aider à démarrer.

Puis-je utiliser le plugin de gestion de bibliothèque pour une bibliothèque scolaire ?

Absolument ! Le système de gestion de bibliothèque est un choix fantastique et convivial pour les bibliothèques de classe, les collections d'enseignants et les petites bibliothèques d'écoles privées.

Cependant, si vous gérez un grand système de district K-12 ou une bibliothèque universitaire, vous aurez besoin d'une solution plus puissante conçue pour une échelle institutionnelle, telle que Koha ou Follett Destiny.

Puis-je importer ma liste de livres existante à partir d'une feuille de calcul ?

Pas dans la version gratuite. Le niveau gratuit prend en charge une importation de données de test basique mais pas une importation CSV complète de votre propre liste de livres. L'importation CSV est une fonctionnalité Basic Premium.

Si vous avez déjà vos livres dans une feuille de calcul, vous pouvez soit passer à Basic Premium pour importer toute la collection en une seule fois, soit utiliser un importateur généraliste comme WP All Import pour pousser votre CSV dans les enregistrements de livres du plugin.

Comment gérer un livre perdu ?

Vous avez deux options, selon la situation. Si un usager signale un livre perdu lors d'un emprunt actif, trouvez la transaction sous Gestion de la bibliothèque » Transactions de livres, cliquez sur « Retourner », et définissez le statut de retour sur « Livre perdu ». Cela clôture le prêt et applique toute amende que vous avez configurée.

Si un exemplaire est définitivement manquant de vos étagères (vol, dégâts d'eau, jamais rendu par un usager parti depuis longtemps), mettez à jour le statut du catalogue du livre sur « Inactif » afin qu'il n'apparaisse plus comme disponible. Si le livre est finalement retrouvé, vous pouvez réactiver l'enregistrement.

Si vous achetez un exemplaire de remplacement plus tard, nous vous recommandons de l'ajouter comme un tout nouveau livre avec un nouvel ID de livre, plutôt que de réutiliser l'ancien. Cela maintient la précision de votre historique de transactions passé.

Les usagers peuvent-ils emprunter plus d'un livre à la fois ?

Pas dans la version gratuite. Le niveau gratuit limite chaque transaction à un livre par usager, donc si un lecteur souhaite trois livres lors de la même visite, vous devrez enregistrer trois emprunts distincts.

Pour une bibliothèque communautaire ou scolaire très fréquentée, cela devient vite fastidieux. L'emprunt de plusieurs livres en une seule transaction est une fonctionnalité Basic Premium, et c'est la mise à niveau que nous recommandons en premier lieu à la plupart des bibliothèques actives.

Comment sauvegarder les données de ma bibliothèque ?

Étant donné que les enregistrements de votre bibliothèque sont stockés directement dans votre base de données WordPress, tout plugin de sauvegarde WordPress standard inclura automatiquement vos données de bibliothèque dans les sauvegardes de votre site. Nous recommandons Duplicator car il peut exécuter des sauvegardes planifiées vers un stockage distant comme Google Drive ou Dropbox, de sorte qu'une seule défaillance matérielle n'effacera pas des mois d'enregistrements de lecteurs et d'historique des transactions.

Ai-je besoin d'un thème spécifique pour que cela fonctionne ?

Non ! Ce plugin est conçu pour fonctionner avec n'importe quel thème WordPress standard.

Les écrans d'administration se trouvent dans votre tableau de bord WordPress (ils ont donc le même aspect quel que soit votre thème), et l'affichage de la bibliothèque sur le front-end utilise un HTML propre qui hérite automatiquement du style de votre thème, de sorte que tout a l'air professionnel.

Nous espérons que ce tutoriel vous a aidé à apprendre comment créer un système de collection et de circulation de bibliothèque dans WordPress. Vous voudrez peut-être aussi consulter notre article sur combien coûte réellement la création d'un site WordPress et notre tutoriel complet sur l'installation de WordPress.

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