Come creare un sistema di raccolta e circolazione bibliotecaria in WordPress

Se gestisci una biblioteca comunitaria, una scuola o un club del libro, probabilmente ti sei imbattuto nello stesso problema: il software commerciale di gestione bibliotecaria è potente, ma i costi di licenza lo rendono inaccessibile per progetti più piccoli.

La buona notizia è che non hai bisogno di software costosi per gestire una biblioteca moderna. Con il plugin gratuito giusto, WordPress può gestire l'intero catalogo, gli account degli utenti, i flussi di lavoro di prestito e restituzione, le multe per ritardo e persino visualizzare un elenco di libri pubblico.

In questa guida, ti mostreremo esattamente come creare un sistema completo di raccolta e circolazione bibliotecaria utilizzando WordPress.

Perché creare un sistema di raccolta e circolazione bibliotecaria in WordPress?

WordPress non ha funzionalità bibliotecarie integrate. Tuttavia, con il plugin giusto puoi trasformare il tuo pannello di controllo WordPress in un pannello di amministrazione bibliotecaria dedicato, completo di catalogo, database utenti, cronologia delle transazioni e reportistica.

Ecco perché consigliamo WordPress per biblioteche di piccole e medie dimensioni:

• È drasticamente più economico del software bibliotecario tradizionale. Sistemi commerciali come Koha (ospitato), Destiny o Follett possono costare migliaia di dollari all'anno una volta che si considerano licenze, hosting e formazione. Al contrario, una configurazione WordPress costa all'incirca il prezzo del tuo hosting più un dominio.
• È facile da usare per volontari e personale non tecnico. Se qualcuno sa aggiornare un post del blog di WordPress, allora può aggiungere un libro o registrare il prestito di un titolo a un utente. Questo è importante quando si formano studenti lavoratori, si ruotano volontari o si crea un sistema di gestione bibliotecaria per un cliente.
• Si integra con il resto del tuo sito. Il tuo catalogo bibliotecario si trova sullo stesso dominio della tua homepage, modulo di contatto, modulo di donazione, calendario eventi e qualsiasi altra pagina tu possa utilizzare. Ciò significa che non dovrai reindirizzare gli utenti a una piattaforma separata solo per vedere quali libri sono disponibili.
• Gestisce correttamente le funzionalità di base. Puoi tracciare ogni titolo, autore, ISBN, anno di pubblicazione e immagine di copertina. Puoi registrare i prestatori, configurare più sedi, registrare i prestiti, elaborare le restituzioni e calcolare le multe per ritardo. Puoi anche eseguire il backup dei dati della tua biblioteca insieme al resto del tuo sito web.

Ora, vediamo come puoi creare un sistema di raccolta e circolazione bibliotecaria in WordPress. Utilizza semplicemente i collegamenti rapidi qui sotto per saltare direttamente alla sezione che desideri leggere per prima:

Installa e configura il plugin Library Management System

Il modo più semplice per creare un sistema per la gestione dei libri e della circolazione della biblioteca è utilizzare il plugin Library Management System. È uno strumento gratuito che semplifica il processo di gestione delle biblioteche, organizzazione dei libri, aggiunta di utenti, smistamento di scaffali, tracciamento delle transazioni e altro ancora.

La prima cosa da fare è installare e attivare il plugin Library Management System. Per maggiori dettagli, consulta la nostra guida passo passo su come installare un plugin WordPress.

Prima di aggiungere libri, vale la pena configurare prima le impostazioni globali del plugin. Per iniziare, vai su Gestione Libreria » Tutte le Impostazioni.

Vedrai una griglia di impostazioni con schede per elementi come giorni di prestito, multe per ritardo, paese e valuta, etichette e testi, e visualizzazione pagina pubblica.

Consigliamo di esaminare ogni scheda, poiché alcune di queste impostazioni influenzano il modo in cui il plugin formatta i dati in background.

Ad esempio, 'Paese e Valuta' determina come appaiono multe e tariffe. Fai semplicemente clic sulla scheda per aprire la finestra di dialogo delle impostazioni.

Ora puoi selezionare Paese e Valuta dai menu a discesa. Per le biblioteche che addebitano multe per ritardo in una valuta locale diversa dai dollari USA, questa è l'impostazione che garantisce che le tue ricevute e i tuoi report siano corretti.

Una volta fatto, fai semplicemente clic sul pulsante ‘Invia e salva’.

Successivamente, apri la scheda 'Multe per Restituzione in Ritardo' e specifica quanto addebiterai per ogni giorno di ritardo.

Per le biblioteche comunitarie, consigliamo di iniziare con una piccola multa giornaliera (diciamo $0,10 al giorno).

Multe elevate scoraggiano le restituzioni, quindi questo può effettivamente danneggiare il tuo bilancio.

Una volta salvate entrambe le schede delle impostazioni, il tuo plugin avrà tutto ciò di cui ha bisogno per eseguire i flussi di lavoro della tua biblioteca. Da qui, imposteremo la struttura del catalogo, aggiungeremo libri e utenti e inizieremo a elaborare le transazioni.

Crea scaffali e sezioni in WordPress

Prima di iniziare ad aggiungere libri, hai bisogno di un posto dove metterli. Con il plugin Library Management System, ciò significa creare scaffali e sezioni.

Gli scaffali rispecchiano gli scaffali fisici della tua biblioteca. Nel frattempo, le sezioni sono come raggruppamenti per aree tematiche all'interno di ogni scaffale, simili a come potresti usare le categorie per organizzare i contenuti del blog.

Ad esempio, potresti avere uno scaffale 'Sport' con sezioni per Tennis, Calcio e Football. O uno scaffale per bambini con sezioni per Libri Illustrati, Primi Lettori e Ragazzi.

Il punto è che la tua struttura digitale dovrebbe corrispondere a ciò che si trova sugli scaffali effettivi, in modo che il personale e i volontari possano ricollocare i libri senza indovinare.

Detto questo, è importante pianificare la struttura degli scaffali e delle sezioni su carta prima di iniziare a creare record. Percorri la tua biblioteca fisica e elenca cosa c'è su ogni scaffale, quindi rispecchialo nel plugin. È molto più veloce rinominare un pezzo di carta che riorganizzare 200 libri dopo averli già categorizzati.

Quando sei pronto, vai su Gestione Libreria » Gestisci Libreria & Sezione e fai clic sul pulsante ‘Aggiungi Libreria’.

Successivamente, dai alla tua libreria un nome chiaro e seleziona il suo stato dal menu a discesa.

Il campo ‘Stato’ controlla se una libreria viene visualizzata nei tuoi flussi di lavoro.

Dovresti scegliere ‘Attivo’ per tutto ciò che è attualmente in uso. Lo stato ‘Inattivo’ è utile per ritirare una libreria (ad esempio, se sposti quei libri in una nuova posizione) senza eliminare il record e perdere la cronologia.

Al termine, fai clic sul pulsante ‘Invia e salva’.

Per aggiungere altre librerie, ripeti semplicemente questo passaggio. Al termine, fai clic sul pulsante ‘Elenca Libreria’ per vedere tutte le librerie che hai appena aggiunto.

Da qui, puoi anche creare diverse sezioni facendo clic sul pulsante ‘Aggiungi Sezione’.

Nella schermata ‘Aggiungi Sezione’, scegli la libreria padre dal menu a discesa. Questo indica al plugin a quale scaffale appartiene la sezione.

Quindi, dai un nome alla sezione, imposta il suo stato e fai clic su ‘Invia & Salva’.

Se desideri aggiungere altre sezioni a ciascuna libreria, ripeti semplicemente questo processo.

Aggiungi categorie alla tua raccolta bibliotecaria

Ora è il momento di aggiungere un altro livello di classificazione: categorie.

Pensa alle categorie come tag di argomento che si applicano a tutte le librerie. Ad esempio, un romanzo di Hemingway appartiene alla tua libreria ‘Narrativa’ sotto una sezione ‘Narrativa letteraria’, ma appartiene anche alla categoria ‘Letteratura americana’.

In questo modo, le categorie ti consentono di raggruppare e filtrare i libri per argomento indipendentemente da dove si trovano sullo scaffale.

Per creare una categoria, vai su Gestione Libreria » Gestisci Libri.

Qui, fai clic sul pulsante ‘Aggiungi Categoria’ in alto.

Nella schermata successiva, dai un nome alla categoria. Buone categorie di partenza per una libreria generale includono Storia, Biografia, Narrativa, Scienza, Religione, Arti, Politica, Riferimento e Bambini.

Dopo aver inserito un nome, dovrai anche fare clic sul menu a discesa 'Stato' e selezionare se la categoria è 'Attiva' o 'Inattiva'.

Una volta terminato, fai semplicemente clic sul pulsante 'Invia e Salva'.

Ora puoi ripetere questo passaggio per aggiungere tutte le categorie che desideri. Fatto ciò, fai clic sul pulsante ‘Indietro’ per tornare alla sezione ‘Gestisci Libri’.

Aggiungi libri alla tua raccolta bibliotecaria

Ora la parte divertente: aggiungere libri alla tua libreria.

Per fare ciò, fai clic sul pulsante ‘Aggiungi Nuovo Libro’.

Dopodiché, dovrai inserire i dettagli del libro e selezionare una categoria.

I campi obbligatori sono ID libro, categoria, libreria, sezione, nome e stato. Tutto il resto (editore, anno di pubblicazione, luogo, ISBN, autore, immagine di copertina) è facoltativo ma vale la pena compilarlo per facilitare la ricerca.

Nota che il campo ID libro è l'identificatore univoco che utilizzerai per fare riferimento al libro internamente. Consigliamo uno schema di numerazione coerente come un prefisso di tre lettere per la libreria più un numero di quattro cifre (ad esempio, 'FIC-0001' per il primo libro di Narrativa).

Il sistema di gestione della biblioteca supporta anche il tracciamento di più copie fisiche per libro utilizzando i numeri di accessione. Ciò significa che se hai tre copie di "Il grande Gatsby", ogni copia ottiene il proprio numero di accessione, ma tutte condividono lo stesso record di catalogo.

Ciò rende la circolazione molto più pulita quando si hanno duplicati, poiché ogni copia ha il proprio stato tracciato invece di condividerne uno.

Oltre a ciò, ci sono altri campi facoltativi come nome della pubblicazione, anno e luogo. Se scorri verso il basso, vedrai anche un'opzione per caricare un' immagine di copertina per il libro.

In genere è possibile ottenere l'arte di copertina ufficiale da Open Library, Google Books o dal sito dell'editore.

È anche importante mantenere le immagini di copertina al di sotto di circa 500 KB in modo che l'elenco dei libri si carichi rapidamente per i clienti con connessioni lente. Puoi farlo facilmente ridimensionando le tue immagini prima di caricarle, o utilizzando uno strumento di compressione delle immagini.

Al termine, fai clic sul pulsante 'Invia e Salva'.

Ora puoi ripetere questo passaggio per aggiungere altri libri alla tua collezione di libreria.

Aggiungi sedi e registra gli utenti della biblioteca

Prossimo argomento: il lato umano della tua biblioteca. Le 'Sedi' sono le sedi fisiche da cui opera la tua biblioteca e i 'Prestatori' sono i clienti che prendono in prestito i libri.

Anche se hai una sola sede, imposta almeno una filiale. Ogni record di prestatore è collegato a una filiale e tale relazione alimenta i report e i filtri del plugin. Se operi da più edifici (ad esempio una biblioteca principale più un centro comunitario satellite), dovrai creare una filiale per ciascuno.

Per iniziare, vai su Gestione Biblioteca » Gestisci Utenti e fai clic sul pulsante 'Aggiungi Sede'.

Successivamente, inserisci un nome per la sede (va bene qualcosa di breve come 'Principale' o 'Centro') e scegli uno stato.

Fatto ciò, fai clic su 'Invia e Salva'.

Per aggiungere altre sedi, ripeti semplicemente questi passaggi.

Al termine, fai clic su 'Indietro' per tornare alla pagina precedente.

Ora puoi tornare alla pagina 'Elenco Filiali' e vedere la filiale appena aggiunta.

Ora aggiungiamo un prestatore facendo clic sul pulsante 'Aggiungi Prestatore'.

Vedrai un modulo che richiede ID utente, sede, nome, email, indirizzo, numero di telefono, stato e un'immagine del profilo facoltativa.

L'ID utente è il numero della tessera della biblioteca visibile al cliente, quindi scegli un formato che ti piace stampare su una tessera (ad esempio, 'BIB-2026-0001').

Dopo aver inserito questi dettagli, scorri verso il basso e fai clic sul pulsante 'Invia e Salva'.

Dai ai patroni il loro accesso personale con il ruolo Utente della Libreria LMS

Il plugin gratuito aggiunge automaticamente un nuovo ruolo 'Utente Biblioteca LMS' al tuo sito. Puoi assegnare questo ruolo ai clienti in modo che abbiano un proprio accesso, separato dal tuo account di bibliotecario.

Vale la pena essere onesti riguardo a ciò che questo ruolo offre loro nella versione gratuita. I mecenati ottengono una dashboard di WordPress semplificata che li tiene fuori dalle aree di amministrazione del tuo sito, ma il portale personalizzato per mecenati che elenca i loro libri attualmente presi in prestito e la cronologia completa dei prestiti è un componente aggiuntivo solo per Pro.

Nel piano gratuito, il modo in cui i mecenati scoprono cosa hanno preso in prestito è chiedertelo. Puoi cercare i prestiti correnti e i resi passati di qualsiasi mecenate dalle schermate Prestatori e Libri emessi nella tua dashboard di amministrazione, quindi rispondere via email o di persona.

Se l'autoservizio del mecenate è importante per la tua biblioteca, i componenti aggiuntivi Pro aggiungono un portale Utente Libreria con viste Elenco Libri, I miei Libri e Libri Restituiti, oltre alla sincronizzazione con un clic degli utenti di WordPress nell'elenco dei prestatori in modo che ogni accesso sia collegato a un record di mecenate reale.

Per impostare un accesso per mecenate nel piano gratuito, crea un utente WordPress standard per il mecenate in Utenti » Aggiungi Nuovo, quindi imposta il loro ruolo su 'Utente Libreria LMS'.

Per saperne di più su questo argomento, consulta la nostra guida dettagliata ai ruoli e permessi utente di WordPress.

Gestisci il prestito e la restituzione di libri in WordPress

Ora che il tuo catalogo e i tuoi mecenati sono impostati, sei pronto per iniziare a prestare libri e gestire la tua biblioteca.

Puoi fare tutto questo andando su Gestione Libreria » Transazioni Libri.

Quando qualcuno prende in prestito un libro, puoi aggiungerlo al tuo database facendo clic sul pulsante 'Prendi in prestito libro'.

Nella schermata successiva, dovrai inserire dettagli come la filiale, la categoria, il libro e l'utente.

Nota che la versione gratuita limita ogni transazione a un libro per mecenate, quindi se un lettore sta prendendo in prestito tre libri, dovrai registrare tre prestiti separati. Il prestito di più libri in un'unica transazione è una funzionalità Pro.

Quando hai finito, fai semplicemente clic sul pulsante 'Invia e Salva'.

Dopo di che, puoi vedere la cronologia di tutti i tuoi libri presi in prestito andando su Gestione Libreria » Transazioni Libri.

Qui vedrai i dettagli dei libri presi in prestito e lo 'Stato' mostrerà 'Reso in attesa'.

Questa pagina è perfetta per dare un'occhiata ai prestiti attivi prima di chiudere la biblioteca per la giornata, o per estrarre un elenco di mecenati con libri in ritardo. Puoi ordinare e filtrare direttamente in questa schermata.

Quando l'utente restituisce un articolo, trova il libro nell'elenco e fai clic sul suo pulsante 'Restituisci'.

Ora vedrai tutte le informazioni sull'articolo preso in prestito.

Per impostazione predefinita, il menu a discesa 'Stato Restituzione' è impostato su 'Restituzione Normale'. Tuttavia, puoi aprire questo menu a discesa e selezionare 'Libro Perso' o 'Restituzione in Ritardo' dove appropriato.

Se contrassegni una restituzione come 'in Ritardo', il plugin calcola la multa utilizzando la tua impostazione globale delle penali per ritardo.

Dopo aver effettuato la selezione, fai clic sul pulsante 'Invia e Salva'.

Ora, quando fai clic sul pulsante 'Cronologia Restituzioni', vedrai che lo stato è cambiato in 'Restituito'.

Puoi seguire questo passaggio per gestire tutti i libri che gli utenti prendono in prestito e restituiscono dalla tua collezione di biblioteca.

Pubblica la tua libreria in WordPress

Tutto ciò che abbiamo fatto finora vive all'interno della tua dashboard di WordPress. Tuttavia, in genere vorrai consentire ai mecenati di sfogliare il tuo catalogo, quindi visualizziamo la libreria sul tuo sito web WordPress effettivo.

Questo è facile, poiché il Sistema di Gestione Libreria fornisce uno shortcode che puoi aggiungere a qualsiasi pagina o post:

[owt7_library_books]

Basta inserire questo shortcode e Library Management System visualizzerà l'elenco dei tuoi libri con paginazione, indicatori di stato (disponibile o in prestito) e immagini di copertina.

I visitatori possono sfogliare i libri e gli utenti registrati hanno una vista dettagliata per singolo libro.

Domande frequenti sulla creazione di un sistema bibliotecario in WordPress

Sentiamo spesso lettori che stanno configurando il loro primissimo sistema bibliotecario, quindi abbiamo preparato questa FAQ per aiutarti a iniziare.

Posso usare il plugin Library Management System per una biblioteca scolastica?

Assolutamente! Library Management System è una scelta fantastica e intuitiva per biblioteche scolastiche, collezioni di insegnanti e piccole biblioteche scolastiche private.

Tuttavia, se gestisci un grande sistema distrettuale K-12 o una biblioteca universitaria, avrai bisogno di una soluzione più potente progettata per la scala istituzionale, come Koha o Follett Destiny.

Posso importare il mio elenco di libri esistente da un foglio di calcolo?

Non nella versione gratuita. Il livello gratuito supporta un'importazione di dati di test di base ma non un'importazione CSV completa del tuo elenco di libri. L'importazione CSV è una funzionalità Basic Premium.

Se hai già i tuoi libri in un foglio di calcolo, puoi passare a Basic Premium per portare l'intera collezione in una volta sola, oppure utilizzare un importatore generico come WP All Import per inserire il tuo CSV nei record dei libri del plugin.

Come gestisco un libro smarrito?

Hai due opzioni, a seconda della situazione. Se un utente segnala un libro smarrito durante un prestito attivo, trova la transazione sotto Library Management » Book Transactions, fai clic su ‘Return’ e imposta lo stato di restituzione su ‘Lost Book.’ Questo chiude il prestito e applica eventuali multe che hai configurato.

Se una copia è permanentemente mancante dai tuoi scaffali (furto, danni da acqua, mai restituita da un utente scomparso da tempo), aggiorna lo stato del catalogo del libro su ‘Inactive’ in modo che non venga più visualizzato come disponibile. Se il libro viene eventualmente ritrovato, puoi riattivare il record.

Se acquisti una copia sostitutiva in seguito, ti consigliamo di aggiungerla come un libro nuovo di zecca con un nuovo ID libro, anziché riutilizzare quello vecchio. Questo mantiene accurata la cronologia delle tue transazioni passate.

Gli utenti possono prendere in prestito più di un libro alla volta?

Non nella versione gratuita. Il livello gratuito limita ogni transazione a un libro per utente, quindi se un lettore desidera tre libri nella stessa visita, dovrai registrare tre prestiti separati.

Per una biblioteca comunitaria o scolastica molto frequentata, questo diventa rapidamente noioso. Il prestito di più libri in un'unica transazione è una funzionalità Basic Premium, ed è l'aggiornamento che consigliamo prima alla maggior parte delle biblioteche attive.

Come faccio il backup dei dati della mia biblioteca?

Poiché i record della tua libreria sono archiviati direttamente nel tuo database WordPress, qualsiasi plugin di backup WordPress standard includerà automaticamente i dati della tua libreria nei backup del tuo sito. Raccomandiamo Duplicator perché può eseguire backup pianificati su archiviazione remota come Google Drive o Dropbox, quindi un singolo guasto hardware non cancellerà mesi di record dei patroni e cronologia delle transazioni.

Ho bisogno di un tema specifico affinché questo funzioni?

No! Questo plugin è progettato per funzionare con qualsiasi tema WordPress standard.

Le schermate di amministrazione si trovano all'interno della tua dashboard WordPress (quindi hanno lo stesso aspetto indipendentemente dal tuo tema), e la visualizzazione della libreria sul front-end utilizza HTML pulito che eredita automaticamente lo stile del tuo tema, quindi tutto ha un aspetto professionale.

Speriamo che questo tutorial ti abbia aiutato a imparare come costruire un sistema di raccolta e circolazione di una biblioteca in WordPress. Potresti anche voler consultare il nostro articolo su quanto costa realmente costruire un sito web WordPress e il nostro tutorial completo su come installare WordPress.

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