Cum să construiți un sistem de colecție și circulație a bibliotecii în WordPress

Dacă administrați o bibliotecă comunitară, o școală sau un club de carte, probabil v-ați confruntat cu aceeași problemă: software-ul comercial de gestionare a bibliotecilor este puternic, dar costurile de licențiere îl fac inaccesibil pentru proiecte mai mici.

Vestea bună este că nu aveți nevoie de software scump pentru a gestiona o bibliotecă modernă. Cu pluginul gratuit potrivit, WordPress poate gestiona întregul catalog, conturile utilizatorilor, fluxurile de împrumut și returnare, penalizările pentru întârziere și chiar poate afișa o listă publică de cărți.

În acest ghid, vă vom arăta exact cum să construiți un sistem complet de colecție și circulație a bibliotecii folosind WordPress.

De ce să construiești un sistem de colecție și circulație a bibliotecii în WordPress?

WordPress nu are funcționalități de bibliotecă integrate. Cu toate acestea, cu pluginul potrivit, puteți transforma tabloul de bord WordPress într-un panou de administrare dedicat bibliotecii, complet cu un catalog, o bază de date a utilizatorilor, istoricul tranzacțiilor și rapoarte.

Iată de ce recomandăm WordPress pentru bibliotecile mici și mijlocii:

• Este dramatic mai ieftin decât software-ul tradițional de bibliotecă. Sistemele comerciale precum Koha (găzduit), Destiny sau Follett pot costa mii de dolari pe an odată ce luați în considerare licențierea, găzduirea și instruirea. În schimb, o configurație WordPress costă aproximativ prețul găzduirii plus un domeniu.
• Este ușor de utilizat pentru voluntari și personalul non-tehnic. Dacă cineva poate actualiza o postare de blog WordPress, atunci poate adăuga o carte sau poate înregistra împrumutul unui titlu către un utilizator. Acest lucru contează atunci când instruiți lucrători studenți, voluntari rotativi sau creați un sistem de gestionare a bibliotecii pentru un client.
• Se integrează cu restul site-ului dvs. Catalogul bibliotecii dvs. se află pe același domeniu ca pagina de pornire, formularul de contact, formularul de donații, calendarul evenimentelor și orice alte pagini pe care le-ați putea folosi. Acest lucru înseamnă că nu va trebui să redirecționați utilizatorii către o platformă separată doar pentru a vedea ce cărți sunt în stoc.
• Gestionează corect elementele fundamentale. Puteți urmări fiecare titlu, autor, ISBN, an de publicare și imagine de copertă. Puteți înregistra împrumutații, puteți configura mai multe filiale, puteți înregistra împrumuturile, puteți procesa returnările și puteți calcula penalizările pentru întârziere. De asemenea, puteți face backup datelor bibliotecii împreună cu restul site-ului dvs.

Acum, să vedem cum puteți construi un sistem de colecție și circulație a bibliotecii în WordPress. Pur și simplu utilizați linkurile rapide de mai jos pentru a sări direct la secțiunea pe care doriți să o citiți mai întâi:

Instalați și configurați pluginul Library Management System

Cel mai simplu mod de a crea un sistem pentru gestionarea cărților și a circulației bibliotecii este prin utilizarea pluginului Library Management System. Este un instrument gratuit care simplifică procesul de gestionare a bibliotecilor, organizare a cărților, adăugare de utilizatori, sortare a rafturilor, urmărire a tranzacțiilor și multe altele.

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să instalați și să activați pluginul Library Management System. Pentru mai multe detalii, consultați ghidul nostru pas cu pas despre cum să instalați un plugin WordPress.

Înainte de a adăuga cărți, merită să configurați mai întâi setările globale ale pluginului. Pentru a începe, accesați Library Management » All Settings.

Veți vedea o grilă de setări cu carduri pentru elemente precum zile de împrumut, amenzi pentru întârziere, țară și monedă, etichete și texte, și afișare pagină publică.

Recomandăm să parcurgeți fiecare card, deoarece câteva dintre aceste setări influențează modul în care pluginul formatează datele în fundal.

De exemplu, ‘Country & Currency’ determină cum apar amenzile și taxele. Pur și simplu faceți clic pe card pentru a deschide fereastra pop-up cu setări.

Acum puteți selecta țara și moneda din meniurile derulante. Pentru bibliotecile care percep amenzi pentru întârziere într-o monedă locală diferită de dolarii SUA, aceasta este setarea care asigură că chitanțele și rapoartele dvs. arată corect.

Odată ce acest lucru este gata, pur și simplu apăsați butonul „Trimite & Salvează”.

Apoi, deschideți cardul ‘Late Return Fines’ și specificați cât veți percepe pe zi de întârziere.

Pentru bibliotecile comunitare, recomandăm să începeți cu o amendă zilnică mică (să zicem 0,10 USD pe zi).

Amenzile mari descurajează returnările, deci acest lucru vă poate afecta, de fapt, profitul.

Odată ce ați salvat ambele carduri de setări, pluginul are tot ce îi trebuie pentru a rula fluxurile de lucru ale bibliotecii dvs. De aici, vom configura structura catalogului, vom adăuga cărți și utilizatori și vom începe procesarea tranzacțiilor.

Creați biblioteci și secțiuni în WordPress

Înainte de a începe să adăugați cărți, aveți nevoie de un loc unde să le puneți. Cu pluginul Library Management System, acest lucru înseamnă crearea de rafturi și secțiuni.

Rafturile oglindesc rafturile fizice din biblioteca dvs. Între timp, secțiunile sunt grupări pe domenii de subiect în interiorul fiecărui raft, similar cu modul în care ați putea folosi categorii pentru a organiza conținutul blogului.

De exemplu, ați putea avea un raft 'Sport' cu secțiuni pentru Tenis, Fotbal și Fotbal American. Sau un raft pentru Copii cu secțiuni pentru Cărți ilustrate, Cititori timpurii și Generația de mijloc.

Ideea este că structura dvs. digitală ar trebui să corespundă cu ceea ce se află pe rafturile dvs. reale, astfel încât personalul și voluntarii să poată rearanja cărțile fără a ghici.

Acestea fiind spuse, este important să vă planificați structura de rafturi și secțiuni pe hârtie înainte de a începe să creați înregistrări. Parcurgeți biblioteca dvs. fizică și listați ce se află pe fiecare raft, apoi oglindiți acest lucru în plugin. Este mult mai rapid să redenumiți o bucată de hârtie decât să reorganizați 200 de cărți după ce le-ați categorisit deja.

Când sunteți gata, accesați Library Management » Manage Bookcase & Section și faceți clic pe butonul „Add Bookcase”.

Apoi, dați un nume clar bibliotecii dvs. și selectați starea acesteia din meniul derulant.

Câmpul „Status” controlează dacă o bibliotecă apare în fluxurile dvs. de lucru.

Ar trebui să alegeți „Active” pentru tot ceea ce este în uz în prezent. Starea „Inactive” este utilă pentru retragerea unei biblioteci (de exemplu, dacă mutați acele cărți într-o locație nouă) fără a șterge înregistrarea și a pierde istoricul.

Când ați terminat, faceți clic pe butonul „Trimite și salvează”.

Pentru a adăuga mai multe biblioteci, pur și simplu repetați acest pas. Când ați terminat, faceți clic pe butonul „List Bookcase” pentru a vedea toate bibliotecile pe care tocmai le-ați adăugat.

De aici, puteți crea și secțiuni diferite făcând clic pe butonul „Add Section”.

Pe ecranul „Add Section”, selectați biblioteca părinte din meniul derulant. Acest lucru îi spune pluginului din ce raft aparține secțiunea.

Apoi, dați un nume secțiunii, setați starea acesteia și faceți clic pe „Submit & Save”.

Dacă doriți să adăugați mai multe secțiuni la fiecare bibliotecă, pur și simplu repetați acest proces.

Adăugați categorii la colecția bibliotecii dvs.

Acum, este timpul să adăugați încă un strat de clasificare: categorii.

Gândiți-vă la categorii ca la etichete de subiect care se aplică în toate bibliotecile. De exemplu, un roman de Hemingway aparține bibliotecii dvs. „Fiction” sub secțiunea „Literary Fiction”, dar aparține și categoriei „American Literature”.

În acest fel, categoriile vă permit să grupați și să filtrați cărțile după subiect, indiferent de locul unde se află pe raft.

Pentru a crea o categorie, accesați Library Management » Manage Books.

Aici, faceți clic pe butonul „Add Category” din partea de sus.

Pe ecranul următor, dați un nume categoriei. Categorii bune de început pentru o bibliotecă generală includ Istorie, Biografii, Ficțiune, Știință, Religie, Arte, Politică, Referințe și Copii.

După introducerea unui nume, va trebui, de asemenea, să faceți clic pe meniul derulant „Stare” și să selectați dacă categoria este „Activă” sau „Inactivă”.

Odată ce ați terminat, pur și simplu faceți clic pe butonul „Submit & Save”.

Acum puteți repeta acest pas pentru a adăuga câte categorii doriți. Odată terminat, faceți clic pe butonul „Back” pentru a reveni la secțiunea „Manage Books”.

Adăugați cărți la colecția bibliotecii dvs.

Acum partea distractivă: adăugarea cărților în biblioteca dvs.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul „Add New Book”.

După aceea, va trebui să introduceți detaliile cărții și să selectați o categorie.

Câmpurile obligatorii sunt ID carte, categorie, bibliotecă, secțiune, nume și stare. Tot restul (editură, an publicație, locație, ISBN, autor, imagine copertă) este opțional, dar merită completat pentru a facilita căutarea.

Rețineți că ID-ul cărții este identificatorul unic pe care îl veți folosi pentru a face referire la carte intern. Recomandăm un sistem de numerotare consecvent, cum ar fi un prefix de trei litere pentru bibliotecă, plus un număr de patru cifre (de exemplu, „FIC-0001” pentru prima carte din Ficțiune).

Sistemul de Management al Bibliotecii suportă, de asemenea, urmărirea mai multor copii fizice per carte folosind numere de acces. Asta înseamnă că dacă aveți trei copii ale Marelui Gatsby, fiecare copie primește propriul număr de acces, dar toate împărtășesc același fișă de catalog.

Acest lucru face circulația mult mai curată atunci când aveți duplicate, deoarece fiecare copie are propria stare urmărită, în loc să o împărtășească pe una singură.

Pe lângă acestea, există și alte câmpuri opționale, cum ar fi numele publicației, anul și locația. Dacă derulați în jos, veți vedea și o opțiune de a încărca o imagine a copertei cărții.

De obicei, puteți obține arta oficială a copertei de pe Open Library, Google Books sau de pe site-ul editurii.

Este, de asemenea, important să păstrați imaginile coperților sub aproximativ 500KB, astfel încât lista cărților dvs. să se încarce rapid pentru utilizatori cu conexiuni lente. Puteți face acest lucru cu ușurință redimensionând imaginile înainte de a le încărca sau folosind o unealtă de compresie a imaginilor.

Când ați terminat, pur și simplu faceți clic pe butonul „Trimite și Salvează”.

Acum puteți repeta acest pas pentru a adăuga alte cărți în colecția bibliotecii dvs.

Adăugați filiale și înregistrați utilizatorii bibliotecii

Următorul pas: partea umană a bibliotecii dvs. „Filiale” sunt locațiile fizice de unde operează biblioteca dvs., iar „Cititori” sunt utilizatorii care împrumută cărți.

Chiar dacă aveți o singură locație, configurați cel puțin o filială. Fiecare înregistrare de cititor este legată de o filială, iar acea relație alimentează raportarea și filtrarea plugin-ului. Dacă operați din mai multe clădiri (de exemplu, o bibliotecă principală plus un centru comunitar satelit), veți dori să creați o filială pentru fiecare.

Pentru a începe, accesați Management Bibliotecă » Gestionare Utilizatori și faceți clic pe butonul „Adaugă Filială”.

După aceea, introduceți un nume de filială (ceva scurt, cum ar fi „Principală” sau „Centru” este în regulă) și alegeți o stare.

Cu asta gata, faceți clic pe „Trimite și Salvează”.

Pentru a adăuga filiale suplimentare, pur și simplu repetați acești pași.

Când ați terminat, faceți clic pe „Înapoi” pentru a reveni la pagina anterioară.

Acum puteți reveni la pagina „Listă filiale” și vedeți filiala nou adăugată.

Acum să adăugăm un cititor făcând clic pe butonul „Adaugă Cititor”.

Veți vedea un formular care cere ID utilizator, filială, nume, email, adresă, număr de telefon, stare și o poză de profil opțională.

ID-ul utilizatorului este numărul cardului de bibliotecă afișat utilizatorului, așa că alegeți un format pe care sunteți mulțumit să îl imprimați pe un card (de exemplu, „LIB-2026-0001”).

După introducerea acestor detalii, derulați în jos și faceți clic pe butonul „Trimite și Salvează”.

Oferă clienților propriul lor login cu rolul de Utilizator Bibliotecă LMS

Plugin-ul gratuit adaugă automat un nou rol „Utilizator Bibliotecă LMS” pe site-ul dvs. Puteți atribui acest rol cititorilor, astfel încât aceștia să aibă propriul lor login, separat de contul dvs. de bibliotecar.

Merită să fim onești cu privire la ceea ce oferă acest rol în versiunea gratuită. Membrii primesc un panou WordPress simplificat care îi ține departe de zonele de administrare ale site-ului dvs., dar portalul personalizat pentru membri, care listează cărțile lor împrumutate în prezent și istoricul complet al împrumuturilor, este un add-on exclusiv Pro.

În nivelul gratuit, modul în care membrii află ce au împrumutat este să vă întrebe pe dvs. Puteți căuta împrumuturile curente și returnările anterioare ale oricărui membru din ecranele „Împrumutați” și „Cărți emise” din propriul panou de administrare, apoi răspundeți prin e-mail sau personal.

Dacă autoservirea reală a membrilor contează pentru biblioteca dvs., atunci add-on-urile Pro adaugă un portal pentru utilizatorii bibliotecii cu vizualizări Listă Cărți, Cărțile Mele și Cărți Returnate, plus sincronizarea cu un singur clic a utilizatorilor WordPress în lista de împrumutați, astfel încât fiecare autentificare să fie legată de un înregistrare reală a membrului.

Pentru a configura un cont de membru în nivelul gratuit, creați un utilizator WordPress standard pentru membru sub Utilizatori » Adăugare Nou, apoi setați rolul acestuia la „Utilizator Bibliotecă LMS”.

Pentru mai multe informații despre acest subiect, vă rugăm să consultați ghidul nostru detaliat despre rolurile și permisiunile utilizatorilor WordPress.

Gestionați împrumutul și returnarea cărților în WordPress

Acum că catalogul și membrii dvs. sunt configurați, sunteți gata să începeți să împrumutați cărți și să vă gestionați biblioteca.

Puteți face toate acestea accesând Gestionare Bibliotecă » Tranzacții Cărți.

Când cineva împrumută o carte, o puteți adăuga în baza dvs. de date făcând clic pe butonul „Efectuare Împrumut Carte”.

Pe ecranul următor, va trebui să introduceți detalii precum filiala, categoria, cartea și utilizatorul.

Rețineți că versiunea gratuită limitează fiecare tranzacție la o singură carte per membru, deci dacă un cititor împrumută trei cărți, va trebui să înregistrați trei împrumuturi separate. Împrumutul mai multor cărți într-o singură tranzacție este o funcție Pro.

Când ați terminat, pur și simplu faceți clic pe butonul „Trimite și Salvează”.

După aceea, puteți vedea istoricul tuturor cărților dvs. împrumutate accesând Gestionare Bibliotecă » Tranzacții Cărți.

Aici veți vedea detaliile cărților împrumutate, iar „Starea” va afișa „Returnare în așteptare”.

Această pagină este perfectă pentru a vizualiza rapid împrumuturile active înainte de a închide biblioteca pentru ziua respectivă sau pentru a extrage o listă a membrilor cu cărți întârziate. Puteți sorta și filtra direct pe acest ecran.

Când utilizatorul returnează un articol, găsiți cartea în listă și faceți clic pe butonul său „Returnare”.

Veți vedea acum toate informațiile despre articolul împrumutat.

Implicit, meniul derulant „Stare Returnare” este setat la „Returnare Normală”. Cu toate acestea, puteți deschide acest meniu derulant și selecta „Carte Pierdută” sau „Returnare Întârziată” unde este cazul.

Dacă marcați o returnare ca „Întârziată”, atunci pluginul calculează taxa folosind setarea dvs. globală pentru penalizări de întârziere.

După ce ați făcut selecția, faceți clic pe butonul „Trimite și Salvează”.

Acum, când faceți clic pe butonul „Istoric Returnări”, veți vedea că starea s-a schimbat în „Returnat”.

Puteți urma acest pas pentru a gestiona toate cărțile pe care utilizatorii le împrumută și le returnează din colecția bibliotecii dvs.

Publică-ți biblioteca în WordPress

Tot ce am făcut până acum se află în panoul dvs. de administrare WordPress. Cu toate acestea, de obicei veți dori să permiteți membrilor să răsfoiască catalogul dvs., așa că să afișăm biblioteca pe site-ul dvs. WordPress real.

Acest lucru este ușor, deoarece Sistemul de Gestionare a Bibliotecii oferă un shortcode pe care îl puteți adăuga la orice pagină sau postare:

[owt7_library_books]

Pur și simplu plasați acest shortcode, iar Library Management System va afișa lista dvs. de cărți cu paginare, indicatori de stare (disponibil sau împrumutat) și imagini ale coperților.

Vizitatorii pot răsfoi cărți, iar patronii conectați au o vizualizare detaliată a unei singure cărți.

Întrebări frecvente despre construirea unui sistem de bibliotecă în WordPress

Adesea auzim cititori care își configurează primul sistem de bibliotecă, așa că am creat acest FAQ pentru a vă ajuta să începeți.

Pot folosi pluginul Library Management System pentru o bibliotecă școlară?

Absolut! Library Management System este o alegere fantastică, ușor de utilizat pentru biblioteci de clasă, colecții de profesori și biblioteci mici de școli private.

Cu toate acestea, dacă gestionați un sistem mare de district K-12 sau o bibliotecă universitară, veți avea nevoie de o soluție mai puternică, concepută pentru scară instituțională, cum ar fi Koha sau Follett Destiny.

Pot importa lista mea existentă de cărți dintr-un spreadsheet?

Nu în versiunea gratuită. Nivelul gratuit suportă o importare de bază de date de test, dar nu o importare completă CSV a listei dvs. de cărți. Importul CSV este o funcționalitate Basic Premium.

Dacă aveți deja cărțile în format spreadsheet, puteți fie să faceți upgrade la Basic Premium pentru a aduce întreaga colecție dintr-o dată, fie să folosiți un importator de uz general precum WP All Import pentru a introduce CSV-ul dvs. în înregistrările de cărți ale pluginului.

Cum gestionez o carte pierdută?

Aveți două opțiuni, în funcție de situație. Dacă un patron raportează o carte pierdută în timpul unui împrumut activ, găsiți tranzacția sub Library Management » Book Transactions, faceți clic pe ‘Return’, și setați Starea de returnare la ‘Lost Book.’ Aceasta închide împrumutul și aplică orice penalizare pe care ați configurat-o.

Dacă o copie lipsește permanent de pe rafturile dvs. (furt, daune cauzate de apă, niciodată returnată de un patron dispărut de mult timp), actualizați starea catalogului cărții la ‘Inactive’ astfel încât să nu mai apară ca fiind disponibilă. Dacă cartea este găsită ulterior, puteți reactiva înregistrarea.

Dacă cumpărați o copie de înlocuire mai târziu, recomandăm să o adăugați ca o carte complet nouă, cu un nou ID de carte, în loc să reutilizați-o pe cea veche. Acest lucru menține istoricul tranzacțiilor dvs. anterioare corect.

Pot patronii să împrumute mai mult de o carte simultan?

Nu în versiunea gratuită. Nivelul gratuit limitează fiecare tranzacție la o carte per patron, deci dacă un cititor dorește trei cărți în aceeași vizită, va trebui să înregistrați trei împrumuturi separate.

Pentru o bibliotecă comunitară sau școlară aglomerată, acest lucru devine rapid anevoios. Împrumutul mai multor cărți într-o singură tranzacție este o funcționalitate Basic Premium și este upgrade-ul pe care l-am recomanda mai întâi majorității bibliotecilor active.

Cum fac backup la datele bibliotecii mele?

Deoarece înregistrările bibliotecii dvs. sunt stocate direct în baza de date WordPress, orice plugin standard de backup WordPress va include automat datele bibliotecii dvs. în backup-urile site-ului. Recomandăm Duplicator deoarece poate rula backup-uri programate către stocare la distanță, cum ar fi Google Drive sau Dropbox, astfel încât o singură defecțiune hardware să nu șteargă luni de zile de înregistrări ale utilizatorilor și istoricul tranzacțiilor.

Am nevoie de o temă specifică pentru ca acest lucru să funcționeze?

Nu! Acest plugin este conceput pentru a funcționa cu orice temă WordPress standard.

Ecranele de administrare se află în tabloul de bord WordPress (deci arată la fel, indiferent de tema dvs.), iar afișajul bibliotecii pe partea frontală folosește HTML curat care moștenește automat stilul temei dvs., astfel încât totul arată profesional.

Sperăm că acest tutorial v-a ajutat să învățați cum să construiți o colecție de bibliotecă și un sistem de circulație în WordPress. De asemenea, ați putea dori să consultați articolul nostru despre cât costă cu adevărat construirea unui site web WordPress și tutorialul nostru complet despre cum să instalați WordPress.

Dacă v-a plăcut acest articol, atunci vă rugăm să vă abonați la Canalul nostru de YouTube pentru tutoriale video despre WordPress. Ne puteți găsi, de asemenea, pe Twitter și Facebook.